Neredeyse bir zamanlar veya bir başkası herkes, onları kötü bir ışığa sokan yazılı kayıtlara konu olacak. Gecikmenizin resmi olmayan bir tartışmasının kaydı kadar basit olabilir. Size maaş zammı ve hatta işinize mal olabilecek bir disiplin prosedüründe resmi bir danışma olabilir. En kötü senaryoda, işinizi sonlandıran bir mektup olabilir. Her durumda, bir yazı mektubu yazmalı ve göndermelisiniz. Bu mektup, hikayenin tarafını vererek bir anlaşmazlığı çözmenize yardımcı olmak amacıyla hazırlanmıştır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Özellikle sizin durumunuzla ilgili olan referans materyali
-
Size karşı orijinal mektup
Mektubu paragrafla paragrafa ayırarak aleyhinize yapınız. Paragraflar uzunsa veya çok fazla ayrıntı içeriyorsa, cümle seviyesine bölün. Bu yapısızlaştırma, mektubu rasyonel bir şekilde görmenizi sağlar.
Her negatif bilgi öğesi için, onu açıklayan bir çürütme yapın. Bu şeyleri açıklarken, olumlu bir ışığa maruz kalmanız için, çürütücü sözcüğü dikkat edin. Örneğin: "Bay Smith raporlama döngüsü sırasında dört kez geç kaldı" her olayı açıklayan bir paragrafla yeniden oluşturulabilir. "Raporlama döneminin 100 iş günü boyunca, zamanın yüzde 96'sında vaktimdeydim. Her olay kontrolümün dışındaki koşullar yüzündendi. Her olay en kısa sürede amirime rapor edildi." Sizin çürütücünüz eksikliği açıklar ve son derece yüksek katılım oranına dikkat çekerek şikayeti önemsizleştirir. Tabii ki, mektup daha detaylı yazılmış olsaydı, çürük de daha ayrıntılı olurdu.
Tüm gerçekleri, referansları ve ilk taslak taslağını yazdıktan sonra, mektubunuzu birleştireceksiniz. Açılış, görecek olan otorite rakamına saygılı olmaktır. Mektubun neden yazıldığına dair kısa bir özet sağlayacaktır. Sonra orijinal mektubu çürüten bilgilerinizi ekleyeceksiniz. Sonunda saygılı bir şekilde kapanacaksın.
Bunun gibi bir örnek olabilir: "Efendim, 1 Ocak 2011 tarihinde dosyamda yer alan mektubumla ilgili olarak Bay Süpervizör tarafından geç kalmamla ilgili ek bilgi vermek için yazıyorum. Bay Süpervizör dört geç kaldığımı söyledi. Bu doğru.. Ama mektubu, her zaman benim tarafımdan bana açıklandığından hiç bahsetmedi.Ve her bir açıklamayı geçerli bir sebep olarak kabul etti.. Raporlama dönemi 100 iş günü olduğundan, yüzde 96’sı zamana katılım oranı. Saygılarımla, Bay Çalışan."
Örnekten görebileceğiniz gibi, aşırı uzun, kaba ve hatta titiz olmak gerekmez. Bunun yerine, kısa, yalnızca orijinal mektuptaki ve kişilikteki olumsuz bilgilere odaklanan tutunuz. Tarafsız bir üçüncü parti artık hem harfleri okuyabilir hem de kendi sonuçlarını çıkartabilir.
İpuçları
-
Asıl metninizi size gönderilen orijinal mektubun 24 saat içinde gönderin. Mektubunuzu yazarken, pozisyonunuzu destekleyen ilgili düzenlemelerden bahsedin.
Uyarı
Kişisel almayın. Karaktere saldırırsanız - örneğin orijinal yazarın ismini çağırarak - okurların gözlerinde orijinal yazarı geliştirirken profesyonelce görünmeyeceksiniz. Gerçekleri şişirmeyin; doğrulamak için çok kolaydır. İşe yaramazı kişisel sabun kutunuza koymayın, yalnızca gerçeklere bağlı kalın. Asla istenirse ölçülebilir bir şekilde ispatlayamayacağınız bir şey yazmayın.
