Muhasebe bilgi sistemleri (AIS), işlerin küresel bir bakış açısıyla yapılmasında devrim yarattı. AIS'a finansal bilgiler girildiğinde, karlılığı sağlamak için finansal raporlar ve beyanlar birden fazla işletme seviyesinde üretilebilir.
AIS yazılımının doğru finansal raporlar ve beyanlar sunabilmesi için muhasebe bilgilerinin AIS'e doğru ve verimli bir şekilde girilmesi gerekir.
Gerçekler
Muhasebe bilgi sistemleri (AIS) sadece sisteme girilen bilgiler kadar iyidir. Bilgisayarlı AIS yazılımı muhasebe bilgilerini kaydetmek ve tablolamak için gereken çalışma saatlerini büyük ölçüde azaltsa da, finansal işlemlerin kaydedilmesi için yazılımın günlük olarak incelenmesi ve sürdürülmesi gerekir.
Tüm finansal işlemlerin, ticari faaliyetlerin uygun şekilde muhasebeleştirilmesini sağlamak için üç ana gereksinimi vardır: zamanındalık, doğruluk ve geçerlilik. Eğer finansal işlemler bu kurallara uymazsa, AIS yazılımına girilen bilgiler yanlış hazırlanmış mali tablolara ve AIS başarısızlığına yol açacaktır.
vakitlilik
Tüm finansal işlem zamanında olmalı; Aynı dönemde gelirler ve ilgili giderler ortaya çıkar, faturalar alındıkları ay kaydedilir ve hesap dönemini AIS’de kapatmadan önce aylık kapanış girişleri yapılır.
Finansal bilgilerin AIS'ye farklı muhasebe dönemlerinde veya takvim aylarında girilmesine izin verilmesi, AIS tarafından üretilen finansal raporları bozacaktır. Aynı zamanda, muhasebe döneminde meydana gelen gelir ve giderleri düzgün bir şekilde yansıtmayan finansal tablolar da oluşturacaktır.
doğruluk
Finansal işlemler zamanında alındıktan sonra, doğruluk için denetlenmeleri gerekir. Evrak üzerinde listelenen tutarların doğru olduğundan emin olmak için iş maliyeti raporları, nakit ödemeleri ve nakit makbuzların gözden geçirilmesi gerekmektedir. Finansal işlemlerin gözden geçirilmesi, tutarlı hatalar yapılırsa diğer muhasebe işlevlerinin gözden geçirilmesine yol açabilir.
Eğer yanlış bilgi AIS’e gönderilirse, finansal işlemlerle ilgili hataları bulmak için hesap mutabakatı yapılması gerekecektir.
Geçerlik
Geçerlilik için finansal işlemlerin ölçülmesi AIS'ye bilgi kaydederken önemli bir adımdır. Bir işlemin kesin, güvenilir ve ticari faaliyetlerle ilgili olduğu tespit edildiğinde geçerlilik gereksinimleri karşılanır. Dış muhasebe firmalarından yapılan denetimler genellikle AIS'e girilen finansal bilgilerin geçerliliğine odaklanır; geçersiz bilgilerin kaydedilmesi kritik bir hatadır ve denetim raporlarında muhasebe eksikliği olarak listelenir.
Muhasebe İş Akışı
Finansal bilgiler, zamanında, doğruluk ve geçerlilik şartlarını yerine getirmek için uygun adımları izlemelidir. Her muhasebe ofisinde, tüm finansal işlemlerin AIS'e girilebilmesi ve muhasebe dönemi sona ermeden önce mali raporların girilmesi için bir iş akışı bulunmalıdır. Verimli iş akışları ayrıca her işlem sırasında her belgenin yalnızca bir kez ele alınmasına neden olacak ve bu da finansal işlemlerin gereğinden fazla yapılmasıyla artan işleri engelleyecektir.
Kasıtlı Dolandırıcılık
Her ne kadar finansal işlemler zamanında, doğruluk ve geçerliliğin muhasebe gerekliliklerini yerine getirebilse de, bazı işletmeler şirketlerinin mali sağlığını geliştirmek için istekli dolandırıcılık yapmaktadır. AIS yazılımı, manipülasyonu zor olan bilgisayarlı bir kayıt anlamına geliyordu, ancak yine de yapılabilir. İşlemleri gizleyen özel hesaplar kullanmak, borcu gizlemek için ayrı tüzel kişiler oluşturmak ve bir AIS şirketi tasarlamak için eski denetçileri kullanmak, bir AIS ile sahte bilgi oluşturmanın her yoludur.
