Başarılı bir catering işletmesini yürütmenin kilit unsurlarından biri, her etkinlik için doğru bütçeler oluşturma yeteneğidir. Harcamaları doğru bir şekilde yansıtan bir bütçe, fiili harcamaları fatura maliyetlerinin altında tutmanızı ve sağlıklı bir kar marjını korumanızı sağlar. Başarılı bir catering şirketi, bir etkinlikte her bir kişi için ne kadar harcama yapmaları gerektiğini belirlerken, aynı zamanda her etkinliği bir yerde yemek yapmanın karlı ve zamanına değer yapan bir markup değeri hesaplar.
Catering etkinliği için ihtiyacınız olan yiyecek ve içecek öğelerinin her birini listeleyen bir tablo veya elektronik tablo oluşturun. Listenin mezeler, ana mezeler, tatlılar ve içecekler gibi kategorilere ayrılmasına yardımcı olabilir. Her öğenin yanında, hizmet başına gerçek maliyet, hizmet başına ücret, etkinlik için gerçek toplam maliyet ve etkinlik için toplam ücret için bir sütun oluşturun.
Etkinlik için gereken her yemek yemeğinin ve içeceğin servis başına fiili maliyetini hesaplayın ve bu rakamı servis başına düşen maliyetlerin altına yerleştirin. Gerçek maliyetler, yemekleri hazırlamak için gereken ham maddeler ve içecekler için ödediğiniz gerçek fiyat için harcadığınız miktardır.
Yiyecek ve içecek ürünlerinizin işaretleme değerini belirleyin. Genel bir kural olarak, birçok catering şirketi, nihai fiyatlandırma için öğelerin fiili maliyetinin üç katını şarj etme formülünü kullanmaktadır. Örneğin, bir yemek yapmak için porsiyon başına 5 dolar maliyeti varsa, müşteriden porsiyon başına 15 dolar talep edin. Her porsiyon için bu rakamı hesaplayın ve porsiyon başına ücretlendirilmiş toplam maliyetler altına yerleştirin.
Her ürün için hizmet başına gerçek maliyeti, katılan misafir sayısına göre çarpın ve bu rakamı etkinlik için geçerli toplam maliyetlerin altına yerleştirin. Ayrıca, her bir ürün için hizmet başına düşen ücreti, katılan misafir sayısı ile çarpın ve bu rakamı etkinlik için toplam ücret altına yerleştirin.
Yiyecek ve içecek bütçenizi net bir şekilde görmek için her bir sütundaki rakamları toplayın. Bu toplamlardan, hizmet başına ve etkinlik için gerçek maliyetlerinizin ne olduğunu görebilirsiniz. Potansiyel kârınızı, etkinliğin biçimlendirme rakamlarıyla karşılaştırarak da belirleyebilirsiniz.
Personel ve mekan masraflarınız için e-tablonuzda başka bir bölüm oluşturun. Bu bölümde, müşteriniz için bir yer sağlıyorsanız, sunucular ve barmenler gibi işe alım personeliyle ilgili ücretleri ve ayrıca tesis masraflarını yazınız. Bazı yiyecek-içecek şirketleri, personel için ayrı olarak fatura kesmeyi tercih ederken, diğerleri, toplam faturanın yüzde 21'i gibi otomatik bir yüzde ücret talep etmeyi, personelin dahil olmasını sağlar.
Tahmini masrafları müşterinize onay için teklif etmeden önce uygun vergileri faturaya ekleyin. Örneğin, eyaletinizin vergi oranı yüzde 8,25 ise, etkinlik için ne kadar vergi ödenmesi gerektiğini hesaplamak için fatura toplamını bu yüzde ile çarpın.
