Bir proje yöneticisi olarak, projeniz bittiğinde, proje sonucunun beklentileri karşıladığından emin olmanız gerekir. Ardından, bazı son belgeleri tamamlamanız ve projeyi kapatmanız gerekir. Tipik prosedürler onay almak, mülkiyeti devretmek ve bir ürünün üretime sunulmasını içerir. Genellikle, ekibin çalışmayı tamamladığından emin olmak ve testlerin tamamlandığını belirtmek için durum raporlarını güncellemek için testler yaparak bir projeyi bitmiş olarak imzalarsınız.
Kabul testi yapın. Gayriresmi kabul yöntemleri, bir kurulum veya olayın tamamlanmasını içerir. Resmi kabul yöntemleri, proje planlama aşamasında erken belirlenmiş kriterler karşısında kullanıcı testini içerir. Örneğin, yazılım uygulaması geliştirme projeleri tipik olarak ürünün amaçlandığı şekilde çalıştığını kanıtlamak için işlevsel, sistem ve kullanıcı testlerini içerir. Kullanıcılar ürünün gereksinimlerini karşılamadığını keşfederse, teslimatı reddederler ve proje tamamlanmadan önce revizyonlar yapılmalıdır.
İmzalama belgesi oluşturun. Bu kabul sözleşmesi proje başarı kriterlerini listeler. Örneğin, çalışan gönüllü çalışmaları için harcanan zamanın kaydedilmesini sağlamak için tasarlanmış bir raporlama sistemini test etmek için bir kontrol listesi oluşturun. Kullanıcılar yalnızca seçilen etkinliklerle ilgili saatlerini göndermek ve incelemek için intranet tabanlı bir form kullanabileceklerini onaylamalıdır. Yöneticiler sadece çalışanların görüşlerini kendi gözetiminde gözden geçirebilmelidir. Başvuru, gönderilenleri bildirmek için hem yöneticiye hem de çalışana bir e-posta göndermelidir. Çalışanlar, başvuru formuna ek faaliyetlerin eklenmesini talep edebilmelidir.
Müşterilerden, sponsorlardan ve paydaşlardan nihai proje tamamlama onayı alın. Bu kişiler, kabul sözleşmesinin yazılı kopyalarını imzalayabilir veya Microsoft Office web sitesi tarafından sağlananlar gibi çevrimiçi şablonları veya formları kullanabilir. Örneğin, proje durumunu görsel olarak göstermek için, proje durumunu temel alan görüntüleri gösteren ve gizleyen koşullu biçimlendirme kullanarak bir InfoPath formu kullanın.
İpuçları
-
Kağıt tabanlı imzalama prosedürü yerine, bir e-posta mesajı gönderin. Örneğin, Microsoft Outlook'u kullanarak yeni bir mesaj oluşturmak için “CTRL / N” tuşlarına basın. “Seçenekler” menüsünden “Oylama Düğmelerini Kullan” geçiş düğmesine tıklayın. “Onayla; Reddet” seçeneğini seçin. “Konu:” alanına e-posta alıcısının oturumu kapatmasını istediğiniz projenin kısa bir açıklamasını yazın. Ek metin, grafik veya belgeler ekleyebilirsiniz. “Gönder” düğmesine tıklayın. Alıcılarınız, "Yukarıdaki Yanıtla grubunda oyla" yı tıklatarak Oy Verme yönergesine sahip bir posta iletisi alırlar. Kimlerin onayladığını ve kimlerin reddettiğini görmek için orijinal iletinizde "İzleme" düğmesini tıklayın.
