Bir bordro sistemi, bordronuzu işleme sokmanın caddesidir. Bordro sisteminizi bordro sistemi olmadan işleyemezsiniz. Üç tür bordro sistemi manuel, şirket içi bilgisayarlı ve haricidir (dış kaynaklı). Manuel sistem, bordronuzu elle işlemenizi gerektirir; kurum içi bilgisayarlı, bordroları işlemek için bordro yazılımını kullanır; harici sistem, bordronuzu bir bordro servis sağlayıcısına dış kaynak olarak kullanmanız anlamına gelir. Bir bordro sistemi akış şeması, bordronuzu işleme aldığınız sırayı gösterir. Bordro işlemlerini kolaylaştırır ve yoldan ayrılmanıza yardımcı olur.
Akış şemasını bir ofis paketi programıyla tasarlayın - bu profesyonel bir görünüm için en iyi yoldur. Ancak, grafiği el ile çizebilirsiniz. Bordro işleminizin akışını gösteren ve başladığı ve bittiği yerler gibi oklar ve kutular oluşturun.
Manuel bir bordro sistemi için bir akış şeması oluşturun. Akış şeması, maaş bordronuzun bu sistem üzerinden işlenmesinde kullanılan tüm manuel görevleri göstermelidir.
Örnek: Zaman kartlarını toplayın, zaman kartlarını uygunluk açısından kontrol edin, eksik veya sorgulanabilir zaman kartlarıyla ilgili denetçilerle iletişim kurun ve zaman kartlarını manuel olarak hesaplayın. Maaşların manuel olarak hesaplanması gibi bordro işlem görevlerini içeren bir sıra oluşturun; bordro vergileri ve ücret ödemeleri gibi yasal kesintiler; maaş; emeklilik ve sağlık yardımları gibi gönüllü kesintiler; ve maaş çeki oluşturma. Maaş bordrosunu manüel olarak oluşturma ve dosyalama, günlük girişleri oluşturma ve gönderme, çalışanların bankaya yatırma ve maaş çeklerini dağıtma gibi işlem sonrası görevlerini gösteren başka bir sıralama yapın.
Kurum içi bilgisayar sistemi için bir akış şeması yapın. Bu sistem manuel işlemeyi ortadan kaldırır. Akış şemasını bordro yazılımınızın gereksinimlerine göre belirleyin.
Örnek: zaman tutma verilerini bordro yazılımına yükleyin, zaman tutma verilerini gözden geçirin ve eksik taramaları araştırın, bordro yazılımıyla bordroları işleme alın, ön işleme raporunu yazdırın, ön işleme raporu yoluyla bordroyu kontrol edin, gerekli değişiklikleri yapın, bankaya doğrudan mevduat dosyası oluşturun ve gönderin, para yatırın çalışan fonları ve bordro vergi ödemelerini bankaya yatırın ve bordroyu kapatın. Özellikle, maaş bordrosunu kapattığınızda, maaş bordrosu verisinin tamamını sistemdeki maaş dönemi için kaydeder.
Harici sistem için bir akış şeması oluşturun. Maaş bordronuzu dış kaynak olarak kullandığınızda, bordro servis sağlayıcısı, onlara her maaş bordrosunda bordro verilerini göndermenizi gerektirir. Sağlayıcı genellikle verileri faks, e-posta veya çevrimiçi olarak göndermenizi sağlar. Akış şeması, gerekli yöntemin ayrıntılarını içermelidir.
Çevrimiçi yönteme örnek: zaman tutma verilerini gözden geçirin, zaman işleyişinin netleşmesi için amirle iletişime geçin, çalışanların maaş bordrosu değişikliklerini ve zamanlayıcının verilerini sağlayıcının sisteminde kontrol edin, tedarikçinin çevrimiçi sistemi üzerinden girilen verileri doğrulayın, tedarikçiden alınan kontrol ve dosya kontrol verilerini ve maaş çeklerini dağıtın.
İpuçları
-
Akış şemasını, her bir bordro işlemi ile ilgili olacak şekilde tasarlayın. Bordro sisteminde bir değişiklik olduğunda akış şemasını güncelleyin.
Akış şeması W-2 işleme dahil olmak üzere, gelir vergisi ödemeleri ve raporlama gibi federal ve eyalet bordro vergisi yükümlülüklerinizi içermelidir.
