Proje durum raporları, bir projeyi tek kişilik bir iş ya da birden fazla yerde yüzlerce kişiyi içeren bir proje yönetmeye çalışan herkes için belgeleri kontrol ediyor. Proje durum raporu, bir projenin ilerlemesinin, beklenen tamamlanma tarihinin ve son proje durum raporunun derlenmesinden bu yana hangi işlemlerin yapıldığının kısa bir özeti olarak hizmet eder. Yöneticilerin, görevleri takip etmelerine ve anlamlı çözümler üretmek için yeterince erken sorunları belirlemelerine yardımcı olur.
Proje özeti
Bir proje durum raporu tipik olarak projenin önemli unsurlarının kısa bir açıklaması ile başlar. Bu paragraf veya blok, projenin adını, raporun tarihini, projeden veya yönetim departmanından kimin sorumlu olduğunu ve proje hedefinin bir ifadesini tanımlar. Ayrıca, kilit proje ekibi üyelerinin telefon numaraları veya e-posta adresleri gibi iletişim bilgilerini de içerebilir. Bu bölüm, proje süresince pek bir şey değiştirmeyebilir ve çoğu zaman güncel bir tarihle birlikte bir durum raporundan diğerine kopyalanır.
Teslim
Proje teslimatlarını açıklayan bir bölüm, bir proje durum raporunun anahtarıdır. Bu bölüm teslim edilecekleri listelemeli ve mevcut durumlarını bir veya iki kelimeyle vermelidir. Örneğin, bir ürün lansmanı proje sayfasında, basılı reklamcılık, satıcı lansman partisi, fuar standında gösterim ve fiyat listesi oluşturma gibi sunumlar olabilir. Her dağıtıcının yanında, proje yöneticisi "tam" veya "sipariş" veya "yazıcıda" gibi şeyler yazmalıdır. Bu, zaman çizelgesi bölümünde listelenen daha ayrıntılı görevlerle birlikte projenin bir özeti olarak hizmet vermektedir.
Zaman çizelgeleri
Görev zaman çizelgesi, çoğu zaman en fazla inceleme alan bir proje durum raporunun elemanıdır. Bu bölüm, son proje durum raporundan bu yana yapılan çalışmaları, gelecek dönemde yapılacak çalışmaların ve yapılacak işlerin tamamlanması beklenen tarihlerin detaylarını içermelidir. Birçok proje durumu raporu, bunu beklenen tamamlanma ve gerçek tamamlanma için verilen tarihlerle bir tablo halinde sunar. Birçok proje yöneticisi, bu bölümü zamanlamaya göre, zamanlamanın öncesinde, zamanlamanın arkasında, tamamlanmış veya beklemede olan görevleri temsil eden farklı renklerle renk kodlamasını seçer.
Notlar, Öneriler ve Açıklamalar
Proje durum raporunda ayrıca kırmızı bayrakların listelenmesi, isteklerin veya projenin karşılaştığı zorlukların değiştirilmesi gerekir. Bu, ek kaynakların gerekli olabileceği ya da teslimat tarihlerinin değişeceği yerlerin listesi. Bu bölüm, yazılım sorunları, bir satıcıdan geç teslimat veya hatalı malzemeler gibi beklenmeyen olayların projeyi nasıl etkilediğini de rapor edebilir. Bazı proje yöneticileri bu bölümü rapordan ayırır ve proje durum raporuna ekledikleri ayrı bir belgede listeler.
