Telefonlarda ve internette bile, bazen iş amaçlı eski moda bir mektup göndermeniz gerekir. İşletme hesap kayıtlarınızı bir harfle güncellemek etkilidir; çünkü harflerin unutulması (telefon görüşmeleri gibi) ve daha az göz ardı edilme olasılığı (e-postalar gibi) daha düşüktür. Ayrıca kullanışlı bir kağıt izi sağlarlar. Kayıtlarınızı bir harfle güncellemeniz gerekirse, tüm tabanlarınızı kapsadığından emin olmak için birkaç ipucunu izleyin.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Yazıcı
-
kâğıt
-
fotokopi makinesi
-
Zarf
-
Kaşe
Güncellenen bilgilerinizi doğru kişinin aldığından emin olmak için mektubu ilgili departmana gönderin. Örneğin, çek defterinizi veya banka kartı numaranızı değiştiriyorsanız, mektubunuzu ödenecek hesaplar bölümüne gönderin. Adresinizi değiştiriyorsanız, mektubunuzu "müşteri kayıtları" olarak yazın. İsteğinizin hangi departmanla görüşmesi gerektiğinden emin değilseniz, şirketi arayın ve mektubunuzu yazmadan önce isteyin veya şirketin web sitesindeki bilgileri arayın.
Hem şirket kayıtları hem de kendi kişisel kayıtlarınız için mektubun en üstüne tarih ekleyin. Örneğin, hizmetlerinizin belirli bir tarihten itibaren iptal edilmesini veya küçültülmesini talep ediyorsanız ve şirket isteğinizi zamanında işleme koymazsa, ödeme isteğinizin bir kopyasını aldığınız için ödeme yapılmaması için nedenleriniz vardır.
Hesap numaranızı ekleyin. Bu, isteğinizi işleme koyan kişinin hesabınızı bulmasına ve isteğinizi daha hızlı yerine getirmesine yardımcı olur.
Eski bilgilerinizi ekleyin. Örneğin, telefon numaranızı taşıyor veya değiştiriyorsanız, "bu benim eski adresim" veya "bu benim eski telefon numaram" harfini yazın. Şirket, kayıtlarınızı güncellemek için hesabınızı almak için bu bilgilere ihtiyaç duyabilir.
Yeni bilgilerinizi ekleyin. "Bu benim yeni adresim" veya "bu benim yeni telefon numaram" yazıyor. Güncellenen bilgilerinizi kalın yazı tipine veya daha büyük bir yazı tipine koymak isteyebilirsiniz, böylece isteğinizi işleyen kişi bilgiyi bulmak için kolay bir zaman alabilir.
İade yazışmaları isteyin. Bilgilerinizin güncellendiğini bildiren bir mektup gönderilmesini isteyin. Onay mektubunuzu aldığınızda, kayıtlarınız için güvenli bir yerde saklayın.
Göndermeden önce mektubun bir kopyasını alın, sadece yeniden göndermeniz veya daha sonraki bir tarihte başvurmanız gerekebilir.
