Bir şirkete veya kuruluşa sahipseniz veya yönetiyorsanız, müşterileriniz en önemli varlıklarınız arasındadır. Şikayetleri varsa, bu geri bildirimi takip etmek ve ele almak için bir sisteminiz olmalıdır. Şikayetlerin izlenmesi sadece müşteriye fayda sağlamaz; ayrıca, müşterileri mutlu etmek için kurumunuzun iyileştirilmesi gereken yerleri size göstererek şirketinize fayda sağlayabilir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Excel
-
Bilgisayar
Şikâyetleri saklamak için bir veritabanı oluşturmak; Excel elektronik tablosu bir seçenektir. Şikayetleri izlemek için "Şikayet Yazılımları", "Metrik Akış" ve "Müşteri İfadeleri" gibi müşteri yönetimi yazılımı satın alınabilir ve indirilebilir.
Excel kullanıyorsanız, müşterinin şikayetinin alındığı tarih, şikayeti alan kişinin adı, özel konu, konu ile ilgili ayrıntılar ve müşteriye verilen kişi tarafından verilen sözler gibi bilgileri yakalamak için elektronik tablodaki kategorileri tanımlayın. şikayet aldı.
Şikayetlere bir bilet veya numaralandırma sistemi atayın, böylece veritabanında kolayca bulunabilirler. Bilet numarasını müşteriye verin, böylelikle şirketinizde telefona cevap veren herhangi bir kişiyle şikayetin durumunu arayabilir ve kontrol edebilir.
Veritabanındaki belge, müşterinin şikayetini çözmeye başlamak için tarihler gerçekleştirildi. Örneğin, bir İnternet müşterisinin DSL modemi için bir sorunu çözmek üzere bir saha teknisyeni gönderilirse, gönderinin istendiği tarihi ve teknisyenin gerçekten gönderildiği tarihi belgeleyin.
Müşteriye yapılan takip çağrılarını not edin. Bu, müşteriye şikayetinin ele alındığını bildirmek için yapılan aramaların yanı sıra, sorunun onun memnuniyetine çözülüp çözülmediğini doğrulamak için yapılan aramaları da içerebilir.Müşteri şikayetinin durumunu kontrol etmek için ararsa, söz konusu çağrı da tarih ile birlikte sistemde belgelenmelidir.
Şikayeti, nasıl çözüldüğünü gösteren notlarla kapatın. Bu, şirketin sorunu çözdüğünü düşündüğü tarihi ve müşterinin bu çözümü doğruladığı tarihi içermelidir. Müşteri karardan memnun kaldıysa bunu belirtin. Müşteri karardan sonra hala kızgınsa, bunu da belirtin.
