Harfler, çalışanların veya müşterilerin politikadaki değişikliklerden haberdar edilmesini sağlamanın en iyi yoludur. İnsanlar tabelaları ve e-postaları görmezden geliyorlar çünkü her gün çok fazla reklam ve e-posta mesajı ile bombalanıyorlar. Öte yandan, harflerin görmezden gelmesi daha zordur, çünkü bunlar formalite ve önemli mesajlarla ilişkilidir. Bildirim mektupları yazmak kolaydır ve çok etkilidir.
Şirket antetli kağıdını yazıcınıza yerleştirin. Çoğu şirket, resmi iletişimin antetli olması gerektiği konusunda politikalara sahiptir, çünkü tutarlılık ve otorite fikrini aktarmaya yardımcı olur.
Tarihi yazarak mektubu açın. Harf bireye gidiyorsa, alıcının adını ve adresini yazın. Mektup, benzer bildirimlerin toplu postalanmasının bir parçası olacaksa, adı yazmayın veya sözcük eklemek için sözcük birleştirme özelliğini kullanmayın.
Mektuba, "Sayın Bay / Bayan (İsim)" yazdıktan sonra, iki nokta üst üste veya daha genel bir postalama için "Sayın Değerli Müşteri" yazarak veya benzer bir keyifle başlayın.
Mektubu durumu kısaca açıklayarak başlayın. Gecikmiş kitaplar veya geçmiş bir vadesiz faturada olduğu gibi kötü haber vermek için yazıyorsanız, faturanın ne için olduğunu ve ne kadar geç olduğunu açıklayın. Müşterileri politikadaki bir değişiklik hakkında bilgilendirmek için yazıyorsanız, politika değişikliğine olan ihtiyacı yaratan sorunu açıklayın.
Alıcının mesajı kaçırmaması için bildirimi açık ve net bir şekilde açıklayın. Politikanın ne zaman yürürlüğe gireceği ile ilgili tarihleri belirtin.
Mektubu alıcının izlemesi gereken son tarihler veya prosedürler gibi eylem bilgileri verin. Sorularınız olması durumunda iletişim bilgilerinizi verin.
Çalışana veya müşteriye gösterdiği ilgiden dolayı teşekkür ederek mektubu kapatın ve adınızı yazın. Adınızın üzerindeki boşluğa giriş yapın.
İpuçları
-
Mektubu kısa ve gerçeği açık tutun. Çok fazla özür diliyorsanız, müşteriler veya çalışanlar bunu bildirimde veya politika değişikliklerinde tartışabileceklerinin bir göstergesi olarak yorumlayabilir.
