Çizelgeleme, kimsenin yapmak istemediği sıradan idari görevlerden biridir; Bununla birlikte, önemli tarihler ve kilometre taşlarını kaydetmek için sistematik bir yol geliştirememek en iyi şekilde yapılan planları bozabilir. Bir ana takvim önemli tarihleri içermeli, otomatikleştirilmeli ve yaklaşan tarihler hakkında insanları bilgilendirmek için bir gıdıklama sistemi içermelidir. Etkin bir ana takvim oluşturmak için, sezgisel, verimli olmalı ve tüm kullanıcılar için iyi yazılmış prosedürlere sahip olmalıdır.
Bakım ve yedekleme için hesap verebilmek için bir kişi tayin edin. Bu kişi dağıtımdan önce takvimdeki kilit tarihleri gözden geçirmek ve girmekten sorumlu olmalıdır.
Son tarihleri ve son tarihleri girin. Son tarihler belki de ortak bir ana takvim oluşturmak ve sürdürmek için en önemli nedendir. Bu tarihler göze çarpmalı ve koyu renkli, renkli veya tüm harflerle girilmelidir.
Son teslim tarihinden önce gıdıklama tarihlerini belirlemek için profesyoneller ve destek personeli ile birlikte çalışın. Bu faaliyete ve organizasyona bağlıdır. Örneğin, büyük bir bütçe toplantısından bir hafta önce bir hatırlatma sağlamak isteyebilirsiniz. Bununla birlikte, bir grup mutlu saati, etkinlikten yalnızca bir saat önce bir hatırlatma gerektirebilir. Ayrıca olayın hemen ofisinde değilse, seyahat için zaman içinde inşa etmek isteyeceksiniz.
Kullanıcıların değişiklik bildirmek için bir işlem belirleyin. Bu resmi veya gayri resmi bir süreç olabilir. Ancak, prosedürlerde açıkça belirtilmelidir. Ayrıca değişikliği onaylamak için bir yol sağlamanız gerekecektir. Bu, tüm personele veya toplantı katılımcılarına onay isteği içeren hızlı bir e-posta olabilir.
Takip tarihlerini eklemek için bir seçenek sunun. Takip tarihleri, başka bir toplantının sonucu olarak ortaya çıkan tarihlerdir. Yani, orijinal bir toplantıya eklenirler. Bir örnek, bir sonraki toplantıdan önce finansmanın tamamlanması için bir AR (gerekli eylem) olabilir. Orijinal toplantıya takip tarihleri ekleyebilmek, süreci otomatik hale getirmenin ve bir sonraki toplantıya veya etkinliğe daha fazla verimlilik getirmenin iyi bir yoludur.
Ana takvimi hem günlük hem de haftalık olarak yazdırın ve dağıtın. Bu kuruluşa bağlı olarak isteğe bağlıdır.
Takvimi merkezi bir konuma yerleştirin. Bu çevrimiçi, paylaşılan bir dosyada veya paylaşılan bir ilan panosunda olabilir.
