Mal siparişi veriyor, pozisyon başvurusu yapıyor, para talep ediyor, takdir veya şikayet ediyor olsanız da, ne zaman bir kuruluşla uğraşırsanız bir iş mektubu yazmalısınız. Belirlenmiş prosedürleri takip etmeli ve yazdığınız her harf için gerekli bileşenleri eklemelisiniz. Kuruluşunuzun adresini içeren bir sayfa antetli kağıtla başlayın. Alternatif olarak, tam adınızı, adresinizi, posta kodunuzu, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi içeren kendi kişisel başlığınızı da oluşturabilirsiniz.
tarih
Antetli kağıt veya başlık ile tarih arasında en az bir satır boşluk bırakın. Amerikan tarih biçimini kullanın; örneğin, ABD içindeki kuruluşlara yazarken 23 Mayıs 2011. 2. gibi abonelikler kullanmayın. Tarihi ya da sekmeyi orta noktaya getirerek sola yaslayabilir ve tarihi yazabilirsiniz.
Adres İçinde
İç adres veya alıcının adresi tarihin bir inç (üç boş satır) altında başlar. Her zaman sola dayalıdır. Alıcının adının ve posta adresinin yazımını iki kez kontrol edin. Bay, Bayan, Dr., Bayan veya Bayan gibi kişisel bir unvan ve Pazarlama Direktörü gibi bir işletme unvanı ekleyin. Her iki başlıktan da emin değilseniz, kurumdaki resepsiyon görevlisini arayın.
Selamlama
İç adresden sonra boş bir satır bırakın. Alıcıyı tanıyorsanız ilk ismini kullanabilirsiniz, örneğin, Sevgili Mary. Diğer durumlarda, kişisel unvanını ve soyadını kullanın, örneğin: Sayın Bayan Johnson. Alıcının cinsiyetinden emin değilseniz, tam adı kullanın. Selamlamadan sonra virgül veya kolon içerebilir veya noktalama işaretlerini kaldırabilirsiniz.
Vücut
Selamlamadan sonra boş bir satır bırakın. Tek boşluk ve sol paragrafı harfin gövdesinde haklı gösterir. Harflerin çoğu en az üç paragraf içerir. İlk paragrafta, mektubun amacını tanıtın. Bir iş ilanına cevap veriyorsanız, pozisyonu adlandırın ve kaynağını tanımlayın. Örneğin, "Çevrimiçi Pazarlama Reklamcısının konumu, becerilerimi ve yeteneklerimi doğru bir şekilde açıklıyor" yazabilirsiniz.
İkinci ve üçüncü paragraflar bu amacı destekleyen spesifik detaylar içerir. Örneğin, bir ürün veya hizmetten şikayet ediyorsanız, satın alma tarihini, fatura numarasını ve memnuniyetsizliğinizin nedenini belirtin.
Amacı ve beklenen cevabı değiştirmek için son paragrafı kullanın. Örneğin, "Yeni ürün hattımızla ilgili herhangi bir sorunuz veya yorumunuz varsa lütfen kişisel olarak benimle iletişim kurun. Gelecek yıllar boyunca ticari yazışma gereksinimlerinizi karşılamayı dört gözle bekliyorum." Her paragrafın arasına boş bir satır bırakın.
Kapanış
Mektubun son paragrafından sonra boş bir satır bırakın. Mektubu, sırasıyla Saygılar, Sizinki ya da Cordially sizinki gibi uygun bir tamamlayıcı kapanışla sonuçlandırın. Bir kolon veya virgül selamlamayı izlediyse, kapanıştan sonra virgül ekleyin. İmzanız için üç ila dört boş satır bırakın. Daktilo imzanız ve unvanınızla bitirin, örneğin, John Stewart, Satış Müdürü.
