Mükemmel bir iş dünyasında, çalışanların davranışları, çalışma alışkanlıkları ve ahlakı beklentilerinizle ilgili yazılı bir "dos ve yapılmaması" sayfası gerekmez. Maalesef, kanun defterleri, işverenlerini, bilgisayarlarda oyun oynamanın, ofis mobilyalarını satmanın veya mal satma malzemelerinin satılmasının uygunsuz olduğu gerekçesiyle yanlış sonlandırma için dava etmiş olan çalışanları içeren davalarla doludur. İşte herkesin aynı kurallara göre oynamasını sağlayacak politika beyannamelerinin nasıl yazılacağı.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Kelime işleme yazılımı
Ele alınması gereken bir personel problemini belirleyin. Bu, var olan bir problem olabilir (ör. Kıyafet kuralları ihlalleri, devamsızlık) veya yeni bir ürün veya hizmetin ortaya çıkması veya yeni bir ürün ortaya çıkması, küçülme, dış kaynak kullanımı veya yeni bir ürün ortaya çıkmasından kaynaklanabilecek olası bir problem olabilir.
İK personelinizi, bir avukatı ve yeni politikadan doğrudan etkilenecek olan grup temsilcilerinden oluşan gayrı resmi bir komite toplayın.
Gruba neden yeni bir politika gerekli olduğunu düşündüğünüzü açıklayın. Kıyafet örneğini kullanmak için, çalışanların müşterileri çekmek ve elde tutmak için şirketin profesyonel bir imajını yansıtması gerektiği savı oluşturulabilir. Müşteriler çalışanların herhangi bir zaman ayırmadıklarına veya görünümlerine özen göstermediklerini algılarlarsa, bu eksikliğin sigorta poliçelerinin idaresine mi yoksa evlerinin satışına mı uzanacağını merak edebilirler.
Sorunun nasıl çözülebileceğine dair komisyondan geri bildirim isteyin. Örneğin, erkek çalışanların açık gömlek giymelerine izin verildiği, ancak müşterilerle toplantılar için her zaman bir palto ve kravat takmaları gerektiği önerisi yapılabilir. Diğer fikirler, rahat bir kıyafet kodu için haftanın bir günü (yani, "Casual Friday") belirlemek veya herhangi bir müşteriyle iletişim kurmayan çalışanların, hangi tür kıyafetlerin çalışma koşullarını en iyi şekilde karşılayabileceklerini tanımlamaları için izin vermek olabilir.
Önerileri inceleyin ve en uygulanabilir olanları seçin. Bu listeyle komiteye geri dönün ve (1) hangisinin en iyi uzlaşmayı temsil ettiği ve (2) politikanın nasıl uygulanacağı üzerine tartışmaya davet edin.
Politikanızı ana hatlarıyla belirtin. Açılış bildirisi, politikanın neden önemli olduğunu açık ve net bir dille açıklamalıdır. İkinci bölüm, yeni politikanın ne olduğunu, kimi etkilediğini ve hangi tarihte yürürlüğe gireceğini açıklamalıdır. Politikanın birkaç bileşeni varsa (yani, artık kabul edilemeyecek olan bir giyim listesi), bunların öne çıkması için kurşun noktaları kullanın. Politikanın üçüncü kısmı, politikanın nasıl uygulanacağını ve ihlal edilmesinin sonuçlarını açıklamalıdır.
Tüm üslerin kapsandığından ve dilin anlaşılmasının kolay olduğundan emin olmak için politika beyanınızın taslağını İK personeli ve avukatınızla birlikte gözden geçirin.
Yeni politika beyanının çalışanlara nasıl dağıtılacağını belirleyin. En popüler format, normal kanallardan dağıtılan bir ofis notudur. Ne yazık ki, bu yaklaşım sizi ya hiç görmediğini ya da kazayla atıldığını söyleyen bir çalışana açık bırakabilir. Bu senaryoyu ele almak için, her çalışan için "Bu politikanın alındığını ve anladığını kabul ediyorum" ifadesinin altına bir imza satırı eklemek isteyebilirsiniz. İki kopya dağıtın. Onlardan birini imzalayıp iade etmelerini ve ikincisini dosyada veya çalışan kılavuzlarında tutmalarını isteyin.
İpuçları
-
Bir şirket politikasını ihlal etmenin sonuçları, ciddiyet derecesi ile tutarlı olmalıdır. Küçük ihlaller için, bu, çalışanın personel dosyasına yerleştirilmiş bir kınama mektubu, ücretli bir rıhtım veya ayrıcalıktan çekilme kadar basit bir şey olabilir. Madde bağımlılığı, hırsızlık veya şirketin bütünlüğünü tehlikeye düşürmek gibi daha ciddi eylemler için sonuç fesih ve bazı durumlarda cezai suçlamanın dosyalanması olabilir.
