Bir şirketin yönetilme şekli, elde edeceği başarıları ve başarısızlıkları doğrudan etkiler. Yönetim ekibi organizasyon için sağlam ve uzun vadeli hedefler belirlediğinde, bunları başarmanın yenilikçi yollarını belirlediğinde, organizasyon bir bütün olarak motivasyona sahiptir ve bu sonuca doğru çalışmaya yönelir.
Üst yönetim ekibinin herhangi bir büyüme planını veya uzun vadeli hedefleri kabul edemediği bir organizasyon için çalıştığını hayal edin. Bu şirkete ne olurdu? Birkaç ay boyunca kendisini ayakta tutabilir, ancak planlama veya stratejik müdahalenin olmaması ölümüne yol açabilir. Benzer şekilde, üst yönetimden hiçbir yöne sahip olmamak çalışanların şirkete duyduğu güveni kaybetmesine neden olabilir. Şirketin tüm seviyeleri için stratejileri içeren organizasyon planlaması, iş başarısı için zorunludur.
Organizasyon Planlama Tanımı
Organizasyon planlama, üst yönetim ekibi şirketin kısa ve uzun vadeli hedeflerini belirlediğinde başlar. Bu hedefler net ve ulaşılabilir olacak şekilde tanımlandıktan ve geliştirildikten sonra, bu hedeflere ulaşmak için belirli stratejiler ve planlar oluşturmak önemlidir. Organizasyon planlama, çalışanlar için günlük işlerinin şirkete bir bütün olarak nasıl katkıda bulunduğunu bilmeleri ve anlamaları için bir vizyon olmasını sağlar.
Bir şirketin belirlediği hedefler, kuruluşun kaynakları içinde uygulanabilecek kadar gerçekçi olmalıdır. Yıldızlara ulaşmak iyi, ama aynı zamanda hedeflerin de ulaşılabilir olması gerekiyor. Ulaşılamayan hedeflere ulaşamamak şirket için moral bozucu olabilir. İyi bir hedef, nicel olarak ölçülebilir olmalıdır. Bu şekilde, şirket mali yıl boyunca ilerlemesini izleyerek ne kadar geldiklerini ve ne kadar ileri gideceklerini kontrol edebilir. Hedefe ulaşmak için bir mali yıl veya çeyreklik gibi bir zaman çerçevesi belirlemek de önemlidir. Bu şekilde şirket, herkesi yoluna sokmak için proje süreleri belirleyebilir.
Hedefleri tanımlamaya ve bunları başarmak için planlar geliştirmeye ek olarak, organizasyon planlaması personel ve kaynak tahsisini de kapsar.Rollerini yerine getirmek için doğru kişilerin yerinde olması ve planları da başarıyla uygulayabilmeleri için mali kaynaklar dahil gerekli kaynakların kuruluş için hazır olması gerekir.
Her kuruluş kendine özgü olduğundan, her şirket için tek bir yapı veya işe alma yöntemi işe yaramayacaktır. Bununla birlikte, etkili bir organizasyonel yapının planlanmasında her zaman belirli faktörler göz önünde bulundurulmalıdır. Şirketler, işlevsel, bölünme veya matris yapıları gibi çeşitli organizasyonel yapı seçeneklerinin güçlü ve zayıf yönlerini araştırmalı ve değerlendirmeli ve hangisinin kurumsal hedeflerine en iyi şekilde ulaşması için onları kuracağını düşünmelidir. Şirketin ayrıca büyüme modellerini ve genel planlarına nasıl uyduğunu da tahmin etmesi gerekecek. Ayrıca, kuruluşun hangi yapının en önemli operasyonel verimliliği ve işçi memnuniyetini üreteceğini görmesi gerekecektir.
Kuruluş planlaması, ister küçük ister girişimci bir işletme olsun, isterse çok uluslu bir şirketler topluluğu olsun, bir şirketin herhangi bir boyutuna uygulanabilir. Her durumda, yönetim ekibinin şirketin hedeflerini belirlemesi ve bu hedeflere ulaşmak için harcayacağı kaynaklara ek olarak, bu hedeflere ulaşmak için planlar yapması çok önemlidir.
Organizasyon Planlama Türleri
Birçoğu dört ana kategoriye ayrılsa da, organizasyon planlarının tiplerini sınıflandırmanın birçok yolu vardır: finansal, stratejik, beklenmediklik ve art arda. Her bir organizasyon planı türü işletmeye bir bütün olarak bakar, fakat belli bir alanın lensi aracılığıyla. Bu şekilde, işletmenin birçok farklı senaryoda nasıl ücretleneceğini görmek kolaydır.
Bir kuruluştaki finansal planlama, daha büyük bir gelir elde etmeyi veya işletmenin pazar payını arttırmayı amaçlar. Ayrıca, finansal planlama, şirketin gelecekte karşılaşabileceği öngörülebilir finansal sorunları çözebilir. Bir finansal planın yapılandırılma şekli şirketin seviyesine ve ulaşmak istediği hedeflere bağlıdır. Bir finansal planın önemli bir faktörü, gerçeğe dayandırılması gerektiğidir. Etkili hedef planlama gibi, finansal planın da şirketin şimdi ve gelecekte gerçek mali durumunu dikkate alması gerekir. Planın ileriye dönük olması da gerekiyor, böylelikle şirketin üstesinden gelmesi gereken olası sorunları ele alabiliyor.
Örneğin dijital pazarlama ajansı gibi küçük bir işletmeyi ele alın. Beş kişiyle, şirket bir platoda duruyor ve işi büyütecek kadar insan kaynağına sahip değil. Satışlarını artırmak, organizasyonel hedeflerinden biridir. Bununla birlikte, başka bir çalışanı işe alırlarsa, onlar için ödeme yapacak mali kaynakları yoktur. Bu kuruluş için net bir finansal planın oluşturulması, sadece ek bir kaynağın nasıl getirileceğini değil aynı zamanda onlar için nasıl ödeme yapacaklarını anlamalarına yardımcı olacaktır. Ayrıca, o yeni çalışanın olması, satışlarını büyütmelerine ve organizasyonel hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olabilir.
Diğer bir organizasyon planı ise, şirketin vizyonunun amaçlara ve hedeflere dönüştürülmesini içeren ve bunları gerçekleştirme adımlarını içeren stratejik planlamadır. Stratejik planlama yalnızca şirkete yönelik olarak değil, aynı zamanda piyasaya, endüstriye ve rakiplere de odaklanmaktadır. Bu tür bir planlama, şirketin gelecekteki fırsatlarının ve olası tehditlerin analiz edilmesini içerir. Ayrıca, kuruluşun güçlü ve zayıf yönlerini tam olarak bilmenizi gerektirir. Stratejik planlama ayrıca, rakiplerin pazarda kim olduğunu ve kesin olarak kuruluşun güçlü ve zayıf yanlarının ne olduğunu anlamayı gerektirir. Genel olarak pazar ve ekonomi hakkında gerçekçi bir görüşe sahip olmak da zorunludur.
Dijital pazarlama ajansı söz konusu olduğunda, örneğin, stratejik vizyonlarının bir kısmı, öncü materyallerin kopyalanması gibi yeni bir hizmet sunmak olabilir. Eğer işletme çoğunlukla bu noktaya kadar web tasarımı ve çevrimiçi reklamcılık üzerine yoğunlaşıyorsa, sektörde ne kadar işe yaradığını anlamak için metin yazarlığı alanında kapsamlı bir araştırma yapmaları gerekecektir. Rakipleri bir hizmet olarak metin yazarlığı sunarsa, o zaman da teklif etmeleri yerinde olabilir. Ayrıca, metin yazarlığı hizmetlerini rakiplerinden ayırmak için bir yola ihtiyaçları olabilir.
Birçok kuruluş, normal alemin dışındaki sonuçlar için acil durum planları da oluşturur. Bu tür bir organizasyon planlaması, şirkete yönelik potansiyel riskleri azaltmaya yardımcı olur ve hatta potansiyel olarak yıkıcı etkileri olabilecek olaylardan kaçınmalarına da yardımcı olabilir. Sağlam bir acil durum planı araştırılmış ve şirket üzerinde olumsuz etkileri olabilecek gerçekçi senaryolar sunmakta ve şirketin bu senaryoda uygulayabileceği adım adım bir çözüm sunmaktadır. Acil durum planlaması bir kuruluşu çöküşten kurtarabilir ve geçiş zamanlarında büyümesine yardımcı olabilir.
Dijital pazarlama ajansı için olası feci bir senaryo, gelirlerinin yüzde 50'sinden fazlasını sağlayan en büyük müşterisinin rakiplerinden biriyle imza atmaya karar vermesi olabilir. Bu durumda, şirket gelirlerinin büyük bir bölümünü kaybeder. Değiştirmenin bir yolunu bulamazlarsa, iflas ilan etmek zorunda kalabilirler. Bir acil durum planı, bu durumda, bu müşteriye şirketle geri getirme, diğer kanallardan gelirlerini arttırma veya hatta kısa vadeli rahatlama için borç alma yollarını da içeren yollar da dahil olmak üzere olası çözümler sunacaktır. Dijital pazarlama ajansı, en büyük müşterileri ayrılırsa zaten bir plan uygulayarak, kriz modundayken bir plan bulmaya çalışmakla zaman kaybetmek yerine, problemlerini çözmeye çalışmak için çalışma hakkına sahip olabilir.
Arka arkaya planlama, organizasyon planlamasının bir başka etkili yoludur. Bu, organizasyondaki kilit bir oyuncu ayrıldığında ortaya koyacak bir strateji geliştirmeyi içerir. Karar verme yönetimi rolündeki bir kişi, planlanan veya planlanmayan herhangi bir nedenden ötürü organizasyondan ayrılırsa, şirket bir bütün olarak raydan çıkarılabilir. Doğru liderliğe sahip değillerse, örgütsel hedeflerini yerine getiremeyebilirler. Birbiri ardına planlama, sadece halefi adlandırmaktan fazlasını içerir. Bu, kişinin ihtiyaç duymadan önce liderlik pozisyonunu doldurması için eğitilmesi ve tımar edilmesi anlamına gelir. Bu şekilde, halefin hız kazanması için gecikme süresi kalmaz ve kuruluş her zamanki gibi iş yapmaya devam edebilir.
Örneğin, dijital pazarlama ajansının lider web geliştiricisi aniden ayrıldıysa, şirket mevcut projelerini veya yeni projeleri yerine geçene kadar tamamlayamayabilir. Küçük bir işletme için bu, kapılarını kapatmak zorunda kalabilecekleri anlamına gelebilir. Bir art arda planla, rol almak için küçük bir geliştiriciyi eğitiyor olabilirler. Eğer o kişi zaten karar verme pozisyonu için tımar edilmişse, o zaman ajans, müşterilerine hiçbir hıçkırık olmadan hizmet vermeye devam edebilir.
Organizasyon Planlamasını Neden Kullanmanız Gerekiyor?
Doğru organizasyon planlaması, şirketin tüm potansiyeline ulaşmasını sağlar. Şirketler sistematik bir yaklaşım kullanarak nereye gitmek istediklerini belirleyebilir ve oraya ulaşmak için kullanabilecekleri adımları uygulayabilir. Bir kuruluş büyümeyle ilgileniyorsa ve oraya nasıl gideceğini tam olarak bilmiyorsa, organizasyon planlaması hem hedeflerini tanımlamak hem de onlara ulaşmak için atmaları gereken adımları belirlemeye yardımcı olabilir.
Organizasyon planlama, şirketlerin kilit kararlar almalarında stratejik olmalarına yardımcı olur. Daha büyük şirket hedefleri mevcut olduğunda, stratejik bir yöntem kullanırken belirli kararlara varmak daha kolaydır. Benzer şekilde, organizasyon planlaması şirketlerin güçlü yönlerini geliştirmelerine yardımcı olabilir. Örgütün üstünlük kazandığı belirli alanlar varsa, işi büyütmek için daha fazla oynamak için akıllıca davranmak gerekir. Spektrumun diğer ucunda, bir organizasyonun planlamadaki zayıflamaları kullanarak bir kurumun zayıf yönleri iyileştirilebilir. Finansal ve acil durum planlamasının unsurları, bir işletmenin zayıf yönlerinin üstesinden gelmede önemli bir rol oynayabilir.
Şirketi başarı için ayarlamak, organizasyon planlamasını kullanmaları için temel nedenlerden biridir. Gelişen planlar ve süreçler sayesinde şirket sürekli uygulanan prosedürleri geliştirmek için çalışabilir. Şirketin çalışma şeklini iyileştirmek, onlara işlerini de artırabilecek rekabet avantajı kazandırmaya yardımcı olur.
Organizasyon Planlama Nasıl Geliştirilir
Bir şirketin organizasyon planlama yöntemi yoktur. Çoğu zaman, bir şirket kendileri için neyin işe yaradığını bulmak için farklı organizasyon planlama yöntemleri uygulamak zorundadır. Organizasyon planlamasının iyileştirilmesi sürekli bir iştir, çünkü şirket büyüdükçe ve değiştikçe, şirketin yeni gereklilikleri karşılamak için değişmesi gereken planları da yapar.
Dürüstlük ve açıklık organizasyon planlamasının önemli yönleridir. Kuruluşun nasıl çalıştığı hakkında net ve objektif bir görüşe sahip olmak çok önemlidir. Bu şekilde, kuruluşun karşılaştığı olası sorunları veya tehditleri veya şirket içinde görünen belirli zayıflıkları belirlemek daha kolay hale gelir. Çalışanların karşılaştığı iç barikatları kaldırmak, onların eldeki göreve odaklanmalarına yardımcı olur. Bazı prosedürler veya politikalar gibi iç barikatlar kaldırılınca, çalışanlar kuruluşun zayıf yönlerini iyileştirmek için çalışabilir.
Organizasyon planlamasını iyileştirmeye çalışırken, planın performansını ölçmek için bir dizi ölçüme sahip olmak zorunludur. Metrikler büyük değer sağlayabilir ve işin temel unsurları hakkında karar vermede yol gösterici olabilir. Yönetim, kurumun çabalarına odaklanması gereken alanları tespit etmek ve ardından operasyonlara ince ayar yapmak için stratejiler geliştirerek, şirketin genel performansını daha iyi hale getirmesi için verileri kullanabilir.
