Başarılı bir iş toplantısı yapmak, yalnızca toplantı içeriğini ve üyelerini değil aynı zamanda mobilya düzenlemesini de içerir. Bir iş toplantısı için bir odayı etkin bir şekilde düzenlemek üzere, toplantının işlevini göz önünde bulundurmak ve verimlilik için uygun ortamı ve çalışma alanını oluşturmak isteyeceksiniz. Oda toplantınız için iyi düzenlenmişse, ortaklar toplantı zamanını tam olarak kullanabilmek için kesintisiz veya rahatsızlık vermeden çalışabilecek ve çalışabileceklerdir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Tablolar
-
sandalye
-
Sunum aksesuarları
-
Zip bağları
-
Koli Bandı
-
Lambalar
-
Gerektiğinde yan masalar
-
Yiyecek ve içecek
Odanın işlevini göz önünde bulundurun ve masaları buna göre yerleştirin. Bir tartışma tarzı toplantıda, masaları bir daire veya yarım daire şeklinde düzenleyerek yuvarlak masa stili kullanılmalıdır, böylece her katılımcı diğerlerini görebilir. Sunumlar büyük bir dikdörtgene sahip bir toplantı odası kullanabilir veya her katılımcı aynı yöne bakacak şekilde sıralara daha küçük tablolar yerleştirebilir.
Toplantı süresine uygun rahat sandalyeler kullanarak oturma düzeninizi masa düzeninize göre düzenleyin. Sert plastik sandalyeler, çalışanları odaklanmış ve konforlu tutmak için yalnızca kısa (saat veya daha az) toplantılar için kullanılmalıdır. Beklenenden daha fazla misafir olması veya sandalye kırılması durumunda, odanın yanına iki ila üç ekstra sandalye yerleştirin.
Podyum, yazı tahtası, projektör ekranı veya sunum posteri gibi herhangi bir aksesuarı odanın önünde açıkça görülebilen bir alana yerleştirin, böylece her katılımcı kolayca görebilir. El ilanları veya klasörler kullanacaksanız, bunları masadaki her sandalyeye yerleştirin veya toplantıda daha sonra dağıtmak üzere bir kenara koyun. Bu öğelerin çalışma alanını kirletmesine veya yerin üstünde istiflenmesi gibi odanın içinde taşınmasını zorlaştırmasına izin vermeyin.
Kesilmeyi önlemek için odadaki herhangi bir telefonda zil sesini kapatın; ancak, acil durumlarda yapılan aramalara izin vermek için telefonun fişini çekmeyin. Toplantıda bilgisayarlar kullanılıyorsa, ayaklarla dolaşmalarını önlemek için kablo bağlarını kablolarla birleştirin ve kabloları geçitlerin üzerinden geçen zemine bantlayın.
Atmosferi yumuşatmak ve daha az görsel olarak daha uzun toplantılar yapmak için odaya havai aydınlatmanın ötesine ilave aydınlatma ekleyin. Lambaları engellemeyecekleri veya görüşlerini engelleyemeyecekleri yan masalara yerleştirin, ancak yumuşak ışık ve koku yayan ancak tehlikeye neden olabilecek mumlardan kaçının.
Şişelenmiş su, gazlı içecekler, kahve veya kurabiye, kek veya meyve ve et tepsileri gibi atıştırmalık yiyecekler sağlamak için odanın bir köşesine veya kapının yakınında bir duvar boyunca küçük bir yemek servis alanı kurun. Uzun toplantılar için yiyecek kullanıyorsanız, yüksek şekerli yiyeceklerden kaçının ve yemek zamanı bittiğinde masayı temiz ve düzenli tutmak için servis alanının yakınında bir çöp tenekesi olduğundan emin olun.
İpuçları
-
Toplantı odasını seçme seçeneğiniz varsa, toplantı odasını binanın aynı katındaki banyolara uygun bir yere koyarken fazla gürültü ve dikkat dağıtıcı seslerden uzak sakin bir oda bulmaya çalışın.
Mümkünse, odadaki termostatı konforlu bir ayara getirin, böylece katılanlar çok sıcak ya da soğuk olmamalıdır, bu da eldeki göreve odaklanamayacakları rahatsızlık ve dikkat dağıtıcıdır.
