Müşteri hizmetleri profesyonelleri, müşteri ilişkileri yönetiminde hayati bir rol oynamaktadır, çünkü bunlar genellikle bir işletme ile müşterisi arasındaki ilk temas noktasıdır. İlk izlenimler, bu aşamada olumlu tüketici duyarlılığını ve marka sadakatini arttırmak için kritik öneme sahiptir. Özellikle etik, temsilcilerin davranış şeklini etkiler ve müşteri hizmetinin önemli bir yönüdür.
Nezaket
Müşteriler, bir temsilci ile konuşmak ya da hesaplarıyla ilgili bir çağrı merkezine telefon etmek için bir mağazaya girseler de, nezaket ile muamele edilmeleri gerekir. Bu, müşterilerin ilk temastan hemen sonra karşılandıkları ve bir temsilcinin onlara yardımcı olabilmesi için kibarca beklemeleri gerektiği anlamına gelir. Ortak nezaket, müşterilerin takdir ve değerli hissetmelerini sağlayarak, hoş olmayan konukların veya rutin soruşturma yapanların kazanmalarına yardımcı olmak için uzun bir yol kat eder.
Saygı
Tüm müşterilere, basitçe bir soru soruyorlar mı yoksa bir endişeyi dile getiriyorlar mı, yoksa saygılı davranmaları gerekir. Saygı göstermek, temsilcilerin müşterilere tam dikkat gösterdiği ve diğer görevlerle meşgul olmadığı anlamına gelir. Saygı aynı zamanda konuşmaya karşı dinlemeye ve müşterilerin araya girmeden önce kendilerini tam olarak ifade etmelerine izin verir. Bir müşteri şikayette bulunmak isterse veya başka bir şikayet türü varsa, olumsuz duyguları sakinleştirmek için saygı önemlidir.
taahhüt
Genellikle, müşteri hizmetleri temsilcileri, mutsuz bir müşteriyi taahhütlerini takip ederek memnun bir müşteriye dönüştürebilirler. Bunun anlamı, bir hesap tutarsızlığının üzerinde anlaşılan bir zaman dilimi içerisinde araştırılması gerektiğinde, müşteri hizmetleri temsilcileri ayrılan geri ödeme süresi içinde yanıt verir. Müşterilere bir e-posta veya telefonla geri arama sözü verilirse, temsilcilerin müşterileri takip etmesi ve onlarla iletişim kurması gerekir. Taahhüt, fikirlerini ve satın alma alışkanlıklarını etkileyebilecek olan müşterilere olan inanç ve güveni teşvik eder.
Dürüstlük
Bir müşteriyi yabancılaştırmanın en hızlı yollarından biri, teslim edilemeyecek bir şey veya onlara yalan söyleyerek, pek çok olumsuz yankı yaratabilecek bir şey için söz vermektir. Kötü bir müşteri deneyimi, bir şirketin kötü bir itibar kazanmasına neden olmak için yeterlidir. Bir işletme bir hesap özetindeki bir hata için hatalıysa veya başka hatalar yaptıysa, müşteri hizmetleri temsilcilerinin dürüst olup olmadıklarını kabul etmesi ve farklılıkları hızlı bir şekilde düzeltmesi müşterilerin kabul etmesi durumunda daha kolaydır. Dürüstlük, bir şirketin müşteri tabanına da güven verebilir ve uzun vadede daha fazla müşteriyi elde tutmaya yardımcı olabilir.
