Bir işletme her yıl yüzlerce veya binlerce dosyayla ilgilenebilir. Organizasyon, önemli bir şey ararken elde ettiğiniz endişeli ve stresli hissi ortadan kaldırır. Doğru dosyalama sistemi, işletmenizin daha sorunsuz ve etkili bir şekilde çalışmasına yardımcı olabilir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Dosyalar
-
Dosyaları Asmak
-
Etiket Sekmeleri
Dosyalarınızı analiz edin. Bunları müşteri soyadına, projeye göre veya kronolojik olarak sıralamak en iyisi midir? Bir dosyayı ararken kullanacağınız özellikleri seçin.
Dosyalarınızı açıkça etiketleyin. Asılı klasörde daha küçük dosyaları kategorilere ayırın. Örneğin, "Temmuz 2008" etiketli bir asma klasörüne sahip olabilir ve o aydan itibaren tüm sözleşmeleri veya klasörleri asma klasörüne ekleyebilirsiniz.
Dosyaları farklı dosya dolaplarına ayırın. Sarf malzemesi siparişi, bordro bilgileri ve özgeçmişleri gibi idari dosyalar için bir kabine sahip olmak; tamamlanmış sözleşmeleri ve ödeme ve proje bilgilerini içeren müşteri dosyaları için başka bir kabine; ve işinizin ihtiyacı olan herhangi bir diğer tür. Dolapları açıkça etiketleyin.
Dosyalama sisteminizi çalışma arkadaşlarınıza sunmadan önce test edin. Her şeyi kolayca bulabildiğinizden ve bunları organize etme yönteminizin bir anlam ifade ettiğinden emin olun. Her şeyi kronolojik olarak organize ettiyseniz, ancak test alfabetik olarak daha mantıklı geliyorsa, sisteminizi değiştirin.
Kısa bir toplantı çağırın ve dosyalama sistemini açıklayın. Herkesin sistemin nasıl çalıştığını ve sistemi takip etmenin önemini anladığından emin olun.
Dosyalamayı kimin yapacağına karar ver. Dosyalamayı bir kişiye devredebilir ya da her bir işçinin kendi dosyasını doldurmasına izin verebilirsiniz. Çalışanların ofislerinde bir dosya dolabı olabilir, ancak yine de ideal olarak sorumlu bir kişi ile merkezi bir dosyalama sistemine ihtiyacınız var.
Önemli belgeleri günlük olarak dosyalayın. Düzenli dosyalama, düzenli kalmanıza yardımcı olur ve dosyalamanın olması gerekenden daha büyük bir görev haline gelmesini önler. Her ofiste dosya tepsileri kullanın ve her iş gününün sonunda tepsilerin boşaltıldığından emin olun.
Dosyalama sistemini her altı ila 12 ayda bir değerlendirin. Eski malzemeyi sisteminizden temizleyin.
