Yardım organizasyonu çok zaman alır, ancak yardımın başarılı olması çok tatmin edici bir başarıdır. Ancak bir şey planlamadan önce, organize edeceğiniz fayda türünü belirleyin. Sessiz bir müzayede yapıyorsanız, bağışlanan sanat eserlerine ihtiyacınız olacak; eğer müzikle ilgili bir etkinlikse, biri genellikle iki ila üç ay önceden rezervasyon yapan, yerel halkın en iyi performans gösteren yerel sanatçılarıyla iletişim kurmalıdır. Her seçim farklı lojistik sorunları ortaya çıkarır.
Ön Planlama
Kaç gönüllünün gerekli olduğunu belirleyin. Hazırlanması, servis edilmesi ve parçalanması gereken ayrıntılı yemekler ve içecekler içeren bir gala planlıyorsanız, rakamlar katlanarak artar.
Bir mekan seçin. Toplu taşıma araçlarına yakınlık gibi, katılımı etkileyen faktörleri dikkate alın. Üç veya dört seçenek içeren kısa bir liste yapın.
Ne kadar para toplanacağını ve hedefe nasıl ulaşılacağını belirleyin.
Ayrıntıları Yetkilendirme
Seçilen mekândan ve katılımcı sanatçılardan taahhüt alın. Olay ne kadar karmaşık olursa, planlamanız gereken mesafe o kadar ileride; iki ila altı ay normdur.
Etkinliğin farklı yönlerini ele almak için arkadaş, iş arkadaşı ve iş tanıdıklarından oluşan bir komite toplayın. Planlamayı takip etmek ve son dakika sorunlarına dikkat çekmek için haftalık toplantılar planlayın.
Kapı ödüllerinden yiyecek ve PA sistemlerine kadar, fayda ile ilgili masrafları karşılamaya yardımcı olmak için sponsorlar arayın. Çoğu sponsor, promosyon karşılığında hizmetleri değiştirir.
İlk birkaç ay içerisinde komitenizi, sponsorunuzu ve mekan dizinizi düzenlemeye çalışın. Gönüllü aramaya başla.
Sözün Çıkması
Yarar üzerine bir ileri hikaye yapmak hakkında basın temaslarına yaklaşın. Alan mevcut değilse, ayrıntıları gösteren yarım sayfa basın bildirisi göndermeye hazır olun. Yerel radyo istasyonunuzla etkinlik sitesinden canlı bir uzaktan yayına kontrol edin.
Gönüllüler bayrağını ya da koymak için el ilanları, el ilanları ve afişler de dahil olmak üzere uygun ekran malzemeleri hazırlayın. El ilanları ve afişleri yasal olarak nereye yapıştırdıklarını bildiklerinden emin olun.
Yararı ile ilgili soruları cevaplamak için bir web sitesi yerleştirin. Büyük sponsorları, etkinlik dizisini ve etkinlikleri ve kaynak yaratmanın nasıl gerçekleştiğini dahil edin.
Başarı Üzerine Düşünmek
Neyin işe yarayıp yaramadığını tartışmak için olaydan sonra komitenize oturun. Sponsorlarınızı takip edin ve geri bildirimlerini alın.
Gönüllülere teşekkür kartı veya özet mektup gönderin.
Ne kadar para toplandığı, yararlanıcının nasıl çalıştığını ve - devam eden bir etkinlik oluşturduysanız - gelecek gönüllüler ve sponsorların gelecek yıl için göz atmak için bilmeleri gereken ayrıntılar dahil olmak üzere, web sitesinde ayrıntılı ayrıntıları yayınlayın.
