Gittikçe daha fazla şirket proje yönetimi dış kaynak kullanıyor ya da bu görevi yerine getirmek için profesyonelleri işe alıyor. Sektördeki değişikliklerle, en yeni trendler ve stratejilerden haberdar olan nitelikli insanlar bulmak zor olabilir. Kuruluşların yalnızca yüzde 2,5'i tüm projelerini başarıyla tamamladı. Projelerin şaşırtıcı bir şekilde yüzde 70'i başarısız oluyor. Bu sayıları göz önüne alarak, bir proje yöneticisini işe almaya değer olup olmadığını merak edebilirsiniz. Her şey gibi, göz önünde bulundurulması gereken avantajlar ve dezavantajlar vardır. Nitelikli bir proje yöneticisi harcamalarınızı azaltabilir, iş akışı yönetimini kolaylaştırabilir ve işinizi büyütmenize yardımcı olabilir.
Proje Yönetimi Uzmanları
Küçük bir işletme veya kurulu bir kuruluş işletiyor olsanız da, baştan sona her tür projeyle başa çıkamayabilirsiniz. Bazı projeler son derece karmaşıktır ve sıkı bir teslim tarihi vardır veya ekibinizin sahip olamayabileceği özel beceriler gerektirir. Nitelikli bir proje yöneticisi, en fazla zaman alan görevleri düzenlemenize ve yönetmenize yardımcı olabilir. Deneyimli bir proje yöneticisi ekibinizi motive edecek, kaynakları yönetecek, sonuçları ölçecek, geri bildirim sağlayacak ve kaliteyi arttırmanın ve maliyetleri veya zamanınızı azaltmanın yollarını bulacaktır. Diğer proje yönetimi becerileri; değişime cevap verme, gelişmiş iletişim, kalite kontrol ve risk yönetimi gibi gelişmiş planlama tekniklerini içerir.
Verimli Hedef Belirleme
Projelerin çoğu başarısız olur çünkü yöneticiler açık bir hedefe sahip değildir. 2013 yılında, tüm projelerin üçte birinden daha azı zamanında ve ayrılan bütçe dahilinde teslim edildi. Bu nedenle, SMART hedeflerini belirlemek çok önemlidir. SMART hedefleri spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı. SMART kısaltmasının anlamı budur. SMART hedefleri, projelerinizin bütçeyi aşmadan zamanında teslim edilmesini sağlayacaktır. Profesyonel proje yöneticileri, tahminler oluşturmak, proje maliyetlerini yönetmek ve tüm proje ömrü boyunca riskleri belirlemek için gereken uzmanlığa ve araçlara sahiptir.
Geliştirilmiş iletişim
Proje yönetimi, liderler ve projede yer alan diğer çalışanlar arasında daha etkin bir iletişim kurulmasını sağlar. Deneyimli proje yöneticileri, proje başarısı için kritik öneme sahip paydaşların yönetiminde etkilidir. Proje yöneticileri takım uyumunu sağlar, toplantıları kolaylaştırır, konu uzmanlarını isteyin, fikirlerini beyin fırtınası yapın ve geri bildirimleri gerçek zamanlı olarak izleyin. İletişim kolayca herhangi bir projenin en kritik yönüdür ve her proje profesyoneli için gerekli bir beceridir.
Daha Fazla Müşteri Memnuniyeti
Projeler müşterileri memnun etmek için yeni özellikler sunabilir ve yeni hizmetler veya ürünler açabilir ya da projeler müşteriler için maliyetleri düşürmeye katkıda bulunabilir. Proje yönetimi metodolojileri, müşterilerin istediği özellikler gibi kalite faktörlerine öncelik verdiğinden, başarılı proje yönetimi olan şirketler daha fazla müşteri memnuniyeti elde eder. Bu daha fazla gelir ve iş büyümesi anlamına gelir. Mükemmel sonuçlar elde etmek için kuruluşunuz bilinir.
Üst Düzey Uzmanlık
Bir proje yöneticisini işe alarak veya dış kaynak projeleri kullanarak şirketiniz yüksek uzmanlık seviyesinden faydalanacaktır. Kuruluşunuzdaki insanlar yeni şeyler öğrenecek ve profesyonel gelişimlerine katkıda bulunacak yeni bir bakış açısı kazanacaktır. Ek olarak, proje yönetimi zamanınızı boşaltacaktır, böylece işinizin temel yönlerine odaklanabileceksiniz. Deneyimli bir proje yöneticisi, proje sürecini ifade edebilir ve personel ve uygunluk dahil olmak üzere projenin tüm alanlarını yönetebilir.
Doğru Risk Değerlendirmesi
Şirketlerin yüzde 75'inden fazlası proje başarısına güven duymuyor. Aşırı yeniden işleme, kapsamın sürünmesi, zayıf iletişim ve net olmayan hedefler çoğu zaman suçlulardır. Proje yönetimi hesaplanmış riskleri almanıza ve kaynakları daha verimli bir şekilde tahsis etmenize olanak sağlar. Başlamadan önce risklerin ne olduğunu tespit edersiniz. Bu yolla, erken aşamalardaki herhangi bir sorunu planlayabilir ve proje yaşam döngüsü boyunca ortaya çıkan riskler gibi daha akıllı kararlar verebilirsiniz. Etkin risk yönetimi ayrıca, ortaya çıktıklarında olumlu riskleri veya fırsatları yakalamanıza olanak sağlar.
Proje Yönetimi Eksileri
Bir proje yöneticisi doğru bilgi veya tecrübeye sahip değilse, ortaya çıkabilecek birçok sorun vardır. Kaynak kaybı, zamanlama problemleri, güvenlik sorunları ve kişiler arası çatışmalar proje yönetiminin en büyük dezavantajlarıdır. Ek olarak, kuruluşunuz işleri dış kaynak kullanarak veya projeyi tamamlamak için yeni çalışanları işe alarak yüksek maliyetlere maruz kalabilir. Bazen, proje yönetimi günlük işlerinize müdahale edebilir veya büyük ölçüde yanlış gidebilir.
Yüksek maliyetler
Bir proje yöneticisini işe alıyorsanız, özel yazılımlara yatırım yapmayı bekleyin. Bu programların uygulanması maliyetli ve zor olabilir. Ekibiniz de onları kullanacağından, eğitime ihtiyaçları olabilir. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, bir projeye yardımcı olmak için konu uzmanları veya uzmanlar da kiralamanız gerekebilir. Genellikle, başlangıçta planlanmayan özellikleri dahil etmek için paydaşlardan bir itme olacaktır. Bu sorunların tümü bir projenin maliyetini hızla artırabilir.
Artan Karmaşıklık
Proje yönetimi, çok aşamalı karmaşık bir süreçtir. Bazı uzmanlar, ekibinizin kafasını karıştırabilecek ve proje tesliminde gecikmelere neden olabilecek her süreci karmaşıklaştırma eğilimindedir. Ayrıca, planlarında katı veya kesin olabilirler ve kuruluş içinde stresli bir ortam yaratabilirler. Genellikle, geniş kapsamı olan projelerin, özellikle yalnızca proje üzerinde çalışacak bir ekip yoksa, teslim edilmesi daha karmaşık olacaktır. Çapraz işlevli ekip üyeleri günlük çalışmalarının gerisinde kalabilir ve daha fazla karmaşıklık katmanı ekleyebilir.
İletişim Tepegözü
Bir proje yönetimi ekibi kiraladığınızda, yeni çalışanlar şirketinize katılır. Bu, fazladan bir iletişim katmanı ekler ve her zaman kurum kültürünüzle eşleşmeyebilir. Bu yüzden uzmanlar ekibinizi mümkün olduğunca küçük tutmanızı tavsiye ediyor. Bir ekip ne kadar büyükse iletişim de o kadar yüksek olur. Bazen, bir proje için büyük bir ekip gerekir, bu nedenle, çeşitli insanlarda güçlü iletişim becerilerine sahip proje yöneticileri bulmak önemlidir.
Yaratıcılık eksikliği
Bazen, proje yönetimi yaratıcılığa çok az yer açar ya da hiç yer bırakmaz. Takım liderleri, yönetim süreçlerine aşırı derecede odaklanır veya personellerini katı parametreler dahilinde çalışmaya zorlayarak son teslim tarihlerini belirler. Bu, yaratıcı düşünceyi engelleyebilir ve projeye fayda sağlayabilecek inovasyonu engelleyebilir. Bir proje yöneticisinin yaratıcılığa ne zaman ilham vereceğini ve ne zaman proje planını tam olarak takip edeceğini bilmesi önemlidir.
Bir kuruluş, bir proje yönetim ekibi bulunmadan büyüyebilir ve başarıya ulaşabilir. Ancak, bu yönleri ele almak için yetenekli bir profesyonelin işe alınması yeni fırsatlar açabilir ve şirketinizin hedeflerine daha hızlı ulaşmasına yardımcı olabilir.
