Bütçe, bir kuruluşun parasını nasıl tahsis edeceğini açıklayan yazılı bir belgeye atıfta bulunur. İşletme müdürü olarak, bütçe kontrolünün size mi yoksa yöneticilerinize mi dayanacağına karar vermelisiniz. Michael Armstrong'un “Yönetim Teknikleri El Kitabı: Yönetsel Mükemmellik ve Geliştirilmiş Karar Verme Elde Etmek İçin Kapsamlı Bir Kılavuz” da belirtildiği gibi dört bütçe denetimi uygulaması bulunmaktadır.
Planlama
Bütçe dokümanı bir planlama sistemi ile yaratılır. Bütçeyi kendiniz geliştirirseniz, geçen yılın bütçesinden başlayabilirsiniz. Bütçeniz, yansıttığınız tüm geliri ve nasıl harcayacağınızı içermelidir. Planlama aşamasının bir kısmı farklı iş gereksinimlerine öncelik verilmesini gerektirir. Bu yıl fazladan bir insanı işe alma ve daha yüksek enerji masrafları alma gibi zor seçimler yapmanız gerekebilir. Bütçe belgeniz, planlama ve önceliklendirmenin tüm yönlerini yansıtmalıdır. Önemli bütçe hususlarını dışlarsanız, bütçe yılı boyunca bir düşüşle karşılaşabilirsiniz.
Ölçüm
Bütçe belgesi tamamlandıktan sonra, her bir bölümün yöneticileri, bütçe tahsislerine devam ederken, sarf malzemeleri, baskı maliyetleri ve bordro gibi isteğe bağlı harcamalardan sorumludur. Giderleri bütçedeki her bir satıra göre izlemek için bir finansal sisteme ihtiyacınız vardır. Her yöneticinin bütçesine bağlı kalması, karlılığınızı ve şirket olarak finansal pozisyonunuzu etkileyecektir.
karşılaştırma
Ölçüm sistemini kullanarak, fiili harcamaları bütçelenmiş harcamalarla karşılaştırıp bütçe belgesinde satır satır sıralayarak elde edersiniz. Fazla harcama olup olmadığını ve şirketin nerede ortaya çıktığını belirlemelisiniz. Belli bölümlerin fazla harcama yapması gerekebilir ve bütçe kontrollerini düzeltmeleri gerekebilir veya bu bölümlerin yöneticilerinin, işletme yılındaki fiyatları arttıran bir tedarikçi gibi beklenmedik maliyetleri açıklayarak aşırı harcama durumlarını haklı çıkarması olabilir.
Kontrol
Her bir departmanın tahsis edilen bütçesinin içinde veya üzerinde nasıl harcadığını inceledikten sonra harekete geçmek zorundasınız. Bir departmanı harcamalarını artırmak veya azaltmak için almak için yaptığınız herhangi bir işlem kontrole eşittir. Aşırı durumlarda, menajerlerin harcamalarını dizginleyemediği ve bütçelerine bağlı kalamayacağı zaman, bütçe kontrolünü elinizden alabilirsiniz. Yıllık bütçe belgesine göre yapılan tüm harcamalar bir firmanın stratejik hedeflere odaklanmasını sürdürmesine yardımcı olmaktadır.
