Herhangi bir çalışma grubu gibi bir yönetim kurulu da yeni bir fikri özümsemek ve düşünmek için zamana ve bilgiye ihtiyaç duyar. Bir bölüm başkanı, gönüllü, danışman veya yönetim kurulu üyesi olsanız da, yeni bir fikir sunarken bazı temel kurallar uygulanır. Kısa bir sunum yapmak, olası soruları tahmin etmek, karar vermeyi mümkün kılmak için yeterli bilgi vermek ve endişelere derhal cevap vermek teklifinizin kabulü ile reddedilmesi arasında fark yaratabilir.
Bilgileri olabildiğince net bir şekilde düzenleyin. Bu, malzemelerinizin en üstüne bir genel bakış ya da özet kağıdı sunmak anlamına gelir, bu da kurul üyelerinin sunumunuzdaki yeni fikri ve itme gücünü tek bir kısa okumayla kavramalarını sağlar. Planware.org'da gösterilen Anahat İş Planı, özet sayfanızı oluşturabilecek örnek ana konu başlıkları sunmaktadır (bkz. Kaynaklar). Önerilen fikir ve saldırı planını göstermek için onları özelleştirin. Yaklaşımınızın detaylarına uyacak şekilde tüm taslağı özelleştirin. Bir sayfalık bir özet ve iki sayfalık bir taslak ile yönetim kurulu üyelerine sorunun, araştırmanızın ve önerilen çözümlerin tam bir incelemesini sundunuz. Takip eden materyaller özeti sırasına göre konularda genişleyebilir. Bu, okurların fikrini kısa bir okumadan anlamasını sağlar ve ayrıca sunumunuzun tahta tarafından ayrılan zamana uyacak şekilde düzenlenmesine yardımcı olacaktır. Birkaç dakika verilirse özeti gözden geçirin; daha uzun bir zaman için taslağı gözden geçirin. Çok fazla zamanla, ayrıntılı olarak belirli konularla ilgilenmeye hazırsınız. Bu, hem işbirliği içinde çalışma yeteneğinizi hem de kurulun yapması gereken diğer işlere olan saygınızı gösterir.
Fikirleri çeşitli biçimlerde sunun. Konuşma yapan koç Patricia Fripp, bazılarının duyduklarını hatırladığını, ancak çoğu kişinin gördüklerini hatırladığını gözlemliyor. Fikriniz kaynak yeniden tahsisi, ek personel veya pazar payının iyileştirilmesini içeriyorsa, bu bilgiyi grafikler, çizelgeler ve şemalar ile kısaca sunmayı düşünün. Microsoft PowerPoint veya Pure-Mac'te listelenen çeşitli grafik programları gibi yazılımlar, grafik bilgilerini parlak biçimde sunmanıza izin verir (bkz. Kaynaklar). Grafik üyelerine baskı desteği sağlayın, böylece yönetim kurulu üyeleri daha sonra grafikleri ve çizelgeleri inceleyebilir.
Sunum materyallerinizdeki mantıksal soruları tahmin edin ve cevaplayın. Fikrinizin öngörülen başarısını desteklemek için maliyet tahminleri, örnek eğitim programları veya diğer verileri sağlayın. Bu alanda, soruları tahmin etmek fikrinizi saldırılara karşı korumaktan çok farklıdır. Birçok insanın fikrin işe yaramayacağını düşündüğünü yorumlamak veya mantıksal soruları itiraz olarak sınıflandırmak gibi savunma stratejilerinden kaçının.
Beklenmedik sorulara derhal cevap verin. Anketöre içgörüleri için teşekkür etmek ve o alandaki tüm verilere ya da ayrıntılara sahip olmadığınızı kabul etmek, bir hafta içinde ya da başka bir mantıksal zaman dilimi içinde cevap alacağınıza söz verebilir. İzleyin ve son tarih ile tanışın. Tüm soruları cevaplayan üyelere, sadece soru sorucuya değil, bildiriniz. Bu, endişelere karşı duyarlılığınızı ve verimli iletişim kurma arzunuzu gösterir.
Önerilere esnek cevap vermeye hazırlanın. Fikrinizin kolayca değiştirilebileceği alanları ve bunun zor olacağı alanları belirleyin.Bu, itirazlara veya endişelere cevap verme konusunda size bir adım öne geçiyor.
Karar vermeyi mümkün kılacak kadar destekleyici bilgi sağlayın. Özellikle yeni fikirlerle, kurul üyeleri, bir taahhütte bulunmadan önce bilgileri kendi hızlarında gözden geçirmek isteyeceklerdir. Bu inceleme süreci ek sorular veya endişeler doğurabilir. Materyallerin, karar alma sürecini engelleyecek kadar ezici olmadan fikrinizin tam bir ifadesini sunması gerekir. Örneğin, okuyucular, olası anket iletkenlerinin şirket adlarıyla birlikte elde ettiğiniz üç maliyet tahminine ihtiyaç duyar; ancak bu noktada, anketlerin içerebileceği soruları veya her bir şefle ilgili ayrıntılı yazışmalarınızı gözden geçirmeye hazır değiller. Başarıları ve zaman dilimleriyle ilgili kısa bir paragraf yeterlidir; Her bir şirketin ayrıntılı geçmişi, anketin yapılıp yapılmayacağına ilişkin temel bir kararın yolunu alır.
Sunuma, ilk tepkisine bakmaksızın fikrinizi değerlendirmek üzere zaman ayırdığı için teşekkür ederek sunumu bitirin. Şansınız varsa, daha fazla fikirle geri döneceksiniz ve samimi bir karşılama için mutlu olacaksınız.
