E-posta popülerliğe gelmeden önce, faks iletimleri hızlı bir şekilde yazılı iletişim göndermenin tek yolunu sundu. Yüzlerce veya binlerce mil boyunca birkaç dakika içinde kağıt ve çıktı sağlayabilirler. E-posta yaygınlaştığından, bazı şirketler faks makinelerini tamamen terk etti. Yine de, faksların e-posta iletişimine göre bazı avantajları vardır.
Kağıt problemleri
Faks iletimleri kağıt kullandığından ve e-posta kullanmadığından, kağıtla ilgili sorunlar faks iletişimini dezavantajlı hale getirmiştir. Yazıcılar gibi, faks makineleri de kağıt sıkışması yaşayabilir. Yazıcıların aksine, bu kağıt sıkışması, faks iletimini tamamlamak için gereken iki makineden birinde oluşabilir. Orijinal belge gönderen faks makinesinde sıkışabilir, sıkışması yeterince şiddetliyse belgeyi kullanılamaz duruma getirebilir. Alıcı tarafta, yazdırılmakta olan kağıt faks makinesinde sıkışabilir ve tüm işlemi engelleyebilir. Alıcı makine kağıdın bitmesine de neden olabilir ve bu uçtaki kullanıcı kağıdın bir süre boyunca gittiğini fark etmeyebilir. Bu gecikme zamana duyarlı iletişimin saatlerce hatta günlerce cevapsız kalmasına neden olabilir.
Bir adım süreci
Faks iletiminin en güçlü yönlerinden biri, kişi imzalı bir belge veya yalnızca basılı kopyada bulunan bir belge ile uğraşırken ortaya çıkar. Bu kişi dokümanı bir e-posta ile göndermek istiyorsa, dokümanı bir tarayıcı veya çok işlevli yazıcı ile görüntülemesi gerekir. Kullanıcının taranan belgeyi kaydetmek için bilgisayarın sabit diskinde bir nokta seçmeden önce taranan resmi düzenlemesi gerekir. Kişi e-postayı gönderdiğinde, tarama dosyasının e-postaya eklenmesi gerekir. Buna karşılık, faks makinesini kullanan bir kişi belgeyi yalnızca makineye yerleştirir ve alıcı tarafa göndermek için birkaç tuşa basar.
kurgu
E-posta ile gönderilen belgeler kullanıcı tarafından düzenlenebilir, ancak faksla gönderilen belgeler düzenleyemez. İki tarafın bir proje üzerinde işbirliği yaptığı durumlarda, belgeyi düzenleme yeteneği, bu işbirliğini kolaylaştırmaya yardımcı olarak her iki kullanıcıya da hızlı bir şekilde değişiklik yapma kolaylığı sağlar. İki tarafın ters bir ilişki içinde olması durumunda, faks iletimi daha çekici olabilir. Basılı faks belgesinin niteliği, belgeyi diğer tarafa hakaret etmek veya değiştirmek için değiştirmeyi zorlaştırır.
kombinasyon
Günümüzde pek çok bilgisayar ve yazıcı hem faks hem de e-posta gönderebilir. Bu, dijital dosyaların bir bilgisayardan faks makinesine gönderilebileceği ve basılı bir belge olarak gönderilebileceği anlamına gelir. Bu bilgisayarlar ve yazıcılar, hem faks hem de e-postanın avantajlarını sağlayarak, faks makinelerinden faks iletimlerini de alabilir.
