Bir işletme mektubu, mektup içindeki bilgileri devam ettiren veya daha iyi anlaşılması için ek ayrıntılar sağlayan ekleri içerebilir. Ek terimi genellikle ek terimi ile değiştirilir. Benzerliklerine rağmen, hepsi aynı değil. İkisi arasındaki farkları anlamak ve bunları iş mektuplarınızda nasıl alıntılayacağınız daha profesyonel görünecek ve size rekabet avantajı sağlayacaktır.
İpuçları
-
Bir iş mektubunda bir eki veya eki alıntı yaparken, ekli dosyayı veya belge adını parantez içinde not edin.
Ek vs Muhafaza
İlk olarak, ekler ve ekler arasındaki farkı anladığınızdan emin olun. Her ikisi de daha fazla bilgi ve ek kaynak sağlamanıza izin verirken, farklı şeyleri temsil eder.
Adından da anlaşılacağı gibi, ek bir mektuba eklenmiş bir belge veya dosyadır. Önemli noktaları vurguladığı, daha fazla bilgi sunduğu veya ifadenizi desteklediği için mektubun bir parçası olarak kabul edilir. Mektubu yazarken, ekli belgelere bakın. Örneğin, bir sözleşme ekleyebilir ve neyin gerektirdiğine ilişkin bilgiyle birlikte mektupta belirtebilirsiniz.
Muhafazalar ise ayrı belgelerdir. Örneğin, potansiyel bir yeni ortağa bir iş mektubu gönderiyorsanız, bir broşürü, piyasa çalışmasını veya karşılaştırma çizelgesini ekleyebilirsiniz. Mektupta bu belgeye atıfta bulunmak gerekli değildir. Seçim size kalmış.
Metin Ekleri
Metin içindeki başka bir belgeden bilgi alıntı yaparken, posta veya elektronik posta yazışmalarında parantez kullanın. Ekli dosyayı veya parantez içindeki belge adını not alın. Bir mektubun bir telefon şikayetine atıfta bulunduğunu varsayarak, atıf, aşağıdaki gibi şikayet belgesinin adını içerecektir: (Ekli: Müşteri Hizmetleri Dergisi, 1/5/2017).
Metin içi alıntılar, mektubun içeriğine ek bilgi ekler. Alıntı, e-tablo verilerini, transkriptlerini veya diğer harfleri ifade edebilir. Belgeyi tanımlayan okunması kolay dosya adları kullanın. Belge yazdırılırsa, aynı şekilde adlandırın. "Ek A" gibi alfabetik harflerle ekler atamak da kabul edilebilir.
Birden Çok Eke Nasıl Başvurulur
Eklerin metin içinde alıntılanmasının yanı sıra, mektubun sonunda ekleri okuyucunuza da hatırlatır. Sol alt köşedeki imzalayan adın altına "Ekler" yazın. Mektubun sonunda tüm eklerin adının listelenmesi isteğe bağlıdır, ancak çoğu varsa bu özellikle iyi bir uygulamadır. Bu, alıcıya ne bekleyeceği ve en çok hangi dosyaya ihtiyacı olduğu konusunda daha iyi bir fikir verecektir.
Muhafazalar Nasıl Kullanılır?
Eklere gerçek metinde sıkça değinilmemektedir, ancak bu zor bir kural değildir. Ekler iş mektubu veya not içinde belirtilmişse, ekler için açıklananla aynı yöntemi kullanın. Muhafaza örnekleri arasında bir özgeçmiş veya bir uygulama bulunmaktadır. Bu dosyalara, mektubun sonunda imzalayıcının sol alt kenar boşluğu boyunca basılı adıyla atıfta bulunulur.
Bir muhafaza için "Muhafaza" ve birden fazla için "Muhafaza" kullanın. Ayrıca, Ekler gibi içerilen toplam öğe sayısını eklemek de kabul edilebilir: 4. Mektupta bir belge belirtilmiş ancak gerçekte eklenmemişse, bunu "Ekler yok" olarak not edin.
Önerilen Hükümet Biçimi
Hükümet yazışmalarında, bazen bir iş mektubu ile bir not arasında bir ayrım yapılmaktadır. Harflerle, alıntı "Muhafaza" olarak adlandırılırken, notlar genellikle "ekler" olarak adlandırılır. Bu belgeler genellikle "Ek A" gibi atanmış bir alfabetik harfe göre metin içinde belirtilir.
"Ekler: Sayfa 2." diyerek uygun bir şekilde yapmak için ikinci bir sayfa gerekli olsa bile, tüm ekleri veya ekleri listeleyin. Başvurulan bir belge mevcut değilse, "w / o encl." Ekleyerek not edilir. alıcı tarafa belgenin mevcut olmadığını ve bu yüzden ekte yer almadığını bildirmek için. Şablon özellikleri veya benzersiz format kuralları için belirli devlet kurumlarına danışın.
