Konferans görüşmeleri, yöneticilerin ve çalışanların işi tartışmak için toplanma yollarından biridir. İster aynı şehirde olsunlar, ister dünyanın her tarafına dağılmış olsun, konferans görüşmeleri, herkesi bir odada, gerçek zamanlı olarak bir araya getirmeyi mümkün kılar. Verimli ve bilgilendirici bir konferans sağlamak için atabileceğiniz birkaç adım vardır.
Gündem
Konferans görüşmeniz için bir saat ve tarih belirledikten sonra, toplantıya hazırlanmak için uygun adımları atmanız gerekir. Konferans lideri iseniz, konferans aramanız için bir gündem doldurun ve planlanan tarihten çok önce katılımcılara dağıtın. Toplantı gündeminiz tarih ve saati içermelidir. Bulunduğunuz yerin dışında olabilecek kişiler için zaman dilimini gündeminize eklemek iyi bir fikirdir. Gündem ayrıca, toplantının başlama ve bitiş zamanını ve her bir konunun öncelik sırasına göre kısa bir tanımını ve sorumlu kişilerin adlarını ve her bir konu için önerilen tahsis süresini içermelidir. Konferans herhangi bir toplantı öncesi hazırlık gerektiriyorsa, bu gereksinimleri gündemde açıkça belirtiniz.
Konferans
Etkin ve net bir bağlantınız olduğundan emin olmak için hatlarınızı test edin. Telsiz bir telefon kullanıyorsanız, toplantıdan önce telefonun tamamen dolu olduğundan emin olun. Konferansa en az beş dakika önceden gelin.
Eğer bir katılımcıysanız, liderinizden bir konferans numarası alacaksınız. Konferans hattını arayın. Konferans numaranızı girmeniz istenir. Numarayı girdikten sonra, isminizi söylemeniz istenecektir. Adınızı ve soyadınızı açıkça belirtin. Pound (#) tuşuna basmanız gerekebilir. Bu işlemi tamamladığınızda, sistem konferansa katıldığınızı söyleyecek ve şu anda kaç kişinin katıldığı konusunda sizi bilgilendirecektir. Liderden önce gelmişseniz, lider gelene kadar bir bekleme moduna geçersiniz.
Tanıtımları
Konuşmadan önce dinle. Lider geldi ancak henüz toplantıya başlamadıysa, ince bir taraf konuşması duyabilirsiniz. Hoş bir sesle merhaba deyin ve kendinizi tanıtın. Toplantı başlayana kadar telefonunuzu sessize alın. Sessiz düğmesine sahip değilseniz, konferans hattı tarafından sağlanan kısma özelliklerini kullanın.
Toplantı başladığında, lideriniz çağrı almaya başlayacaktır. Lider adınızı aradığında, varlığınızı "Evet, buradayım" veya "Merhaba. Bu … …" gibi açık ve profesyonel bir şekilde onaylayın. Lider, kendinizi diğer katılımcılara kısaca tanıtmanızı isteyebilir. Eğer öyleyse, isminizi belirtin ve görüşmenizle ilgili olarak işinize 20-25 saniyelik bir genel bakış verin. Kısa kalın, net konuşun ve profesyonel kalın.
