Birçok işletme için faks gönderip almak günlük olarak gerçekleşir. Faks gönderme o kadar yaygındır ki, sıradan bir iletişim içine girmesi kolaydır. Birkaç basit adımın izlenmesi, fakslarınızın profesyonel görünmesini sağlar. Doğru faks görgü kurallarına uymak, işletmenizin çok uğraştığınız profesyonel itibarı korumasını sağlayacaktır.
Faks Gönderme
Faksları her zaman fakslamanın bir iş süreci olduğunu unutmayın. Bu nedenle, bu temel kuralları göz önünde bulundurun:
-
Her zaman gereksiz bilgi veya çizim içermeyen bir kapak sayfası ekleyin. Kapak sayfasına isminizi ve iletişim bilgilerinizi, sayfa sayısını (faks kapak sayfası dahil), alıcıyı ve ilgili diğer bilgileri ekleyin. Unutmayın, faks alıcısı belgeyi gören sadece alıcı olmayabilir, bu nedenle faks kapak sayfasını profesyonel tuttuğunuzdan emin olun.
-
Faksınızı ilettikten sonra alıcıyı takip araması yapın. Bu, faksın ne olduğu hakkında derinlemesine bir tartışma gerektirmez. Faksın alındığını onayladınız. Bu sohbette, kişiye, faksla gönderilen malzemelere takip eden soruları ile sizi rahatça arayabileceklerini bildirmeleri uygundur.
-
Hassas veya gizli bilgileri fakslarken, takdirini kullanın. Kişisel niteliklere sahip bir bilgi gönderiyorsanız, bireye faksı önceden gönderdiğinizi bildirmek için önceden arayın. Bu tür sorunlardan kaçınmanın bir yolu, çevrimiçi bir faks hizmeti kullanmaktır. Bu hizmetler doğrudan kişisel bir bilgisayara faks gönderir.
-
İstenmeyen materyal gönderirken dikkatli olun. Bir ofiste çalışan herkes, bu reklamların düşük maliyetli sağlık sigortası için ne kadar sinir bozucu olduğunu ve Hawaii'ye indirimli seyahatlerinin ne kadar sinirlendirici olabileceğini bilir. Müşterilerinize istenmeyen fakslar gönderirseniz, bunu yalnızca garanti edildiğinde nadir bulunan durumlarda yapın. Bir alıcıdan bu faksları almamasını isteyen bir istek alırsanız, isteklerine saygı gösterin ve onları listenizden çıkarın.
Faksları Alma
Faks gönderirken olduğu gibi, faks alma konusunda da kurallar vardır:
-
Alınan gizli faksların gizliliğine saygı gösterin. Kişisel bilgilerinizi, yalnızca görüntülemeniz için tasarlanan iş arkadaşlarınızla paylaşmayın.
-
Hassas faksları, başkalarının görebilecekleri yerlerde yatarak bırakmayın. Fakslara, diğer gizli evraklarda yaptığınız gibi davranın.
-
Hatalı bir faks alırsanız, göndereni bir arama yaparak gönderene bildirin. Genellikle, yanlışlıkla alınan faksları imha etmeniz istenir.
