Bazen politika ve prosedürlerin derlenmesi fikri çok zor görünebilir. Bununla birlikte, bu belgenin temel amacı ve amacı yardımcı olabilir. İlk adım, bu terimlerin tanımını ve onları farklı kılan şeyin ne olduğunu öğrenmektir.
İpuçları
-
Bir politika şirketin hedefine geniş bir genel bakış sağlar. Bir prosedür çalışanlara tam olarak hedefe ulaşmak için ne yapmaları gerektiğini gösterir.
Politika vs. Süreç
Bir politika ve prosedür arasındaki temel fark, personelinize ne ilettiğidir. Bir politika, şirketin bir konudaki duruşuna genel bir bakış sunar. Bir süreç veya politika, çalışanlara politikanın nasıl uygulanacağı konusunda talimatlar verir.
İşinizde herhangi bir politika özlü ve basit olmalıdır. Yepyeni bir çalışanın bile anlayabileceği net bir hedef vermelidir. Yalnızca bu yönergeleri izleyen politikalar işinizi devam ettirebilir.
Daha sonra prosedürler yürürlükteki politikaları desteklemektedir. İşlem net olmalı ve bir problemin hemen hemen tüm çeşitlerini kapsamalıdır. Örneğin, iade prosedürü müşterinin makbuzu varsa, satın alma kanıtı yoksa veya söz konusu ürünü kullanması durumunda ne yapılması gerektiğini içermelidir. Madde işaretleri ve kısa paragraflar, işlemin okunmasını ve korunmasını kolaylaştırabilir.
Takip Edilecek Bir Örnek
BT yönergeleri ve prosedürleri birçok işletmede önemlidir. Ortak bir politika, çalışanların çalışma sırasında sosyal medyaya erişmemeleri gerektiğidir. Kılavuz ilkeler, şirket çalışanlarını sosyal medyaya erişim molalarında veya çalışma işlevleri için gerekli olduğunda memnuniyetle karşıladığını söyleyebilir.
Bu politikanın uygulanmasına ilişkin prosedürler, uygunsuz bilgisayar kullanımını rapor etme yollarını ve denetim otoritesinin davranışı durdurmak için atabileceği adımları içerebilir. Bu raporların izlemesi gereken komut zincirini ve çalışanların politikayı ihlal etmeye devam ederse ne bekleyebileceklerini ana hatlarıyla belirleyebilirsiniz.
Kılavuz Türleri
İşinizin her alanı için prosedürler ve politikalar oluşturmalısınız.Çalışanların müşterileriyle, birbirleriyle, yönetimiyle veya ekipmanlarıyla nasıl etkileşime girecekleriyle ilgili soruları olduğunda, kılavuzlara danışmaları gerekir.
Pek çok şirket, çalışanların işte nasıl giyinmeleri, harekete geçmeleri ve performans göstermeleri için kurallar koyan çalışan davranış kuralları politikalarına sahiptir. Kapsanması gereken diğer önemli alanlar disiplin, eşit muamele, cinsel taciz, devam, iş performansı ve işyeri güvenliğidir.
Her Zaman Bire Bir Değil
Prosedürler genellikle şirket politikalarını yedekler. Ancak, her zaman bire bir süreç ve prosedür oranı yoktur. Örneğin, personelinizin yasa dışı madde kullanımından muaf olması, diğer çalışanları hiçbir zaman cinsel tacizde bulunmaması ve sicilden para alamaması gerektiğini belirten politikalar oluşturabilirsiniz. Ardından, bu davranışların herhangi bir raporunun nasıl işleneceğini kapsayan bir prosedür olabilir.
Neden Prosedürler ve Politikalar Yaratın
Çalışanlarla yapılan herhangi bir iş, işçileri yönlendirmek için politika ve prosedürlere ihtiyaç duyar. Bu kurallar, bir şirketteki herkesin aynı olaya aynı şekilde yanıt vermesini sağlamaya yardımcı olur. Bu tutarlılık, işletme sahibinin bazen uzaklaşmanıza izin verir. Çalışanlarınızın işle ilgilenebileceğini bildiğiniz zaman başka işler yapabilir ve hatta bir gün izin bile alabilirsiniz.
Ayrıca müşterilerin geri gelmesini ve pozitif bir marka imajı oluşturmasını sağlayabilir. Örneğin, her geldiklerinde farklı iade politikaları yaşayan müşteriler markanız hakkında olumsuz duygular yaşayabilir. Ancak, ne bekleyeceğini bilen müşteriler işinize güvenebileceklerini bilir.
İşinizi Koruyun
Net politika ve prosedür kılavuzlarını yazmanın bir başka nedeni de şirketinizi yasal işlemlerden korumaktır. Bunun belirgin bir örneği disiplin yönergeleridir. Çalışanların beklentilerini, disiplin süreçlerini ve personel üyelerini ne zaman görevden almanız gerektiğinin altını çizmelisiniz.
Bir çalışan politikalarınızı her ihlal ettiğinde sürecinizi takip edin. Personelinizden birisini çıkarmak zorunda kalırsanız, yanlış sonlandırma davalarını uzak tutabilirsiniz. Sürecinizi belgelemek size yasalara uygun davrandığınızı kanıtlar.
