Kararlar, kar amacı gütmeyen veya kamu sektörü kamu kuruluşunun yönetim kurulu üyeleri tarafından verilen bir karara oy vermek için kullanılan belgeleri sağlamlaştırmak ve belgelemek için kullanılan resmi belgelerdir. Kararlar normalde finansal meselelere, politikanın uygulanmasına veya kar amacı gütmeyen veya devlet kuruluşu tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kabulü, yetkilendirilmesi veya onaylanması ile ilgilidir.
Çözünürlük tarihini ve çözünürlük formunun en üstüne bir çözünürlük veya referans numarası yerleştirerek bir çözünürlük formatlayın. Oylanan ilk çözünürlük ise, numara 00001 olabilir ve ilk karardan sonraki tüm diğer çözünürlükler sırayla numaralandırılır.
Kararın adı konuya göre verilmelidir. Örneğin, olası bir başlık "Mali Yıl için Bütçenin Onaylanması" olabilir.
Kararın dili, kurulun sorumluluğunu belirten ilk cümleyle başlayarak resmi olmalıdır. Bir örnek, "Oysa, XYZ kar amacı gütmeyen kuruluşun tüm bütçelerini onaylamak Kurulun sorumluluğundadır."
Bir sonraki cümle veya kararın sonraki kısmı, eylemin neden alındığına dair gerçekleri veya sebepleri belgelemelidir. Örneğin, "XYZ kar amacı gütmeyen kuruluşun mali personeli, XYZ kuruluşunun projelerine, harcamalarına ve operasyonel maliyetlerine dayanarak bütçeyi geliştirirken ve XYZ muhasebecisi önceki mali yıla ait tüm finansal tabloları denetlemiş ve gözden geçirmiş; ve cari bütçe önceki giderlere ve tahmini gider ve muhasebe tablolarına dayanan tahmini rakamlardan oluşmaktadır. ”
Kararla ilgili son açıklama, "Şimdi mali yıl için XYZ bütçesini onaylamak, kabul etmek ve yetkilendirmek için karar verilebilir mi?" Kararın bir sonraki kısmı, karara oy veren yönetim kurulu üyelerinin isimlerini ve onay veya onaylamama oylarıyla birlikte bir alanı listeler. Yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğu “evet” oyu verirse karar onaylanır ve yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğu “hayır” olarak oylanırsa karar onaylanmaz. Oy kaydının yanı sıra belgeye Kurul Başkanının imzası da yazılmalıdır.
