İş analizi, herhangi bir şirketin devam eden büyüme ve stratejik planının önemli bir bileşenidir. İşlerin nasıl yürüdüğünü, neyin iyi gittiğini ve neyin daha iyi olabileceğini dikkatlice inceleyerek, kuruluşun liderliği gelecekteki başarıya giden yolda kendisini belirliyor. İş analistleri, eleştirel düşünürlerin yanı sıra diplomatik ve etkili iletişimciler olmalıdır. Mevcut süreçleri tanımlamak ve daha iyi yapılabilecek işleri geliştirmek için çözümler bulmak için bir şirketin tüm kademelerinde çalışacaklar. Bir örgütün üyeleri iş analizini tamamlasalar da, ileriye gitmek için bütünsel ve objektif stratejiler sunabileceklerinden daha iyi olabilecekleri için, bir dış temsilcinin kullanılması idealdir.
İş Analizi Nedir?
İş analizi, bir kurumun mevcut süreçlerinin incelenmesi ve daha sonra ihtiyaçların tanımlanması ve mevcut yapıyı geliştirmek için çözüm önerileri olarak tanımlanabilir. Bir işletmeyi analiz etme hareketi, kararsız ve kararsız ya da kötü niyetli planlar kullanmaz. Bunun yerine, şirketin şu anda nasıl çalıştığını ve işleri daha iyi hale getirmek için yenilikçi stratejilerin geliştirilmesini dikkatli ve özenli düşünmeyi bile içerir.
Bir kuruluşun üyeleri iş analizi yapabilir. Bu yaklaşım, çalışanların şirketin iç çalışmalarına yakından aşina olması ve nasıl geliştirilebileceği konusunda daha iyi fikirlere sahip olması nedeniyle yardımcı olabilir. Ancak, bu tekniğin sakıncaları vardır. Çalışanlar, özellikle iş analistleri olarak eğitilmemektedir ve bu nedenle, profesyonel analistlerin alacağı belli başlı göstergeleri kaçırabilirler. Ek olarak, belirli bir şirketin çalışanları, bütünsel bir görüş bildirmek veya büyük resmi görmek için harekete çok yakın olabilir.
İş analistleri, dışarıdan adım atmak, şirketi bir bütün olarak değerlendirmek ve iyileştirme stratejileri önermek için özel olarak eğitilmişlerdir. Kuruluşun amaçlarını ve uzun vadeli planlarını anlamak için şirket liderliği ile yakın çalışırlar. Ayrıca, işteki süreçler ve bunların nasıl değiştirilebileceği veya geliştirilebileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek için her seviyedeki çalışanlarla etkileşime girerler.
İş Analizi Teknikleri
İş dünyasında birçok öznel görevde olduğu gibi, bir iş analistinin yeni bir kuruma yaklaşırken kullanabileceği birçok strateji vardır. Bazı analistler genel olarak bu stratejilerin bir kombinasyonunu kullanabilirler ancak birlikte çalıştıkları her şirket için en iyisini seçip seçerler. Alternatif olarak, bazı analistler böyle bir stratejiye inanabilir ve diğerleri tüm müşterileri ile kullanmak için hibrit modeller oluşturabilir.
Bu tür ilk iş analizi tekniğine MOST denir. Bu kısaltma, şirketin misyonuna, hedeflerine, stratejilerine ve taktiklerine atıfta bulunmak için kullanılır. Bu tekniğin arkasındaki fikir, bir analistin, bu unsurları tanımlayarak, kuruluşun bunu başarmak için bir yol haritası belirlemeye ve belirlemeye çalıştığını en iyi anlayabilmesidir.
Bir diğer iş analizi tekniği ise politik, ekonomik, sosyolojik, teknolojik, yasal ve çevresel kısaltmalar olan PESTLE kısaltmasını kullanır. Bu strateji, bir işletmeyi etkileyebilecek dış faktörleri incelemek ve işletmenin büyümesini sağlayacak uygun yanıtlar oluşturmak için çağrı yapar.
Güçlü, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri gösteren SWOT tekniği, analistlerin bir işletmedeki güçlü ve zayıf yönlerini belirlemelerine yardımcı olur. Daha sonra bunları fırsat ve tehditlere dönüştürürler, böylece personel ve finansman uygun şekilde tahsis edilebilir.
Zorunlu olan veya olması gereken anlamına gelen MoSCoW, diğer tekniklerden biraz farklı olabilir veya çalışabilir. Bu analiz stratejisi, bir şirketin kaynaklarına, kendi önemlerine göre belirli kanallar yerleştirmenizi gerektirir. Bu şekilde, çabaların öncelikli olarak nereye odaklanması gerektiğini önceliklendirebilirsiniz.
Müşterilerin, aktörlerin, dönüşüm sürecinin, dünya görüşünün, mal sahibinin ve çevresel kısıtlamaların kısaltması olan CATWOE, analistlerin iş kararından kimin etkileneceğini ve bunların nasıl etkileneceğini açıklamaya yardımcı olur. Daha sonra hangi adımların atılması gerektiği buna göre değerlendirilebilir.
“5 whys”, bir işletmenin sürecinin her yönü hakkında bir dizi soru sorulduğu bir analiz tekniğidir. Her soruyu, nihayetinde bir şirketin organizasyon yapısının sadece en önemli yönlerini bırakan çıplak kemik stratejisine götüren başka bir “neden” izliyor.
Son olarak, “altı düşünme şapka”, işletme hakkındaki alternatif fikirlerin değerlendirilmesini teşvik eden bir stratejidir. Bu fikirler şu renklere ayrılır: beyaz (mantıksal veya veri odaklı düşünme), kırmızı (duygusal), siyah (olumsuz düşünme), sarı (pozitif düşünme), yeşil (yaratıcı) ve Mavi (bütünsel).
Yukarıdaki stratejilerden bazılarını kullanarak iş analistleri ve şirket liderliği, ilerlemede ve işlerini geliştirmede öncelikleri ve teknikleri belirlemek için birlikte çalışabilir. Şirketi gelecekteki başarısına yönlendirmek için bütüncül bir yaklaşımın uygulanması esastır.
İş Analizi Becerileri
Bir iş analistinin ihtiyaç duyduğu beceriler, kariyer yolu olarak devam etmek isteyip istemediğinizi belirlemeden önce dikkatlice incelenmeye değer. Ayrıca, şirketlerin büyümelerine veya stratejik planlarına yardımcı olmak için bir analisti işe alırken kendilerini bu özelliklerle tanıştırmaları çok önemlidir. Gemiye getirdiğiniz kişide bu özelliklerin bulunduğundan emin olmak isteyeceksiniz.
Mükemmel iletişim becerileri, etkili bir iş analisti için çok önemlidir. Analistler, şirket liderleri, her seviyedeki personel, muhasebeciler, vergi uzmanları ve dış müteahhitlerle yakın çalışır. Her seviyedeki bireylerden gerekli bilgiyi politik ve özlü bir şekilde elde edebilmeleri çok önemlidir. Ek olarak, sahip oldukları önerileri net bir şekilde aktarabilmeleri ve uygulamak için çalıştıkları gerekir.
Problem çözme becerileri, bir iş analisti olarak bir rol için aynı derecede önemlidir. Analistler muhtemelen büyük miktarda bilgi sunacaklar ve daha sonra hiçbir yönden çok az veya hiç yönlendirme olmadan bunları anlama konusunda görev alacaklar. İlgili tüm paydaşlardan aldıkları veri ve cevapları, şirketi doğru yoldan aşağıya sürükleyecek bir şeyde derlemeleri gerekir. Ekstra bilgiler aracılığıyla görebilmek, sunulanın özüne inmek ve bunun anlamını sağlamak kritik öneme sahiptir.
İş analistleri mükemmel müzakereciler olmalıdır. Bir şirketin liderliği, operasyon personeli, defter tutucular ve diğer danışmanlar arasında bir orta yol bulma görevini üstlenirler. Bir analist tarafından yapılan birçok öneri, şirketin bir bütün olarak gerçekten yararına olabilir, ancak kuruluş içindeki belirli grupları etkilemeyebilir veya tatmin etmeyebilir. Örneğin, en büyük değişikliği gerçekleştirmek ve süresiz olarak kar sağlamak için bir analist, şirketin BT departmanını küçültmesini önerebilir. Kuşkusuz bu kararlılık, o departman üyelerinin duyması için hoş olmaz. Ancak, duygulardan bağımsız gerçekleri sunmak analistin işidir. Bu, bir yabancının işe en uygun olmasının bir parçasıdır.
Eleştirel düşünme becerileri, bir iş analistinin başarısı için de önemlidir. Sunulan tüm verilere, yapılan görüşmelere ve gözlemlenen süreçlere dikkatlice bir inceleme yapılmalı ve analist daha sonra şirketin ilerleyişi için en iyi yaklaşımı dikkate almalıdır.
Güçlü bir iş ahlakı, detaylara dikkat ve son derece diplomatik olma yeteneği, aynı zamanda bir iş analistinin temel özellikleridir. Liderlik becerileri büyük ölçüde yardımcı olabilir, çünkü analistler genellikle şirketin yönetimi yönlenmeye ihtiyaç duyduğunda ve kendi başlarına nasıl ilerleyeceğinden emin olmadıklarında ortaya çıkar.Durumu analiz edebilmek, iyi düşünülmüş çözümler sunmak ve yeni süreçlerin nasıl uygulanabileceğini etkin bir şekilde iletmek başarılı analistler için çok önemlidir.
İş Analizi Sertifikası
Uluslararası İş Analizi Enstitüsü'ne göre, kendi alanında sertifikalı analistler, almayanlardan ortalama yüzde 16 daha fazla kazanmayı bekleyebilirler. Ek olarak, belgelendirme kişisel ve profesyonel tanınırlığa yol açarak müşterileri daha kolay kurtarabilir. Sertifika özgeçmişinize değer ve derinlik katar ve sizi sektörünüzde bir düşünce lideri olarak ayırır. Ayrıca, işletme analizinde sertifikası bulunanlar için 2024 yılından önce yüzde 14'lük bir büyüme beklenmektedir.
İş analizinde sertifika almak için, iş analisti programları sunan kurumlara başvurabilirsiniz. Ayrıca, çeşitli kolejler ve üniversiteler iş analizinde ihtiyaçlarınıza uygun olabilecek programlar sunar.
İş Analizinde RTM Nedir?
RTM kavramı ya da bir gereksinim izlenebilirlik matrisi, iş analizinin önemli bir yönüdür. Bu araç, bir projenin bileşenlerini yaşam döngüsü boyunca izlemek için kullanılır. Bir işletme gereksinimleri belgesinin bir parçası olabilir veya ayrı bir belge olabilir. RTM, bir projeyi tamamlamak için atılması gereken adımları belirlemeli ve proje ilerledikçe karşılandıklarını doğrulamalıdır.
Bazen, bir RTM yazılı bir liste olarak görüntülenir. Diğer durumlarda, bir akış şeması veya grafik olabilir. Belgenin formatı büyük ölçüde analiz edilen iş türüne, büyüklüğüne ve benzersiz gereksinimlerine bağlıdır.
RTM, süreçteki farklı oyuncuların projedeki rollerini kolayca takip edip rapor edebilmeleri için oluşturulmalıdır. Örneğin, ilgili tüm departmanların görev kalemleri ilk gereksinimler listesinde gösterilmelidir. İş analisti 30 görev tespit ederse, şirket üyeleri arasında dağıtılan 30 görev olmalıdır. Bu şekilde sorumluluk ve hiçbir şeyin kaçırılmayacağına dair güvence vardır.
İşletme Analizinde BRD'ye Karşı FRD
İş analizine aşina iseniz BRD ve FRD terimlerini duymuş olabilirsiniz. Bir BRD, işletmenin ihtiyaçlarını ve nihai hedefin ne olduğunu ortaya koyan bir işletme gereksinimleri belgesidir. Analizin amacına ve şirketin süreçten ne kazanmayı umduğuna dair bütüncül bir bakış açısı. Bir BRD ideal sonuç, katılımcı paydaşlar, fonksiyonel gereksinimler, projenin kapsamı, bağımlılıklar ve varsayımlar gibi bilgiler içerebilir. Bu belge, üst düzey işletme ihtiyaçlarını göstermek için kullanılır ve işletmenin yapmayı umduğu temel soruları yanıtlar.
Öte yandan, bir FRD işlevsel bir gereksinim belgesidir. Bir işletmenin ihtiyaçlarını karşılamak için gereken işlevlerle ilgili temel soruları yanıtlar ve işlerin nasıl yapılması gerektiğine ilişkin konuşur. Bir süreç veya sistem için amaçlanan sonucu açıklar ve tüm paydaşların ve süreçlerin nasıl davranması gerektiğini açıklar. Bu belge bir BRD'ye benzer, ancak daha ayrıntılı olarak yazılmıştır ve bir gereksinimin her yönünü yakalamaya çalışır. Bu şekilde, şirketin büyümesi için daha teknik ve bütünsel bir plan sunar. Kullanıcı arayüzü gereksinimleri, bağımlılıklar, varsayımlar, kısıtlamalar ve ürün içeriği gibi şeyler tipik olarak FRD'ye dahil edilir.
Birçok iş analisti, belirli bir kuruluşta ilerlemeden önce hem BRD hem de FRD'yi tamamlayacaktır. Bu belgeler, kuruluşun başarılı geleceğini şekillendirmek için toplanması gereken verilerin dikte edilmesi yönünde uzun bir yol kat etmektedir. Birlikte kullanıldığında, bir BRD ve bir FRD şirketin büyümesi için net bir yol göstermeye yardımcı olabilir.
