İşiniz sık sık toplantılara gitmenizi gerektiriyorsa, bir toplantının tutanağını bir noktada kaydetmeniz istenecektir. Şirketiniz tercih edilen bir dakika biçimine sahip olabilir, ancak değilse, iyi toplantı dakikaları yazmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu.
Toplantının tarihini ve başlama saatini kaydederek başlayın. Devam eden herkesin ad ve soyadlarını, unvanlarıyla birlikte yazın. Toplantıyı ve toplantının konusunu kimin yönettiğini not edin.
Gündem maddelerine dayanan notlar alın. Her madde ve alınan son kararlar için ana tartışma noktalarını kaydedin. Bir hareket yapan, hareketin ne olduğunu, harekete ikinciyi kim soktuğunu ve oylama sonuçlarını not alın. Oylama oy birliği değilse, oylamaya kimin oy verdiğini ve aleyhte oy kullananların kaydını tutun.
Bir sonraki toplantıda görüşülmesi veya oylanması gereken maddeleri yazın. Bir sonraki toplantının tarihini ve toplantının bittiği zamanı kaydedin.
İpuçları
-
Toplantı tutanaklarınızı kısa ve net tutun. Sadece gerekli bilgileri yazın. Dakikalarınız çok uzarsa, gönderdiğiniz zaman insanlar onları okumaz.
