İletişimin Engellerini Tanımlayın

Onlardan ne kadar kaçınmaya çalışsanız da, çalışanlar, yöneticiler ve müşteriler arasında iletişim engelleri ortaya çıkacaktır. İletişimin başarısız olması gereksiz gecikmelere, hayal kırıklığına ve potansiyel olarak kaybedilen işlere neden olabilir. İyi haber, işinizi sorunsuz bir şekilde sürdürmek için iletişim engellerini aşmanın yolları olduğu.

İşletmelerde İletişimin Engelleri Nedir?

İletişim engelleri, iş dünyasında, yukarıdan aşağıya ve dış ilişkilere kadar her yerde bulunabilir. Haberleşme kesintileri, örneğin ekip üyelerinin tecrit edilmeleri veya bir kişinin başkalarının söylediklerini yanlış yorumlaması veya görmezden gelmesi gibi organizasyonel olarak gerçekleşir. İş yerinde çok fazla dikkat dağılmasından veya bir proje hakkında yeterince açıklıktan kaynaklanamazlar. İşinizde görebileceğiniz ortak iletişim engellerinden birkaç örnek:

Saptırma. Bir sohbette bulunmazsanız, yanlış iletişim kurmaya neden olabilir. Birden fazla kesintiden, çoklu görevden ya da bir sonraki toplantınıza koşarken, dikkatiniz dağılmadan olsun, birçok soruna yol açabilecek iletişimin önündeki bir engeldir. Aynı zamanda odaklanmayı ve şu anda mevcut olmayı öğrenirseniz, çözümü kolay olanı da budur.
Zayıf yönetim. Çalışanlar yöneticilerini beğenmediğinde veya açık bir şekilde kendileriyle konuşabileceklerini hissetmediğinde, iletişim kanalları hızla kapanır. Geri bildirim veremeyen, problemleri dinlemeyen, ilgili şirket işleri hakkında açıkça konuşamayan veya çalışanlarının sorularını sormayan yöneticiler, var olmaları gerekmeyen iletişimin önünde engeller oluşturur.
Konuşma eksikliği. Tabii ki, iletişim kurmanın en iyi yolu bir konuşma yapmaktır. Ancak bu günlerde, görüşecek bir sorunları olduğunda insanların kısa mesaj veya e-posta gönderme olasılıkları daha yüksektir. Bu tür tek taraflı konuşma, sıklıkla gereksiz yanlış anlamalara ve hayal kırıklığına neden olur ve zaman kaybı olabilir. Doğrudan, 15 dakikalık, yüz yüze konuşarak ele alınabilecek bir konu, çözülmeyen sözcüklerin günlük yaşamda endişe uyandıran bir değiş tokuşuna dönüşüyor.
Fiziksel engeller. Yönetim, kendilerini binanın farklı bir katında işgücünün geri kalanından ayırdığında veya çalışma ekipleri ayrı ofislere atandığında, zayıf iletişime yol açan fiziksel engeller yaratılır.
Kişilik farklılıkları Muhtemelen, işinizin etrafında yüzen çeşitli kişilik tiplerine sahipsiniz. Ayrıca, bu kişiliklerin bazılarının yanlış anlaşılmalara, basmakalıp ve sessizliğe yol açan farklı iletişim tarzlarına sahip olmamaları ve farklı iletişim tarzlarına sahip olmaları için iyi bir şans var.
Net değil, netlik yok, netliğin olmaması. Paydaşlarla, müşterilerle ve çalışanlarla iş yaparken net şirket politikalarına sahip olmak önemlidir. Bunu yapmamak, insanların sizinle iş yapmak istememelerine yol açan karışıklık ve hayal kırıklığı yaratır.

İşyerinizi, insanların nasıl iletişim kurduğunu öğrenmek için değerlendirmek için biraz zaman alırsanız, muhtemelen bunları ve diğer iletişim engelleri örneklerini bulacaksınız. Bazıları diğerlerinden daha hızlı bir şekilde çözülebilir, ancak hepsi ekibinizden istekli katılım ve iyi iletişim becerileri gerektirir.

İletişim Engelleri Örnekleri

İletişimin tüm engelleri açık değildir. Sohbet ediyor ve üretken oluyor gibi görünüyorsunuz, ancak daha sonra, gerçekten hiçbir şeyin başarıldığını fark edemezsiniz. Bir yönetici ile bir takım toplantısı, iletişim engelleri ile nasıl çözülebilir:

Ekip, yaklaşan bir ağ oluşturma etkinliğini yürütmek için yönetici ile sabah 10: 00'da toplanır. Ekip üyeleri derhal gelir, ancak yönetici bir telefon görüşmesi yapıyor. Herkes garip bir şekilde odada oturuyor, görüşmenin ne zaman biteceğini ve toplantının ne zaman başlayacağını bilmiyor.

On dakika sonra, yönetici odadaki insanlara dikkatini verir ve toplantı için bir gündem ister. Kimsede bir tane yok, bu yüzden biri çabucak bir tane yazmak için çabalıyor. Bunu yaparken, yönetici başka bir telefonla dikkatini dağıtır; biri ofisten biriyle buluşmak için ofisten 15 dakika içinde ayrılmasını gerektirir. Bu, insanların çok fazla soru sormadığı aceleyle yapılan bir toplantıya yol açıyor, çünkü şu anda sınırlı bir zamanda mümkün olan en fazla materyali kapatmak istiyorlar.

Toplantı bittiğinde ve herkes ofislerine geri döndüğünde, takım birkaç şeyi gerçekleştirebilir: Tartışılması gereken bazı önemli hususları ele almadılar, ne yaptıklarını tartışmaya çalışırken yönetici tarafından koştu ve görmezden gelindiler. ve yaklaşmakta olan networking olayı planlamasında toplantıdan önce olduğundan daha fazla değildirler. İletişimin önündeki engeller, zaman kaybına ve katılan herkes için verimlilik eksikliğine neden oldu.

İletişimin önündeki diğer engeller, size bir neden vermeden ödevinizin son tarihini kaçırmaya devam eden ekip üyesi ya da her konuşmayı denediğinizde telefonunuzu dinleyen ve telefonuyla oynayan yönetici gibi barizdir. Yeni fikirlerin fiilen gerçekleşmesini engelleyen örgütsel bürokrasi ya da sektördeki farklı seviyelerdeki çalışanlar arasında şirket içi sosyalleşmenin olmaması olabilir.

Dış İletişim Sorunları

Müşterilere hizmet veren bir işte çalışıyorsanız, dış iletişim de aynı derecede önemlidir. Örneğin, satış fiyatlarının ne kadar süredir geçerli olduğunu açıkça belirtmezseniz, yalnızca bir ay sonra satış fiyatının ne kadar olduğunu ödemeleri konusunda ısrar eden müşterilerle karşılaşabilirsiniz. Web sitenizde müşteri hizmetleri bilgilerini verirseniz, ancak müşteri hizmetleri departmanınızla bağlantı kurmanın doğrudan bir yolu yoksa, hızlı ve özel bir şekilde ele alınabilecek bir şikayet yerine sosyal medya sayfalarınızda halka açık şikayetleriniz olabilir.

İletişimin önündeki engeller açık ya da ince olursa olsun, bir işletmenin başarılı olmasına yardımcı olmak için hiçbir şey yapmazlar. Aslında, beklediğinizden çok daha fazla soruna neden olabilirler.

İletişim Engellerinin Aşağı Yönleri

İşinizde iletişim üzerinde çalışmak için zaman harcamanıza gerek olmadığını düşünebilirsiniz, ancak iletişim sorunlarının göz ardı edilmesinin birçok sonucu vardır. İletişimin önündeki engeller, duyulmuş gibi hissetmeyen sinirli çalışanlara ve müşterilere yol açar. Bu olduğunda, personel daha az motive olur, bu da verimlilik, yaratıcılık ve yenilik eksikliğine yol açar. Müşteriler ve müşterilerle etkili bir şekilde iletişim kurulamaması bile iş kaybına neden olabilir.

Çalışanlar, söylediklerinin önemli olduğunu veya herhangi bir etkisi olduğunu düşünmüyorsa, tamamen konuşmayı bırakabilir ve bir şeyler yanlış olduğunda veya bir son teslim tarihinin kaçırılacağı zaman iletişim kurmayabilir. Bu da verimsizliklere, hatalara ve ekip çalışması yerine izolasyonu teşvik eden bir şirket kültürüne yol açar.

İnsanlar iletişim kurmak için açık kanallara sahip olduklarını hissetmediklerinde, çoğu kapanır ve sadece işlerindeki hareketlerden geçer. Bu muhtemelen şirketinizde olmasını istediğiniz şey değildir, bu nedenle çalışanlarınız arasında ve dışarıdan müşteriler, tedarikçiler ve müşterilerle iyi iletişime öncelik vermeniz gerekir.

İletişim Engellerini Aşma

İletişim engellerini aşmanın en iyi yolu, ilk başta onları önlemektir. Bu, işletmeniz için iletişimi teşvik eden açık bir şekilde tanımlanmış bir politika belirleyerek yapılır. Sorunları ve projeleri ele almak için kısa bir sabah toplantısı yapmak ya da bir sorun olduğunda kiminle konuşacağınızı belirleyen daha karmaşık bir hiyerarşi oluşturmak kadar basit olabilir. Bu şekilde herkes duyulma şansı olduğunu bilir.

Bu iletişim politikası tüm yeni işe alımlarla birlikte yazılmalı ve gözden geçirilmeli, mevcut teknoloji ve şirket uygulamalarını yansıtacak şekilde düzenli olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir. Gerekirse, özellikle en iyi iletişimci olmayanlar için iletişim becerilerinde eğitim ve özel iletişim politikalarınız yararlı olabilir.

İnsanlar duyulacak bir çıkışı olduğunu bilseler bile, çalışanların şirket genelinde iletişimi geliştirmeye aktif olarak katılmaları yine de önemlidir. Çalışanlarınızı aşağıdakilere teşvik edin:

Şahsen konuş. Mümkünse, şahsen bir konuşma yapın. Bu şekilde ton veya anlam hakkında bir karışıklık yoktur. Varsa, ani bir şekilde uğraşarak hayal kırıklıklarını ve yanlış iletişimi ortadan kaldırabilir. Personeli telefonu açmaya ve kişisel olarak buluşamıyorlarsa, özellikle de sorun karmaşıksa konuşmaya teşvik edin. Yalnızca son çare olduğunda veya hızlı bir soru sormak için e-posta ve metin kullanın.
Sınır distraksiyonları. Konuşmalar hem konuşma hem de dinleme gerektirir. Kesintileri sınırlandırarak, telefonunuzu indirerek ve diğer kişinin ne söylediğine odaklanarak gerçekten dinlediğinizden emin olun. Bu, iletişim engellerinin üstesinden gelmeye yardımcı olacak ve diğer kişinin duyulmuş ve değerli hissetmesini sağlayacaktır. Şahsen veya telefonda dikkat dağıtıcı hususlar sınırlı olmalıdır.
Açık kapı politikası var. Açık kapı politikasını teşvik edin, böylece insanlar ihtiyaç duydukları zaman yöneticileri veya diğer ekiplerle konuşabileceklerini bilsinler. Bu politika, herhangi bir sorunu veya endişesi olan her zaman şirketinizde uygun bir kişiye ulaşabileceklerini hissetmeleri gerektiğini düşünen paydaşlara ve müşterilere yayılmalıdır.
Sosyal fırsatlar yaratın. İnsanların tanıdıkları insanlarla etkileşime girme olasılıkları daha yüksektir. Şirketinizde sosyal fırsatlar yaratmak ve harici müşteriler için ağ iletişimi sağlamak, insanların birbirlerini tanımalarına ve iletişim hatlarını açmalarına yardımcı olabilir. İnsanlar tanıştığında ve sohbet ettikten sonra, gelecekte konuşma konusunda kendilerini daha rahat hissedecekler.
Basit tut. İletişimin diğer bir yaygın engeli de iyi bir izlenim bırakmaya çalışmak. Kendin ol. Kişisel hikayeler ve açık, özlü bir dil karşılığında jargonu ya da resmi sözlüğü yazın. Arkadaş canlısı, sıcak ve orijinal olun. Bu profesyonel bir ilişkiyse, elinizdeki konuya karşı hassas kalırken yine de sınırlarınızı koruyun.
Onaylama Diğer insanların deneyimlerini kabul etmek ve buna göre yanıt vermek önemlidir. Beden dilini ve duygularını izleyin, ayrıca değiş tokuş edilen kelimeleri dinleyin. Aldığınız bilgilere ve ortaya çıkan duygulara saygılı olun. Sorular sorun, olumlu olun ve mümkün olduğunda yardımcı ve destekleyici geri bildirimde bulunun.
Kültürü düşünün. Mesajınız yanlış anlaşılmasın diye, farklı kültürlerle ilgili ifadeler, jestler, farklı kültürlerle ilgili dini ve politik inançlara dikkat edin. Sonuca varmadan önce kültürel gruplarla ilgili genellemeleri ve basmakalıpları kontrol etmek de önemlidir. İnsanların dünyayı nasıl düşündükleri, tepki gösterdikleri ve gördükleri kültür nedeniyle çok çeşitli olabilir.
Öncelik. Bilgi dökümü yapmak yerine sadece iletmek istediğiniz bilgilere odaklanın. Bir kerede çok fazla bilgi dinleyicinin bunalmasına ve bu nedenle hareketsizliğe neden olabilir. Yalnızca ilgili bilgileri sunarak, neyin önemli olduğunu ve alıcının ne yapması gerektiğini daha net bir şekilde iletirsiniz.
Vücut dilinizi düzeltin. İletişim sadece kelimelerden gelmez. Aynı zamanda vücudundan geliyor. Birisiyle sohbet ederken oturup nasıl hareket edeceğiniz, kelimelerden çok daha fazlasını söylüyor. Göz teması kurmak ve uygun sözel olmayan jestleri kullanmak çok uzun sürüyor. Birinin sizinle konuşmak istemesini önlemek için sinirlenmiş, stresli veya dikkatini dağıtmaktan kaçının.