İşletmenizin sorunsuz çalışabilmesi için uygun evrakların saklanması, yıl sonunda bir gelir denetiminden kaçınmanıza yardımcı olabilir. Yine de bir gelir denetimiyle karşı karşıya kalırsanız, uygun şekilde dosyalanmış evraklar süreci kolaylaştırabilir. Yaptığınız tüm vergi uzatma işlemlerinin yanı sıra tüm alım, harcama, bağış ve banka hesap özeti makbuzlarınızı saklamak denetim sürecinde size yardımcı olabilir.
Brüt Makbuzlar
Brüt makbuzlar, mal veya hizmetlerin satışından elde edilir. Bunlar arasında kasiyer kasetler, banka teminat fişleri, makbuz defterleri, faturalar, kredi kartı makbuz fişleri ve serbest müteahhitlere ödediğiniz 1099-MISC vardır. İşletmenize gelir sağlamak için vergilerinizi daha sonra dosyalamanıza yardımcı olması için bu belgelerin saklanması gereklidir. Bir çek sırasında, bir çek gibi bir makbuzunuz yoksa, bir denetim sırasında İç Gelir Servisi (IRS) için kabul edilebilir alternatifler, çek numarası, çek tutarı, alacaklının adı ve tutarın kaydedildiği tarih olan bir finansal kurum beyanıdır. finansal kurum tarafından. Ödemenin elektronik fon transferiyle (EBT) yapılması durumunda, beyanta alacaklı adını, tutarı ve tutarın finansal kurumunuz tarafından transfer edildiği tarihi göstermesi gerekir. Kredi kartlarında, hesap özetinde belirtilen tutar, alacaklı adı ve işlemin yapıldığı tarih gösterilmelidir.
Satın Alma ve Giderler
Herhangi bir iş alımına, kredi kartı fişleri, ödemeli faturalar, iptal edilmiş çekler ve yazarkasa fişleri şeklinde bir makbuz eşlik etmelidir. Masrafınız, işletmenizin ofis mobilyaları veya bilgisayarlar gibi iyi veya hizmet olarak satılmayan bir satın alma işlemidir. Tüm bu fişleri, derhal erişebileceğiniz bir yerde saklayın.
Banka Hesap Beyanları
Mali vergi yılı için banka hesap özetleri brüt makbuzlarınız, satın alımlarınız ve giderlerinizle birlikte sunulmalıdır. Açıklamalar, işletmenin vergi yılı için ödediği ve aldığı şeyleri yedeklemektedir. Mali vergi yılı Aralık dışındaki herhangi bir ayın son gününde sona eren ardışık 12 aydır.
Bordro Vergisi İadesi
Çalışanlarınıza çek veya doğrudan mevduat olarak ödediğiniz tutar da gerekli olacaktır. Bordro vergisi beyannamesi, herhangi bir federal ve yerel vergiyi ve ayrıca bir emeklilik hesabı stopajının muhasebesini içermelidir. Çalışan bordro vergileri, IRS tarafından gereken süre olan en az dört yıl tutulmalıdır.
Kayıt tutma
IRS tarafından önerilen kayıt tutma, bir iş çek defteri tutmayı, nakit makbuzlarınızın günlük ve aylık özetini, çek ödemelerinin günlük kaydını veya günlük kaydını, çalışanların ücretlerini ve amortisman çalışma sayfasını içerir. Diğer bir IRS ipucu, iş çek defterinizi kişisel çek defterinizden ayrı tutmaktır. Bu, kişisel giderleri işletme giderlerinden ayrı tutmak için yapılır. İşletmenizle ilgili tüm kayıtları en azından IRS ve önceden verdiğiniz vergi beyannamelerinin gerektirdiği minimum tutarda tutun.
Çalışanlar
Sosyal Güvenlik numaraları, iletişim bilgileri ve I-9 ve W-4 formları ile geçmiş ve şimdiki tüm çalışanlarınızın kaydını tutmak IRS'nin bir gereğidir. I-9 formu, çalışanın Amerika Birleşik Devletleri'nde yasal olarak çalışabileceğini doğrular. W-4 formu, çalışanın ücretten ne kadar kesileceğini tahmin etmenize olanak tanıyan Çalışan Stopajı Belgesi için doldurulur.
