Kalite denetimleri, küçük işletmelerin büyümesine ve gelişmesine yardımcı olmanın önemli bir parçasıdır, çünkü işletmenin verimliliğini ve maliyet yönetimi stratejilerini değerlendirmenin bir yolunu sunar. Denetimin ürünlere veya süreçlere odaklanıp odaklanmadığına bakılmaksızın, sonuçlar yöneticilerin stratejilerin ne kadar iyi çalıştığını tespit etmelerine, sorunların altında yatan nedenleri belirleme ve gerekirse düzeltici önlemler almalarına yardımcı olur. İç kalite denetimi yapmayı bilmek, işinizin başarısını sağlamada önemli bir adımdır.
Ön inceleme
Yerinde kalite incelemesi yapmadan önce attığınız adımlar denetimin etkinliğini belirleyebilir. Süreç, yerinde bir inceleme yapmak için bir yol haritası görevi gören ayrıntılı bir denetim planını formüle ederek başlar. Zaman çizelgesini, denetimin kapsamını ve denetim yerini belirtin. Ürün veya süreç için kalite yönetimi politikası, standart işletim prosedürleri ve kılavuzları dahil olmak üzere yazılı belgeleri toplayın ve gözden geçirin. Yerinde inceleme sırasında yapılacak kişisel görüşmelere ilişkin ön listeye karar verin ve bunları geliştirin. Genelde departman müdürünü veya süpervizörü ve kilit çalışanları içeren bir ön listenin aktif denetim aşamasında genişleyebileceğini unutmayın.
Denetim Belgeleri Birleştir
Her denetim ekibi üyesinin kişisel görüşmeler sırasında bilgi kaydı için bir denetim kontrol listesine, formlara veya bir kayıt cihazına sahip olması gerekir. Her üyenin standart çalışma prosedürlerinin kopyaları gibi referans belgeleri de olmalıdır. Bir kontrol listesi bilgi ve gözlemlerin kaydedilmesi ve ayrıca hiçbir şeyi unutmadığınızdan emin olmak için kritik öneme sahiptir. Belirli kontrol listesi maddeleri denetlenen bölüme, ürüne veya sürece bağlı olarak değişmekle birlikte, kontrol listesi genellikle bölümler, her bölümdeki değerlendirme öğeleri, bir derecelendirme sistemi ve yorumlar için bir alandan oluşur. Ortak bölümler departman organizasyonu, fiziksel çalışma ortamı, SOP gibi kalite sistem bileşenleri ve performans testidir.
Yerinde Denetimin Yapılması
Yerinde inceleme, söz konusu departmanın kalite kontrol standartlarına uyup uymadığını ve belirlenmiş kalite kontrol prosedürlerini takip edip etmediğini belirlemek için ihtiyacınız olan bilgileri toplamaya odaklanır. Bu aşama gözlem, test etme ve kişisel görüşmeler yapma gibi eylem adımlarından oluşur. Çoğu zaman, denetim ekibi, sahne arkasındaki performans veya kalite testi ve kişisel görüşmeler gibi belirli görevleri tamamlar. Bu, ekibin günlük operasyonları mümkün olduğunca kesmekten kaçınmasına yardımcı olur. Aynı kişisel görüşmelerde olduğu gibi, hem denetim planının hem de kontrol listesinin, aktif denetim aşamasında ne bulduğuna bağlı olarak değerlendirme kapsamı ve derinliğini genişletebileceğini anlamak önemlidir.
Bitirme ve Takip Faaliyetleri
“Gerçek” çalışma, denetimin aktif aşaması tamamlandıktan sonra başlar. Kalite denetiminin son aşaması, kalite sorunlarını ve sorunlu alanları düzeltmek için gereken adımları gözden geçirmek, ele almak ve belirlemek için bir toplantıyla başlar. Bu bilgiyi ayrıntılandıran bir yönetim raporu oluşturun. Mal sahibi ve yöneticileri denetim bulgularını incelemeyi bitirdikten sonra, denetim ekibi tarafından sunulan kalite iyileştirme çözümlerinin nasıl ve hatta bazen - nasıl yapıldığının analiz edilmesine ve karar verilmesine odaklanan bir strateji toplantısı yapılmalıdır.
