Bir belge dağıtım matrisi, çok çeşitli insanlarla nasıl iletişim kuracağınızı belirlemek için size görsel bir referans verir. Bu matrisler işletme, okul ve basılı veya bilgisayarlı belgeler yoluyla iletişim kuran diğer herhangi bir kuruluşta faydalıdır. Excel, Numbers, 1-2-3 veya Calc gibi bilgisayarlı elektronik tablo araçları, bir belge dağıtım matrisi oluşturmak için en iyi araçtır, ancak tablo oluşturmanıza olanak veren herhangi bir yazılımı kullanabilirsiniz. Kuruluşunuz küçükse, matrisinizi el ile çizebilirsiniz.
Elektronik tablo programınızda yeni bir çalışma kitabı başlatın ya da bir kelime işlem programında yeni bir tablo oluşturun. Elektronik tablo programları tablolardan daha fazla veri işleyebilir, bu nedenle seçeneğiniz varsa bu biçimi seçin.
Kuruluşunuz için kullandığınız her belge türünü, ikinci sütundan başlayarak e-tablonuzun en üst satırında listeleyin. Genel bir matris için belge türleri takvimler, toplantı tutanakları, kazanç raporları ve özel bültenleri içerebilir. Matrisiniz belirli bir proje içinse, belge kategorileri yerine, projeyle ilgili bireysel belgeleri listeleyin. Örneğin, bir inşaat projesi belge matrisi, elektrik çizimleri, mimari çizimler, yükseltmeler ve belirli izinlerin kopyaları gibi öğeleri listeleyebilir.
İşletmenizin veya kuruluşunuzun tüm üyelerini, ikinci satırdan başlayarak e-tablonuzun sol tarafındaki ilk sütundan aşağıya listeleyin. Varsa, insanları kategorilere ayırın. Örneğin, küçük bir işletme matrisinde, kategoriler başlığı altında alfabetik olarak listelenen tüm yönetim personeli ile "Yönetim", kategorinin altında alfabetik olarak listelenmiş olan "Çalışanlar", tümü ile alfabetik olarak listelenen "Müşteriler" ve "Pazarlama" olabilir. harici pazarlama rehberiniz listelenmiştir.
Her iki listenin de tamamlandığından emin olmak için başlık satırınızı ve sütununuzu kontrol edin. Matrisin görüntülenmesini kolaylaştırırsa, üye kategori satırlarına gölgelendirme ekleyin, böylece belgelerinizi alan kişilerin türleri arasında bir mola verin.
Çoğu e-tablo programında B Sütunu olacak ilk belge sütununuzu çalışın ve bu belgeyi elektronik olarak alması gereken herhangi bir kişinin adının yanındaki hücreye bir "e" koyun. Bu belgenin bir yazılı kopyasını alması gereken herhangi bir kişinin yanındaki hücreye bir "p" yerleştirin. Bir kişi bu belgeyi almazsa, adının yanındaki hücreyi boş bırakın. İhtiyaçlarınız daha karmaşıksa, gösterime kuruluşunuza uyacak şekilde değiştirin. Örneğin, birden fazla kopyayı belirtmek için "2 kağıt kopya" veya "p-2" yazabilirsiniz. Kuruluşunuzdaki herkes gösterimi anladığında, sizin için çalışan herhangi bir yöntemi kullanın.
Kağıt ve elektronik kopyaları işaretlemek için listede çalışan her sütun için işlemi tekrarlayın. Bu, doküman dağıtım matrisinizi tamamlar.
Mümkünse, belge dağıtım matrisi çalışma sayfanızdan iletişim bilgileri veritabanınıza köprüler oluşturun. Bu, o kişinin iletişim bilgilerini açmak için matrisinizde bir adı tıklamanızı sağlar; böylece kolayca elektronik veya kağıt kopyalar gönderebilirsiniz. Bunun nasıl yapılacağını öğrenmek için elektronik tablo programınızın "Yardım" dosyasını kontrol edin.
İpuçları
-
Belgelerinizin depolandığı yeri kaydetmek için belge dağıtım matrislerini de kullanabilirsiniz. Bu durumda, belgelerinizi ilk sütunda ve "Web sunucusu", "Ana ofis dosya dolabı 1", "Resepsiyon Bilgisayarı" vb. Belge başlık satırının ve depolama yeri sütununun birleştiği hücreye bir "X" yerleştirin.
