İş mektupları yazmak zor olabilir. Hızlı bir harf almak için oturuyorsunuz ve Boom, selamlamanın tam ortasındaymışsın. Birine yazarken, kişinin adını veya cinsiyetini bilmiyorsanız, yeterli sorunları vardır. Birkaç kişi eklediğinizde, sorular çoğalır. Kaç kişiye yazıyorsun? İki, üç ya da kalabalık? Onları adıyla tanıyor musun? Bunlar sizin yakın arkadaşlarınız mı yoksa tanıdıklar mı? Neyse ki, tüm bu durumlar için kurallar ve kurallar var.
İki veya Üçe Yazma
İki veya üçe yazıyorsanız, bu kolay bir cevaptır: Sadece isimlerini yazınız. Onları iyi tanıyorsanız ve ilk isim kullanıyorsanız, "Sevgili İrade, Kiersten ve Pat." Gibi ilk isimlerini kullanabilirsiniz.
Onları iyi tanımıyorsanız veya ilk adların uygun olup olmadığından emin değilseniz, daha fazla formalite kullanın: "Sevgili Bay Anneler, Bayan Thompson ve Bayan Crump." Genel olarak, çok resmi olmanızdan mahrum olmazsınız, ancak eğer gayrı resmi olursanız kaşlar yükselir.
Bir gruba yazmak
Üçten fazla kişiye yazarken isimleri hecelemek hantal görünüyor. İnsanlar uzun bir listeden biriymiş gibi hissederler. "Sevgili Takım" veya "Sevgili Meslektaşlar" gibi bir grup terimini kullanmak daha iyidir. Bir grubun isimlerini hecelemenin bir kalabalık gibi hissetmesini sağlaması çok komik, ama "Sevgili Takım" onları gruba ait hissettiriyor; onlar takımın bir parçası. "Değerli Meslektaşlarım", onları meslektaş, eşit ve değerli bir katılımcı olmaya layık gördüğünüzü söylüyor.
Bununla birlikte, sizin için kıdemli olan kişilere yazarken "Sevgili Meslektaşlarım" kullanmayın. Teknik olarak, onlar senin üstlerin, meslektaşların değil. Ama onlar da takımdaysa, "Sevgili Takım" iyi çalışırdı.
İsimlerin Adı
Mümkünse, kişilere adıyla yazın. Örneğin, birkaç kişi size bir konu hakkında yazmışsa ve geri yazmak istiyorsanız, adlarını bulmak ve kullanmak için çaba gösterin. Bir işe başvuruyorsanız veya birisini etkilemek istediğiniz başka bir durumdaysanız, adlarını bulmak, işe alındığınızda da işinizde ekstra çaba göstereceğinizi gösterir. Şirketteki ilgili insan kaynakları personelinin isimlerini bulan birilerini tanıyor musunuz?
Başka bir fikir kuruluşun web sitesine gitmek ve bölümün müdürünün veya müdürünün listelenip listelenmediğine bakmaktır. Gördüğünüz tek ad buysa, mektubu "Sevgili Bay Burns ve Meslektaşlarım" veya "Sevgili Bay Burns ve Seçim Komitesi Üyeleri" olarak adlandırabilirsiniz. Belirli isimler bulamazsanız, "Seçim Komitesinin Sayın Üyeleri" yazmanız yeterli olacaktır. Yazarken, "Sayın Seçim Komitesi" nin "üyelerini" eklemek özel bir dokunuş sağlar. "Üyeler", onları yalnızca büyük bir anonim komite olarak değil, birey olarak gördüğünüzü kabul eder.
Cinsiyet Etrafında Gezinmek
John, Maryann, Wayne ve Daisy gibi isimlerle cinsiyetlerini söylemek kolaydır. Diğer isimler sizi Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew ve Alex gibi tahmin etmeye devam ettirebilir. Bazen onların hecelemesi onları uzaklaştırır. Örneğin, Adrian genellikle erkek, Adrienne ise kadındır. Ancak isimler ortak yazım kurallarına karşı çıkarlar, bu yüzden bilmiyorsanız varsaymayın.
Tanıdığınız bir kişi söz konusu kişiyi tanıyorsa, öğrenebilirsiniz. Ayrıca, kişinin hakkında yazılıp yazılmadığını ve kendisi olarak anılıp atılmadığını görmek için web sitesini kontrol edin. Adın genel bir internet araması da cevap verebilir. Bütün bunlar cinsiyet sorusuna cevap vermezse, "Sevgili Chris Trainor" yazmak kabul edilebilir.
Kime veya Kime Değil
"Kime Endişeli Kime" kulağa sert ve çok resmi gelse de, kime yazdığınıza dair hiçbir ipucunuz olmadığı zaman kullanmak hala kabul edilmiş bir selamlamadır.
Öte yandan, "Sayın Baylar" modası geçmiş. İşletmelerin bir erkeğin alanı olduğu günlerden kalma artık bir gramer tuzağı. "Sayın Baylar", mektubunuzun bir kadın tarafından çok iyi alınabileceği günlerde uygunsuz. "Sayın Baylar veya Bayanlar" en azından bir kadının bir alıcı olabileceğini kabul ediyor, ancak hala eski moda görünüyor. Her şeyden önce, hiç kimse, belki uşakları veya şoförleri dışında, artık efendim ya da hanımefendi diye hitap etmiyor. İsimleriniz ve cinsiyetleri hakkında hiçbir fikriniz yoksa, "Selamlar" veya "Merhaba" gibi farklı bir şey deneyin. Bu ses dostu ve cinsiyete uygundur.
E-postadaki Meseleleri Çok De
En resmi olanların dışında, mektubu postalamak yerine bir e-posta mektubu göndermek kabul edilebilir. Birçok iş ilanı, bir e-posta yanıtı önerir. E-posta daha rahat bir iletişim şeklidir, ancak kapak mektubunda olduğu gibi, dilbilgisi ve görgü kuralları hala geçerlidir. Hatalar ve yanlış yazımlar fark edilir ve onlar tarafından değerlendirilirsiniz.
Aynı kurallar iki veya üç kişiye veya bir gruba yazarken de geçerlidir. Bir e-posta gönderirken, e-posta adreslerini "Kime" alanı yerine "bcc" alanına koymak önemlidir. Birçok kişi, özellikle herkesin iletişim bilgilerinin yer aldığı bir e-postayı kolayca görebileceğiniz bir iletiyi iletmek çok kolay olduğunda, e-posta adreslerinin herkese açık bir bilgi olmasını istemez. "kör karbon kopyası" anlamına gelen "bcc", adresi görebileceğiniz anlamına gelir ancak diğer alıcılar göremez.
