Bir prosedür ifadesi, yerleşik bir politikaya uymak veya bir iş birimini tamamlamak için amaç, kapsam ve öngörülen şekli özetlemektedir. Öncelikli adım dizisinin titizliği ve karmaşıklığı tarafından talep edildiği gibi, bir işlem ifadesi bir cümle ile birkaç bölüm veya paragraf arasında değişebilir.
Bir prosedür ifadesi, bir prosedürün performansına ilişkin bilgilerin bir özeti olduğundan, prosedür tamamlanana kadar yazılmamalıdır.
Prosedür Kapsamı ve Karmaşıklığını Belirleme
Tamamlanan prosedürü gözden geçirin; içerik doğruluğunu ve eksiksizliğini sağlamak.
Prosedür performansından sorumlu olan tüm departman personelini belirleyin.
Prosedür gözetimi ve icrasından sorumlu tüm bölüm personelini belirleyin.
Prosedürde kullanılan tüm sergileri (resimler, şemalar, formlar, bilgisayar ekranları, raporlar vb.) Tanımlayın.
Prosedürde kullanılan tüm nadir veya özel terimleri tanımlayın.
Prosedürün birincil hedeflerini ve sonuçlarını tanımlayın.
Taslak Prosedür Beyanı
Prosedürü tanımlamak; prosedür içeriğini veya kullanımını gösteren bir ad veya unvan belirtin (örneğin, "Müşteri Şikayetlerini Kullanma").
Performanstan sorumlu belirli iş unvanlarını belirterek, prosedürün amacını ve hedef kitleyi tanımlayın.
Örnek: Bu prosedür, MS-CRM Sistemini kullanarak müşteri şikayetlerini kaydetmek, izlemek ve çözmek için Müşteri Hizmetleri Departmanı temsilcileri ve denetçilerine yönelik talimatlar içerir.
AMAÇ MS-CRM Sistemini kullanarak müşteri şikayetlerini kaydetmek, takip etmek ve çözmek için Müşteri Hizmetleri Departmanı temsilcisi ve denetim standart uygulamasını oluşturmak ve iletmek.
Prosedürde bulunan her bir serginin ismine ve görünüm sırasına göre listele. Örneğin:
SERGİLER: Şekil 1: MS-CRM Oturum Açma Ekranı Şekil 2: MS-CRM Şikayet Kayıt Ekranı Şekil 3: MS-CRM Şikayet Geçmişi Raporu
Alfabetik olarak sıralayın ve prosedürde bulunan her bir özel veya özel terimi tanımlayın. Örneğin:
SÖZLÜK Atanan: Şikayet edenin görevli olduğu hukuk departmanı temsilcisi. CCID: Müşteri şikayetini tanımlayan benzersiz dokuz basamaklı sayı. EXT: Madde geri ödemesiz kullanım süresini uzatan kod.
Yapılan işlev de dahil olmak üzere, prosedürü etkileyen veya etkilenen tüm personeli iş unvanına göre alfabetik olarak sıralayın. Örneğin:
ROLLER VE SORUMLULUKLAR 1. Müşteri hizmetleri yöneticisi: Prosedür geliştirme, bakım ve onaylama işlemlerini yönetir. 2. Müşteri hizmetleri temsilcisi: İş işlevlerini yalnızca prosedürle uyumlu olarak yerine getirir. 3. Müşteri servis sorumlusu: Prosedürü dağıtır; uygulama ve eğitimi denetler.
İpuçları
-
Sözlülüğü ortadan kaldırmak için aktif sesli yazı stilini kullanın. Örneğin, "Bu prosedürün amacı açıklamaktır …" veya "Bu prosedür açıklamak içindir …," yazmak "Bu prosedür açıklanır …".
Uyarı
Prosedür ifadeleri için standart bir şablon zaten mevcut olmalıdır. Aksi takdirde, tüm prosedür ifadelerinin aynı "görünüm ve his" ye sahip olmasını sağlamak için bir tane geliştirilmelidir.
