Düzenli telekonferanslara ev sahipliği yapmak isteyen kurumların, kuruluşların veya üniversitelerin her seferinde beklenen katılımcı sayısını idare etmek için uygun donanıma sahip olmaları gerekir. Gerekli donanımı satın alırken veya kiralarken, telekonferans donanımının düzgün çalışmasını sağlamak için uygun yazılımı ve beraberindeki lisansları da korumanız gerekir. Bir kurum içi bilgi teknolojisi (IT) personeli gerekli kurulumu yapabilir. BT personeli olmayan kuruluşlar, kurulum için yardımcı olmak üzere bir danışman işe alabilir.
Sunucu / İşlemci
Herhangi bir güvenilir telekonferans kurulumunun önce bir veya daha fazla güvenilir, yüksek performanslı sunucuya ihtiyacı var. CPU, en az 1 GB RAM ve 50 ila 100 arayanı barındırabilecek minimum 100 MB Ethernet arayüzü ile 3 MGHz'den daha hızlı olmalıdır. Katılımcıların kendi uzak ofisleri gibi birden fazla yerden arama yapmalarına izin verirseniz, kendi sunucuları veya telefon ekipmanları telekonferansın sonunu kullanabilir. Ancak, birden fazla şirket sitesinde veya üniversite kampüslerinde telekonferans yetenekleri ayarlıyorsanız, konferansa katılan kişilerin bulunduğu tüm yerlere güvenilir sunucular kurmak isteyebilirsiniz. Her sunucuda çok sayıda katılımcı bulunmadıkça, bu sunucuların ana ofis veya telekonferans barındıran kampüs kadar büyük olmaları gerekmez.
İnternet bağlantısı
Telekonferanslara etkin bir şekilde sahip olmak veya katılmak için, belirli bir görüşmeye katılmayı umduğunuz her 50 arayan için en az 10 Mbps'lik yüksek hızlı İnternet bağlantısına ihtiyacınız olacak. Büyük şirketler, üniversiteler veya kuruluşlar bunu kendi yüksek hızlı LAN'ları ile gerçekleştirebilir; bununla birlikte, çoğu kuruluş için bunu gerçekleştirmenin en bilinçli yolu, bu bağlantıyı bir sıralama tesisi aracılığıyla yürütmek için bir sunucu kiralamaktır.
IP Üzerinden Ses Donanımı
En başarılı telekonferansları, bir VoIP sunucusu kutusuyla yapılan bir IP üzerinden ses (VoIP) bağlantısı üzerinden barındırabilirsiniz. Bu donanıma İnternet sağlayıcınızdan veya teknoloji donanım sağlayıcınızdan ulaşabilirsiniz. Telekonferansı arayan herkesin kendi VoIP donanımına sahip olmaları kritik değildir. Yine, her bir sitede çok sayıda katılımcıyla çok dilli bir kuruluş için telekonferans kuruluyorsa, bir şirketin veya üniversitenin tüm kampüslerinde VoIP donanım ve yazılımının yüklü olması gerekir.
Ses Sistemi Bileşenleri
Telekonferansınızın kurulumuna bağlı olarak, hoparlörlü bir tür ses sistemine ihtiyacınız olabilir. Her odada birden fazla insanın olacağı farklı mekanlardaki insan gruplarıyla telekonferans yapıyorsanız, tüm katılımcıların duyabileceği şekilde her mekan için bir ses sistemine sahip olmanız gerekir. Telekonferans için etkili bir ses sistemi, MIDI kontrollü sentezleyicili bir MIDI portu, dijital ve analog ses girişleri, düşük gürültülü ses mikseri (yazılımı kontrol edilebilir) ve hoparlörleri içerecektir.
Kulaklıklar (İsteğe bağlı)
Her katılımcının kendi bilgisayarında ayrı bir yerde bulunduğu telekonferanslar için, konferansa katkıda bulunacak olan her katılımcının, birisinin konuşmaya hazır olana kadar ortamdaki gürültüyü engellemek için yerleşik bir mikrofona sahip bir kulaklığa ve sessiz özelliklere sahip olması gerekir. Sadece telekonferansı dinleyen katılımcılar için standart bir kulaklık seti olacaktır.
