Bir müşteriden ödeme talep ederken, onlara gönderilecek etkili mektuplar oluşturmak için uygun önlemler kullanılır. Ödeme talebinde bulunma mektupları, bir müşteri vade tarihine kadar fatura ödemediği zaman kullanılır. Bir müşterinin fatura ödemesi ne kadar uzun sürerse, bir şirket bu kişiye o kadar çok mektup yazar. Ödeme talebinde bulunan bir mektup kibar, açık ve ödenmemiş fatura hakkında detaylar sunmalıdır.
Kuruluşun tüm iletişim bilgilerini içerdiğinden ve genellikle daha resmi göründüğü için şirket antetli kağıdını kullanın.
Mektuba hitap edin. Mektubun tarihini ve ardından müşterinin adı ve adresini girin. Müşterinin tam adını takip eden “Sevgili” ifadesini yazarak kişiye hitap edin.
Mektubun amacını belirtin. Ödeme talebi için bir mektup, bu amacı mektubun başında açıkça belirtmelidir. Profesyonel bir ton kullanın ve kelimeleri olumlu ve sıcak tutun.
Borç ayrıntılarını ekleyin. Bu borcun hizmetlerinin verildiği tarihi, asıl vadesini ve geç kalan ücretleri de içerecek tutarı belirtiniz. Müşterinin orijinal belgeyi daha kolay bulmasına izin vermek için fatura numarasını da ekleyin. Birçok şirket, bu mektuba orijinal faturanın bir kopyasını da içerecektir. Müşteriyi, geç ücretlerin hesaplandığı faiz oranı hakkında da bilgilendirin.
Müşteriden ödeme isteyin. Belirtilen tarihe kadar tutarın tamamını ödeyerek müşteriye ek gecikme ücretlerinin önlenebileceğini bildirin. Müşteriden, ödemeyi bu tarihe kadar tam olarak yapamaması durumunda sizi aranması için sizi aramasını isteyin. Gerekirse, telefon numaranızı ve doğrudan dahili numaranızı ekleyin. E-posta adresinizi de ekleyin ve müşteri isterse bu yolla yazışmalarını sunun.
Müşteriye teşekkür ederim. Ödeme yapılmışsa müşteriye şükranlarını sunun ve müşteriye hemen ödemeyi gönderdiği için teşekkür ederiz. Müşteriye herhangi bir sorunuz varsa, sizi bu konuda aramakta tereddüt etmemesi gerektiğini söyleyin.
Mektubu imzala. Mektubu, "Saygılarımızla" yazıp adınızı ve unvanınızı yazarak bitirin.
