Verimli bir iş yürütmek için evrak işlerini takip etmek önemlidir. Sözleşmeler. Teklif. Faturalar. Bono. Lisanslar. 21. yüzyılda bile, çoğu evrak dijital olduğunda, idari işlemlerinizi sorunsuz bir şekilde sürdürmek için dosya yönetimi hala gereklidir. İşle ilgili belge yönetimi ilkelerinin çoğu, dijital dosyalama sisteminizin dizüstü bilgisayarınızda veya bulutta olmasına rağmen aynı kalır.
Dosya Yönetimi İlkeleri
İyi dosya yönetiminin temel yasası, sistemin belgeleri bulmanızı kolaylaştırmasıdır. Olmazsa, herhangi bir kullanımı yoktur.
İyi bir belge dosyalama sistemi, ister çelik bir dolapta isterse bulutta olsun, dosyalamayı daha az sıkıcı ve zor hale getirmelidir; sadece bu ayki satış raporunun hangi dosyanın girdiğini bulmak için birkaç dakika harcamanız gerekmiyor. İstediğiniz bilgiyi almak da kolay olmalı. İyi dosyalama insanlara bağlı değildir: eğer idari asistanınız veya BT görevliniz istifa ederse, bunların yerine konması sistemi anlayabilmelidir. Dosya kategorileri açık ve net bir şekilde tanımlanmalıdır. Sistem etkin olmayan kayıtları tanımlamayı ve temizlemeyi kolaylaştırmalıdır.
Esneklik, özellikle yazılım için de önemlidir. İşinizi tek bir satıcıya veya belirli bir bilgisayar platformuna kilitleyen bir belge dosyalama sistemi, yolun aşağısında bir sorun yaratabilir.
Sistem aynı zamanda büyümeyi kaldırabilmelidir. İşiniz büyüdükçe, yeni müşteriler eklerken ve personeli genişlettikçe dosyalar kaçınılmaz olarak toplanır. İyi bir sistem, ihtiyaç duyduğunuzdan daha fazla veri ve belge depolama işleyebilir.
Dosya Yönetiminin Yararları
İyi işletme doküman yönetimi, işletmeniz için somut faydalar sağlayabilir. Daha hızlı dosyalama ve geri alma, zaman kazandırır ve personeli daha verimli ve üretken kılar. Eğer bir sistem yanlış dosyaları azaltırsa, bu zamandan ve problemlerden tasarruf etmenizi sağlar. Bu, özellikle mahkemeye çıkacaksanız veya bir denetimden geçerseniz geçerlidir: Anahtar belgelerin kullanışlı olmaması mutsuz bir sonuca yol açabilir.
Verimli, iyi düşünülmüş bir sistem, dosyalama ekipmanı satın almanızın sayısını ve saklamak için ihtiyaç duyduğunuz alanı azaltır. Ayrıca dosyalamak için yeni personel yetiştirmeyi kolaylaştırır.
Dijital ve Basılı Kopya
Dijital bir dosya yönetim sistemi kullanmak önemli avantajlara sahiptir. Dijital dosyalama, evrakları daha hızlı bir şekilde sağlayabilmeniz için anahtar kelimelere göre arama yapmanızı mümkün kılar. İyi bir sistemin başka avantajları vardır:
- Kelime işlem dosyaları, e-postalar ve PDF'ler gibi çeşitli belge türlerini depolayabilir.
- Gizli belgelere erişimi kısıtlar.
- Kimin hangi belgeyi okuduğunu izler.
- Herhangi biri değişiklik yaparsa, onları takip edebilirsiniz. Gerekirse, bunları geri alabilirsiniz.
- Eski belgelerin ne zaman silinebileceğini kontrol etme.
- Cep telefonları ve diğer mobil cihazlarla belgelere erişmek ve bunları düzenlemek kolaydır.
Bununla birlikte, bazı belgelerin taranması ve sayısallaştırılması durumunda bile, basılı belgelerde kalmanız gerekir. Düzenlemeler çoğu zaman sadece siber alanda değil, işletme lisanslarının kopyalarını ve kağıda izinleri almanızı gerektirir. Basılı kopyalarda tutulmaya değer olabilecek diğer belgeler arasında yıllık raporlar, "iş yapmak" sertifikaları, sigorta belgeleri ve senetler yer almaktadır. Çalışma alanınıza bağlı olarak, uğraşmanız gereken doküman depolamaya ilişkin özel düzenlemeler olabilir.
Fiziksel belgeler yangın, deprem, kasırga veya sadece ofisi kıran ve su basan bir borudan zarar görebilir. İşletmeniz bunu önlemek için adımlar atmalıdır:
- Belgeleri temiz, güvenli, çevreye duyarlı ve yangına dayanıklı kaplarda saklayın.
- Dijital, mikrofiş veya fotokopilerden yedek kopyalar alın.
- Kopyaları tesis dışında saklamak için bir yer bulun, böylece bir yangın veya başka bir felaket varsa, orijinalleri ile aynı kaderi paylaşmazlar.
- Yedekleme depolama konumunuz bir felaketten sonra erişebileceğiniz bir konum olmalıdır. Bulut depolamanın bir avantajı, İnternet'in hala çalıştığı her yerdeki bilgilere erişebilmenizdir.
Kayıtlarınızı Endeksleme
Bir dosyalama sisteminden en iyi şekilde yararlanabilmek için etkin bir şekilde indekslenmesi gerekir. Standart kategoriler, örneğin vergileri, sözleşmeleri, müşteri yazışmasını, davaları, ödenecek hesapları ve alacak hesaplarını içerebilir. Makaleniz ve dijital dosyalarınız aynı indeksleme şemasını takip etmelidir. Bu, çalışanları evrakların nerede bulunacağını bilmeleri için eğitmeyi kolaylaştıracaktır.
Belge İmha Kuralları
Dosya yönetim sisteminizi planlarken, iyi bir belge saklama zamanlamasına veya dosyaları ne kadar süre saklayacağınıza ilişkin yönergelere uymanız gerekir. Dijital bir dosyalama sistemiyle bile, bu önemlidir: işiniz devam ederse ve büyümeye devam ederseniz, sonunda "ham madde sözleşmesi" veya benzeri bir şey aradığınızda düzinelerce eski belge ortaya çıkabilir.
Belge saklama zamanlamanızın hem yasal hem de iş gereksinimlerini dikkate alması gerekir. Vergi beyannamenizle ilgili, örneğin, işletme satın alımlarını gösteren kredi kartı faturaları gibi belgeleriniz varsa, IRS, beyanı gönderdikten en az üç yıl sonra saklamanız gerektiğini söyler. IRS normalde geriye bakıp sizi denetleyebilir. İstihdam vergi kayıtlarını dört yıl boyunca saklayın ve yedi yıl boyunca kötü bir borç gideri talep eden getirileri iade edin.
Farklı kayıtlar için farklı kurallar uygulanır. Çevresel uyumluluk, Menkul Kıymetler ve Borsa Komisyonu dosyaları, federal ve eyalet iş güvenliği kuralları ve ayrımcılık davaları ile ilgili dosyalarınız olabilir. Her düzenleyicinin kendi gereksinimleri vardır. Ayrıca düz işletme kayıtları için bir politikaya ihtiyacınız vardır. Örneğin, imzaladığınız işi tamamlamadan önce bir sözleşmeyi silmek istemezsiniz. Devam eden dava ile ilgili kayıtlar, şirketinizin yararına olsa bile imha edilmemelidir.
Hangi kayıtların tutulması gerektiğini ve ne kadar süre tutulacağını bilmek sizin sorumluluğunuzdadır veya programı kim çalıştırıyorsa o sizin sorumluluğunuzdadır. Kayıtları kim yönetirse şirket politikasını bilmeli ve tüm astlarını eğitmelidir. Düzenli çalışanların da bazılarını bilmeleri gerekir. Bir çalışan, arşivlenmesi gereken bir e-posta gönderiyor veya alıyorsa, gerekliliği anlamak için yeterli eğitim almaları gerekir.
Fiziksel belgeler için, parçalama en üst düzeyde güvenli bertaraf düzeyi sağlar. Dijital dosyalar için, onları kurtarmanın ötesinde silen prosedürlere ihtiyacınız vardır. Hangi kayıtları elden çıkardığınızı ve ne zaman imha ettiğinizi izlemeye devam edin.
Güvenlik ve Gizlilik
Büyük kesmeler ve veri ihlalleri, 21. yüzyıl yaşamının rutin bir gerçeğidir. Bu önemsiz oldukları anlamına gelmez: bir veri ihlali itibarınızı incitebilir, paranıza mal olabilir veya bir dava veya para cezası dalgasını tetikleyebilir. Şirket içinde sızan bilgiler bile sorun yaratabilir. Bazı federal yasalar, örneğin çalışanın tıbbi bilgilerini gizli tutmanızı gerektirir. Diğer çalışanlar gizli kayıtlara erişebiliyorsa, yasal bir acı dünyasına girmiş olabilirsiniz.
Dosya yönetim sisteminizi kurmanın bir parçası olarak, bir güvenlik ve gizlilik politikası uygulamanız gerekir. Çalışanların belgeleri görebilmesi, bilmesi gereken bir temelde olmalıdır. Erişim, çalışanlara gizli belgelere bakmamalarına güvenmek yerine, bir yetkilendirme sistemine dayanmalıdır.
Birden fazla çalışan aynı proje üzerinde çalışırken belgeleri çevrimiçi olarak paylaşmak yaygındır. Gizli bilgilerin ortaya çıkması için başka bir güvenlik açığı penceresi açılır. Dosya şifreleme veya Dropbox gibi bir dosya paylaşım sistemi kullanmak sızıntıları önlemeye yardımcı olabilir.
Bu, eski, gereksiz dosyaları parçalamak veya silmek için başka bir nedendir. İşletmenize yararı olmasa bile, eski çalışanları veya dışarı çıkmalarını takdir etmeyen müşterileri hakkında gizli bilgilere sahip olabilirler.
Hangi kuralları alırsanız alın, tüm çalışanları yalnızca verilerin nasıl dosyalanacağı ve alınacağı konusunda değil aynı zamanda gizlilik kuralları ve kayıtların tutulması zamanlaması konusunda da eğitmek önemlidir.
