Hiçbir iş operasyonu mükemmel değildir. Muhtemelen, kariyerinizin bir noktasında, daha yüksek düzeyde bir yönetim ile ele alınması gereken bir sorunla karşılaşabilirsiniz. Birçok şirket, şikayet raporlarını resmi olarak bir şikayeti ortaya koymanın doğru yöntemi olarak kullanmayı teşvik eder. Bu raporlar genellikle bir şirketle ilgili tatmin edici olmayan işlem veya koşulları ele almak için kullanılır. Bir şikayet raporunun doğru bir şekilde yazılması, endişenizi duymanız ve sorunun çözülmesinin anahtarıdır.
Durumun arka planını ele alın. Konumunuz ve yazma nedeniniz gibi önemli bilgileri verin. Memnuniyetsizlik nedeninizi tam olarak belirtin.
Sorunun daha ayrıntılı bir açıklaması ile arka planı takip edin. Nesnel gerçekleri bildirin. Sorunun ortaya çıkan etkilerini açıklayınız.
Tatmin edici bir çözüm olarak düşündüğünüzü iletin. Durumu düzeltmek için diğer tarafın ne yapmasını beklediğinizi açıklayın.
Gerekli olduğunu düşünüyorsanız, bir uyarı ekleyin. Sorunu çözmek için diğer tarafın katılmaması durumunda sonuçları bildirmek isteyebilirsiniz. Bu adım, diğer tarafla olan ilişkinize ve sorunun ciddiyetine bağlı olarak isteğe bağlıdır.
Duruma ilişkin iyimser görüşünüzü ifade eden kibar bir sonuçla bitirin. Her iki tarafa da fayda sağlamak için sorunu çözmek istediğini hissetme.
İpuçları
-
Mektubu boyunca nezaket kullanmayı unutmayın. Karşı tarafa hakaret etmekten veya düşmanca davranmaktan kaçının.
