Politika değişikliği mektupları yazmak zordur, çünkü değişiklik genellikle müşteri veya çalışanı gerekli kılmıyorsa, lehte değildir. Politika değişikliği mektupları, olumsuz haberler taşıyan herhangi bir mektup gibi, dikkatlice hazırlanmayı ve dikkate almayı gerektirir. Mektubu dikkatlice yazarsanız, değişimin gerekçesini açıklayabilir ve yine de müşterilerin veya çalışanların iyi niyetini koruyabilirsiniz.
Şirketinizin antetli kağıdını kullanın. Bu mektup bir politika değişikliğinin yasal bildirimi olduğundan, resmi ve resmi görünmelidir.
Tarihin tamamını yazın. Bir satır atla.
Alıcının adını, kuruluşunu ve adresini yazın. Bu mektup tüm çalışanlara ya da tüm müşterilere toplu posta ise, her bir mektup için adı ve adresi otomatik olarak girmek üzere sözcük işleme programınızdaki adı ya da adresi atabilir ya da adres mektup birleştirme özelliğini kullanabilirsiniz. Başka bir satır atla.
Önce "Sayın Bay / Bayan (İsim)" yazdıktan sonra iki nokta üst üste yazın. Bu toplu bir mektupsa, bunun yerine "Sevgili Değerli Müşteri" veya "Sevgili Çalışan" gibi genel bir selam kullanın. Başka bir satır atla.
Politika değişikliğine yol açan sorunu açıklayarak mektuba başlayın. Alıcının ikna edilmesine yardımcı olacak gerçekleri veya istatistikleri kullanın. Sorunu daima önce olumsuz bir mesajda tartışın - alıcı sorunu anlarsa, çözümünüzü kabul etmesi daha muhtemel olacaktır.
Politika değişikliğini açık ve net bir dille açıklayın. Yeni politikanın ne zaman yürürlüğe gireceğini, politikaya uymamanın sonuçlarını ve çalışanın veya müşterinin değişikliği gerçekleştirmek için ihtiyaç duyacağı her türlü ayrıntıyı açıklayın.
Müşteriye veya çalışana vaktinden ve işbirliğinden dolayı teşekkür ederiz. Politika hakkında herhangi bir sorunuz varsa kullanması için iletişim bilgilerini sağlayın.
"Saygılarımızla" yazın ve üç satır boşluğunu atlayın. Adınızı ve adınızı yazın. Adınızı yazdığınız adın üzerinde imzalayın.
Kayıtlarınız için mektubun bir kopyasını alın ve hukuk departmanınız için başka bir kopya verin. Orijinal harfleri postalayın. Politika değişikliği önemliyse veya bir yasadaki değişiklikten kaynaklanıyorsa, mektupları onaylı postayla gönderin, böylece her alıcının mektubunu ne zaman aldığına dair bir kayıt olur.
İpuçları
-
Mektubu kısa ve kibar tutun. Politika değişikliğinde istenmeyen boşluklar yaratabilecek olumsuz haberleri fazla açıklamayın.
