Ticari faturaların uygun şekilde hazırlanması, işletmelerinize zamanında ürün veya hizmetleri için ödeme yapma olasılığını artırır. Faturalamaya ilişkin kapsamlı bir yaklaşım, daha iyi kayıtları korumanıza ve bütçenizi takip etmenize yardımcı olabilir.
Standart bir form oluşturun
İlgili tüm bilgiler için kategoriler içeren bir ticari fatura şablonu oluşturun. Doldurulabilir form, şirketinizin antetli kağıdını veya logosunu, telefon ve faks numaraları ile e-posta ve web sitesi adresleri de dahil olmak üzere iletişim bilgilerini içermelidir. Sipariş tarihini ve fatura tarihini, bir satış görevlisinin adını veya kod numarasını ve varsa yüklenicinizin lisans numarasını veya vergi kimliğini girecek noktaları ekleyin. Satılan ürünler için miktarları, açıklamaları ve fiyatları ve satış vergisi eklemek ve toplamı hesaplamak için bir satır öğesini doldurmanıza olanak sağlayan sütunlar oluşturun. Notlar için bir boşluk bırakın.
Açık ol
Satılan hizmetleri ya da satılan eşyaları sınıflandırırken, spesifik olun. Size ve alıcınıza faturanın neye başvurduğunu açıkça gösteren parça numaralarını, referans kodlarını veya açıklamaları ekleyin. Saatlik işleri yıkın ve gerçekleştirilen hizmetlerin açıklamalarını ekleyin. Bu, envanter ve iş ürününü izlemenize yardımcı olur ve müşterinin ne için ücretlendirildiğinin ayrıntılı bir listesini görmesini sağlar. Bir anlaşmazlık durumunda, fatura yanlış anlamaları giderebilir ve ödeme gecikmelerini önlemenize yardımcı olabilir. İşleme bir satınalma siparişi numarası veya alıcıdan gelen yetki kodu dahil edilmişse, bunu da ekleyin.
Çevrimiçi ol
Fatura işlemlerini daha hızlı ve daha verimli hale getirmek için ticari faturanızın elektronik bir sürümünü oluşturun. Elektronik olarak oluşturulan ve e-posta yoluyla gönderilen faturalar da, özellikle alıcı belgeyi aldığında ve açtığında izlemeniz için “bir makbuz” talep ederseniz etkili bir şekilde izlenebilir. Bu, faturanın postada kaybolmasıyla ilgili olası iddiaları önler. Kağıt fatura düzenlerseniz, derhal ödemeyi teşvik etmek için posta ücreti ödenmiş bir zarf ekleyin.
Ödeme Seçenekleri sağlayın
Ödemenin vadesi geldiğinde faturaya dikkat edin ve geç ödemeler için cezaları veya masrafları listeleyin. Çevrimiçi seçenekler, kurumsal çek, kasiyer çeki, havale veya kurumsal kredi kartı gibi faturanın nasıl ödenebileceğine ilişkin talimatları da ekleyin. Müşterinin telefonla banka havalesi veya bankamatik kartı şeklinde ödeme yapmak istemesi durumunda muhasebe departmanınıza doğrudan bir numara verin.
