Makbuzun öncelikli amacı müşterilere veya bağışçılara bilgi sağlamak, satın alımları belgelemek ve iç muhasebeye yardımcı olmaktır. Hem kar amacı gütmeyen hem de kar amacı gütmeyen kuruluşların müşterilere makbuz vermeleri için sebepleri var.
Müşteri Bilgileri
Makbuzlar müşterileri ile etkili bir iletişim aracı olarak hizmet vermektedir. Öncelikle, kalemlenmiş ürünler ve hizmetler, birim fiyatlar, alt toplamlar, vergiler ve toplamlar dahil olmak üzere bir müşterinin satın alma detaylarını not ederler. Makbuz ayrıca alım kayıtlarını da gösterir; bu işlem özellikle işlemleri kaydetmek için makbuz kullanan ticari alıcılar için önemlidir. Makbuzlar ayrıca şirket politikalarını iletir ve takip anketleri için indirimler sunar.
İç Muhasebe
İşletmeler, iç muhasebe makbuzlarının kopyalarını tutarlar. Makbuzlar, satışların ve gelirlerin doğru bir şekilde izlenmesini sağlar. Belirli işlemlerin ayrıntıları hakkında bir soru ortaya çıktığında, şirketin defter tutma veya muhasebe departmanı makbuzlara başvurabilir. Ayrıca, bir işletme vergi iadeleri hakkında bir İç Gelir Servisi denetimi ile karşı karşıya kaldığında, makbuzlar satış işlemlerinde değerli belgeler olarak görev yapar. Bir makbuz ayrıca muhasebe ve finansal raporlama için kullanılan satış veya ödeneklerdeki indirimleri de belirtir.
İade ve Borsalar
İade ve değişim politikaları sunan şirketler genellikle sürecin bir parçası olarak bir makbuz gerektirir. Bir müşteri bir kıyafette yanlış beden alırsa veya uygun olmayan bir parça alırsa, ürünü iade etmek için makbuzu genellikle satıcıya sunar. Makbuz olmadan, yalnızca benzer fiyatlı bir ürün için öğeyi değiştirebilir. Makbuz, bir müşterinin satın alma tarihinden itibaren kaç gün içinde eşyaları iade etmesi gerektiği gibi iade politikası hakkında da önemli bilgiler iletir.
Kâr Amacı Gütmeyen Bağışlar
Kar amacı gütmeyen kuruluşlara ilişkin makbuzların amacı çok belirgindir. IRS tarafından tanınan bir 501 (c) (3) kar amacı gütmeyen kuruluşa nakit veya hediye katkı talebinde bulunmak isteyen bireyler veya işletmeler, IRS web sitesine göre normal olarak bir makbuz alır. Örneğin, Şerefiye'ye veya Kurtuluş Ordusuna bağışta bulunanların katkılarının değerini düşürmek için bir makbuz alması gerekir. Makbuzlar yalnızca vergi beyanında bulunurken hayır kurumlarına yapılan katkıların tam olarak girilmesine yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bir denetim sırasındaki katkıların dokümantasyonunu sağlar.
