Yüzyıllar boyunca, sözleşmeler iki taraf arasında yasal olarak bağlayıcı bir anlaşma oluşturmanın evrensel yolu haline gelmiştir. Sözleşme yönetimi, müşteriler, ortaklar, tedarikçiler veya personel gibi varlıklar arasındaki ilişkileri yönetmeyi içerir. Prosedürler, müzakere, uygulama, fesih ve yenileme faaliyetlerinin nasıl yürütüleceğine ilişkin detayları içerir.
Prosedür Öğeleri
Sözleşme yönetiminde hedefiniz karı maksimize etmek ve riski en aza indirmektir. Açıkça tanımlanmış prosedürler, ilgili taraflar arasında koordinasyonu kolaylaştırır. Ticari sözleşmeler faturaları, satınalma siparişlerini ve ortaklık sözleşmelerini içerir. Bilgisayar yazılımı sistemlerini kullanarak ya da sadece bir kılavuz olarak belgelendirilmiş sözleşme yönetimi prosedürlerini uygulayın.
Prosedürleriniz, sağlanan ürün veya hizmetler için gereksinimlerin nasıl belirlendiğini tanımlamalıdır. Sözleşme şartnamesine bağlılık, genellikle kalitenin belirlenmesi için temel oluşturur. Değişen iş talepleri, sözleşme yönetimi prosedürlerinin izin verdiği şekilde sözleşmelerde değişikliklere neden olmaktadır. Tartışmalı faturalar ve karşılanmayan yükümlülükler ortaya çıkarsa, sözleşmeleriniz sağlam olduğu için daha hızlı bir şekilde çözülmeleri için kapsamlı sözleşme yönetimi prosedürleri uygulayın.
Sözleşme dilini ve ilgili kişilerin hak ve sorumluluklarını düzenleyen tüzük ve düzenlemeleri takip ettiğinizden emin olun. Bir zamanlar basit bir el sıkışma yasal olarak bağlayıcı olarak kabul edilirken, modern şirketler şimdi işlerini yürütmek için bir dizi yasal belgeye güveniyorlar. Dört ana sözleşme türünün nasıl oluşturulacağını belgeleyin: sabit fiyatlı, geri ödemeli, kısmen tanımlanmış ve mektup sözleşmeleri. Her bir tür için sözleşme geliştirme ve yönetim prosedürleri, fiyatın nasıl listeleneceğini, kapsamı tanımlamayı, teslimat programını belirlemeyi, her bir taraf için riski değerlendirmesini ve devam etmekte olan iş ilişkilerini (varsa) tanımlamasını göstermelidir.
Farklı senaryoları kullanmaya hazırlanın. Sabit fiyat sözleşmeleri için, ek prosedürler, kesin malzeme miktarı bilinmediğinde veya faaliyetin uzun bir süre boyunca devam etmesi durumunda sözleşmenin nasıl yazılacağı gibi hafifletici koşulları belirtmelidir. İnşaat sektörü gibi bazı endüstriler, operasyonel etkinliği motive etmek için sözleşmelere teşvikler içerir. Maliyet-geri ödemeli sözleşmelerle ilgili prosedürler, şartların nasıl belirleneceğini tanımlamaktadır, böylece alıcı tüm masrafları ve bir ücreti kapsayan (tipik olarak) bir fiyatı kabul ederek satıcıdan finansal risk alacaktır. Bu tür sözleşmelerin izlenmesi için kurallar (genellikle kar amacı gütmeyen kuruluşlar veya finansal kazanımın birincil amacı olmayan iş ortakları tarafından kullanılır), net beklenti beyanlarını içerir. Kısmen tanımlanmış sözleşmeler ve mektup sözleşmeleri için prosedürler ayarlayın. Kapsamlı prosedürler geliştirmek için zaman ve çaba harcamak, şirket operasyonlarınızın sorunsuz bir şekilde akmasını sağlar.
