Herhangi bir iş için fatura doğrulaması gereklidir; Alınan veya ödenen veya alınan miktarlarla faturalanan çapraz kontrol ücretlerini içerir.Muhasebe sistemlerinin çoğu otomatiktir, ancak faturaların manuel olarak doğrulanması için gerekli olabilecek zamanlar olabilir. Küçük işletmeler, çalışanın sahtekârlığını azaltmak için bir kontrol ve denge sistemi olduğu sürece çalışan tüm faturaları manuel olarak doğrulayabilir.
Gelen faturalar
Bir çalışan geldiğinde faturaları derlemeli, satıcıya göre ayırmalı ve eter kişisel olarak doğrulamalı ya da bireysel hesaptan sorumlu çalışana iletmelidir. Bir faturanın geçerli olup olmadığı çeşitli faktörlere bağlıdır, bu nedenle her birinin doğru yerde olmaları önemlidir. Bir çalışan daha sonra her bir öğeyi kontrol etmeli, faturayı kaydetmeli ve faturayı ödeme için iletmelidir. Faturaları doğrulamaktan sorumlu kişiler hiçbir zaman ödeme için fonlara erişemezler.
Giden Faturalar
Giden tüm faturalar postalamadan önce doğruluk açısından kontrol edilmelidir. Bir kişi veya departman, satış ve servis ücretleri, tahsis edilmiş işçilik maliyetleri ve belirli bir iş için kullanılan malzeme ve malzemelerin dahil olduğu eşyaların girmesinden sorumlu olabilir. Müşteri faturasını doğru faturalandırma yoluyla artırmak ve fatura düzeltmelerinden kaynaklanan işçilik giderlerini azaltmak için her bir fatura ilişkili müşteri hesabı ile kontrol edilmelidir.
Ödemeler
Faturalar doğrulandıktan sonra, ödeme işlemi için bir kişiye veya departmana transfer edilir. Faturaların onaylanmasından sorumlu olan bireyin ödeme fonlarına erişimi bulunmaması kesinlikle şarttır. Bu kontrol ve bakiye sistemi, çalışanların çek kurma, var olmayan veya tahrif edilmiş faturaları ödeme veya başka dürüst olmayan uygulamalar yapma imkânına sahip olmamasını sağlar.
tablolar
İfadeler ulaştığında veya gönderildiğinde, doğruluğu sağlamak için her müşteri veya satıcı faturası ile karşılıklı olarak kontrol edilmeleri gerekir. Kesinlikle el ile çalışan işletmelerin etkin bir dosyalama sistemi uygulaması gerekir; Gerekirse tüm faturalar kopyalanmalı ve müşteri veya satıcı adı altında dosyalanmalıdır. İfadeler ulaştığında, ayrı bir kişi veya departman, her bir masrafın ve ödemenin iadede tam olarak göründüğünü doğrulamalıdır. Beyan doğrulama departmanını faturadan ve ödeme departmanlarından ayırmak daha fazla doğruluk sağlar ve dürüst olmayan davranışları engeller.
