Çoğu yönetici için disiplin çalışanları, başa çıkmak için en rahatsız edici deneyimlerden biridir. Yöneticiler, çalışanın yanlışlığını belgelemek için çalışan dosyalarında kalan disiplin cezalarını yazma sorumluluğuna sahiptir. Bu mektupların iki işlevi vardır: çalışanlara, ihlalleri sonucunda kendisine ne olacağını bildirmek ve dosyasındaki çalışanın suiistimalinin kalıcı bir kaydı olarak hizmet etmek.
Yazıcıyı şirket antetli kağıdına yükleyin. Bu mektup çalışanın resmi dosyasının bir parçası olacaktır, bu yüzden uygun protokolü izlemelisiniz.
Tarihin tamamını yazın. Bir satır atla ve çalışanın adını ve şirket adresini yazın. Mektubu gerçekten postalamıyor olsanız bile, uygun iş mektubu formatına uymanız profesyonellik izlenimini uyandıracaktır.
Mektubu, çalışanın adını ve ardından iki nokta üst üste yazarak başlayın. Satır atla.
Enflasyonun yapısını açıkça belirterek ilk paragrafa başlayın. Şirketinizin çalışan el kitabına bakın, böylece çalışan kendi kendine kuralı arayabilir. Olayla ilgili olayın gerçekleştiği tarih gibi belirli bir ayrıntı veriniz ve katılan diğer çalışanlardan bahsedin.Bu bilgilerin açıkça belirtilmesi, çalışanın disiplin cezasına itiraz etmesi ve konuyu mahkemeye çıkarması durumunda size yardımcı olacaktır.
Çalışanın neyi yanlış yaptığını ve durumda nasıl davranması gerektiğini detaylı olarak açıklayın. Çalışanlar bazen kuralları ihlal ediyorlar çünkü kuralları net bir şekilde anlamıyorlar; bu nedenle ihlalin ve uygun bilgilerin açıklanması, ihlalin ikinci kez yapılmasını önlemeye yardımcı olacaktır. Meseleyi ayrıntılı olarak tartışmak için çalışanla görüşmeyi teklif edin.
Çalışana, diğer tarafa resmi bir özür mektubu yazması gibi, ihlal için düzeltmeler yapma fırsatı verin. Yanıtı veya mektubu göndermek için son başvuru tarihlerini bildiriniz.
Çalışanlara bu ihlal sonucunda ne bekleyebileceklerini net ve net bir şekilde söyleyin. Mevcut cezaları için, herhangi bir duruşma tarihi veya uygunsa, iş akdinin feshi için geçerli tarihler gibi uygun detayları verin. Çalışan, başka ihlallerin sonucu olarak ilerici bir disiplin cezası bekleyebilirse, ona bu cezaların ne olacağını bildiriniz.
Mümkünse, çalışana temyiz süreci hakkında bilgi verin.
Çalışandan dosyası için resmi bir cevap isteyin; Genellikle bu cevap resmi bir mektup şeklinde olacaktır. Meseleyi mahkemeye vermesi ihtimaline karşı, çalışanın dosyası için bu belgeye ihtiyacınız var.
Adınızı ve adınızı yazın. Mektubu yazdırın ve yazdığınız adla ilgili adınızı mavi veya siyah mürekkeple imzalayın.
Mektubun birkaç kopyasını alın. Çalışanın dosyasında 1 kopya saklayın, şirketinizin avukatına bir başkasını verin ve kendi kayıtlarınız için bir tane daha saklayın.
Mektubu çalışana gönderin veya bir insan kaynakları temsilcisinin veya idari asistanın önüne verin. Çalışanın resmi bildirim aldığını teyit etmeniz gerekir.
İpuçları
-
Sesi profesyonel ve gerçekçi tutun. Çalışan, disiplin cezasına itiraz ederse ve her zaman profesyonel ve adil görünmek istiyorsanız, bu yazı mahkemeye gidebilir.
