Yeni bir satın alma işlemi gerçekleştirmek veya çalıştırmak için kullanım kılavuzunu okuduysanız ve başladığınızdan daha fazla kafanız karışmışsa, yalnız değilsiniz. Teknik yazı, en deneyimli profesyoneller için bile zor olabilir. Ancak, teknik bir rapor yazarken, ilgili konuyu dahil etmek, açık ve net olmak ve bilgilerinizi okuyucunun kolayca anlayabilmesi için düzenlemek önemlidir.
Konu Maddesini Seçme
İnsanlar genellikle bir tür araştırma yaptıklarında ve sonuçları belirli bir kitleye sunmaları gerektiğinde teknik raporlar yazarlar. Bu araştırma alan araştırması - anketler, röportajlar ve gözlemler - veya kitap araştırması olabilir. Yaptığınız araştırma türü ne olursa olsun, topladığınız tüm bilgileri paylaşamazsınız. “Teknik Rapor Yazma Konusunda Bazı Tavsiyeler” bölümünde, Baltimore County, Maryland Üniversitesi'nden Alan Sherman, raporunuzun araştırmanızın konusunun ilginç ve önemli olduğunu gösteren önemli bulgulara odaklanması gerektiğini önermektedir. Gerekirse, araştırma tasarımı ve tavsiyeler gibi unsurları da dahil etmelisiniz.
Net ve Kısa Olmak
İnsanlar çiçekli dil veya görüntülerle ilgili teknik raporları okumaz. Bunun yerine, insanlar belirli bir bilgi aradıkları için teknik raporları okurlar. Raporunuzu yazarken net ve öz olun. Hedef kitlenizi ve amacınızı düşünün ve okuyucularınızın ne iletişim kurmaya çalıştığını anlayabilecekleri bir şekilde yazın. Örneğin, İngilizce'yi ikinci bir dil olarak konuşan birçok kişi tanıyorsanız, raporunuzu okuyacak, klişelerden ve deyimlerden kaçının. Mümkün olduğunda, topladığınız bilgileri bildirmek zorunda olmadığınız kelimeleri, cümleleri ve paragrafları kesin.
Bilgilerinizi Düzenleme
Teknik raporlarda organizasyon çok önemlidir. Bir nasıl yapılır makalesi ya da bir işyeri mali raporu yazıyor olsanız da, dağınık bilgiler okurların bu bilgiyi kullanmasını zorlaştırabilir. Hedef kitle ve amaç, raporunuzu nasıl düzenlediğinizi büyük ölçüde etkiler. Hedef kitlenizin konu hakkında zaten bildiği şey, spesifikasyonlardan önce arka plan bilgilerini eklemeniz gerekip gerekmediğini belirleyecektir. Raporunuzun amacı, yapılacak işlem için para kullanımını savunmak veya savunucuysa, bir teklifle bitirin ya da bu eylem için desteğiniz etrafında raporunuzun organına itiraz edip düzenleyin. Nasıl yazı yazılacağını bilen bireylerin, basamakların uygun ve kronolojik bir sıraya göre yerleştirildiğinden emin olmaları gerekir.
Dış Kaynaklardan Alıntı Yapmak
Bilgilendirici teknik raporlar genellikle araştırmanın sonuçlarını ortaya çıkardığı için, başkalarının fikirlerini metinlerinizden alıntılamış olabilirsiniz. İster bu kaynakları alıntı yapıyor ya da değiştiriyorsanız, alıntı yaparak onlara kredi vermeniz gerekir. Raporunuzu iş için yazıyorsanız, bu alıntı için bir ayak veya son not tavsiye edilebilir. Bununla birlikte, okul için bir rapor yazıyorsanız, öğretmeniniz veya profesörünüz genellikle Modern Dil Derneği veya Amerikan Psikoloji Derneği stili gibi mevcut bir alıntı stilini kullanmanızı isteyecektir.
