Denetim, kuruluşun beklenen standartlara ne ölçüde uyduğunu onaylamak için bir şirketin operasyonlarının bir yönünün objektif bir analizi ve incelenmesidir. Denetimlerin farklı amaçları olabilir. Finansal denetim, doğru olduklarından emin olmak için bir şirketin finansal kayıtlarına bakar. Şirketin geçerli düzenlemelere veya yasalara uymasını sağlamak için bir uygunluk denetimi tasarlanmıştır. Çoğu durumda, bir denetim, en doğru, nesnel ve güvenilir sonuçları sağlamak için tasarlanmış birkaç adım veya aşamadan oluşur. Belirli bir denetim süreci, ne tür denetim yapıldığına ve denetçinin çalışmasını ne tür standartlar belirleyeceğine bağlı olacaktır.
Bildirim
Denetimler, denetlenen şirkete veya kuruluşa bir tür bildirim verilmesiyle başlar. Bilgilendirme mektubu, genel olarak denetimin amacını, ne zaman yürütüleceğini ve denetçilerin şirketin liderleriyle birlikte zamanlamak istediği bir ilk toplantının tarihini ve saatini belirtir.
Bildirimde, denetçinin incelemek istediği belgeleri de listelenecektir. Bir şirket için bu, ana sözleşmeyi, herhangi bir yönetim kurulu toplantısının kaydedilmiş tutanağını, organizasyon şemasını, yazışmaları, satış kayıtlarını ve daha fazlasını içerebilir.
Planlama Süreci
Bildirim gönderildikten sonra, denetçinin denetimi planlaması biraz zaman alacaktır. Bu, o toplantı için uygun stratejiyi ve takip eden saha çalışmasını oluşturmak için örgütsel liderlik ile toplantıdan önce yapılır. Denetçilerin, bu alanları analiz etmek için sorgulamanın ve endişenin kilit alanlarını ve incelemek istedikleri belirli bilgileri tanımlamaları gerekir. Bu ayrıca şirkete istenen belgeleri toplaması için zaman kazandırır.
Ilk görüşme
Planlama aşaması genellikle şirketin üst yönetimi ile denetçiler arasında bir ilk toplantıya yol açar. İdari personel de mevcut olabilir. Toplantının amacı, denetçilere süreci açıklama fırsatı vermenin yanı sıra kuruma sahip olabileceği her türlü pratik, stratejik veya zamanlama endişesini dile getirme şansı vermektir.
saha çalışması
Saha çalışması ilk aktif denetim aşamasıdır. Daha ayrıntılı bir program genellikle denetçinin varlığının iş için rahatsız edici olmaması için hazırlanır. İş prosedürlerini ve uygulamalarını araştırmak için kilit çalışanlarla görüşmeler yapılabilir. Denetçiler ayrıca, şirketin belge oluşturma ve saklama uygulamalarının sağlam olduğundan emin olmak için örnek belge kontrolleri yapabilir.
Saha çalışması, denetimin boyutuna ve kapsamına bağlı olarak birkaç denetçi veya daha büyük bir ekip tarafından yapılabilir.
İletişim
Saha çalışması şirket bünyesinde yerinde bulunan denetim ekibi tarafından gerçekleştirilirken, prosedürleri netleştirmek ve gereken belgelere uygun erişimi sağlamak için ekibin şirket denetçisi ile düzenli iletişim içinde olması gerekir.
Taslak Denetim
Denetim ekibi saha çalışmasını ve doküman incelemesini tamamladığında, denetçiler bir taslak denetim raporu hazırlar. Bu belge, denetimin amacını, denetçilerin kullandığı prosedürleri, gözden geçirilen belgeleri ve denetimin bulgularını detaylandırır. Ayrıca, muhtemelen çözülmemiş sorunların ön listesini de içerecektir. Taslak rapor, gözden geçirme ve önerilen revizyonlar için ekip arasında dağıtılır.
Yönetim yanıtı
Denetim ekibi denetim raporunda son revizyonları yaptıktan sonra, nihai belge gözden geçirilmesi ve yanıtlanması için yönetime verilir. Denetim dokümanı genel olarak yönetime, her bir bulguya ve sonucuna, belirtilen sorunlara uyup uymadığını, gözlenen herhangi bir sorunu veya eksiklikleri ve tüm sorunların çözüleceği beklenen tarihi düzeltme planını kabul edip etmediğini belirterek yanıt vermesini ister.
Toplantıdan Çık
Resmi olarak nihai denetim raporuna eklenebilecek olan yönetim tepkisini takiben, mevcut herhangi bir gevşek ucu kapatmak veya soruları yanıtlamak, yönetim tepkisini tartışmak ve denetimin kapsamını ele almak üzere denetlenen şirket ile resmi bir çıkış toplantısı düzenlenebilir.
Denetim Raporunun Dağıtımı
Kesinleşmiş denetim raporu, varsa denetlenen alanın içi ve dışı dahil tüm gerekli paydaşlara dağıtılır.
geri bildirim
Son olarak, denetlenen şirket denetim raporunda önerilen değişiklikleri uygular, ardından denetçiler bu değişikliklerin belirlenen sorunları veya sorunları ne kadar iyi çözdüklerini inceler ve test eder. Şirket ile denetçiler arasındaki geri bildirim, tüm sorunlar çözülene ve bir sonraki denetim döngüsü başlayana kadar devam eder.
