Bir satıcıdan mal veya hizmet satın alırsanız, bu işletmelerle yaptığınız aylık işlemlere muhtemelen büyük bir ilginiz olur. Aynı şey, sizden bir işletme sahibi olarak mal veya hizmet satın alan müşteriler için de geçerlidir. Bir müşterinin veya müşterinin aylık faaliyetlerinin ayrıntılı bir muhasebesini sağlamak için birçok işletme bir hesap özeti sunar. Bazı işletmeler hala postalarını göndermelerine rağmen, e-posta veya web portalıyla da sağlanabilirler. Belge, müşterilerinizin kendi kitaplarını dengelemelerine yardımcı olarak bir nezaket görevi görür.
İpuçları
-
Hesap beyanı, müşteriye belirli bir faturalandırma döngüsündeki her işlemin muhasebesini gösteren bir belgedir.
Hesap Beyanı Nedir?
Bir hesap bildirimi, bir müşterinin belirlenmiş bir zaman dilimi için yaptığı işlemlerin bir listesini sağlar. Kendi finansal işlemleriniz için aldığınız banka hesap özetine benzer şekilde, bir işletme hesap özeti, başlangıç ve bitiş tarihlerini, başlangıç bakiyesini, bitiş bakiyesini ve bu iki tarih arasında gerçekleşen tüm borç ve kredileri detaylandırır.
Genel olarak, işletmeler yalnızca hesabı olan ve uygun sözleşmeleri imzalayan müşterilere hesap ekstresi gönderir. Kişisel tercihlerinize bağlı olarak, belirli bir ay içerisinde faaliyette bulunanlara yalnızca hesap beyanları göndermeye karar verebilirsiniz. Bu, özellikle her ay sizden satın almayan bazı müşterileriniz varsa faydalıdır. Size sıfır bakiyeli beyanat gönderme masraflarından tasarruf etmenizi sağlar.
Hesap Beyanı Biçimlendirme
Daha önce hiç bir hesap beyanı hazırlamadıysanız, nasıl biçimlendirileceğini bilemeyebilirsiniz. İyi haber şu ki, bazıları Microsoft Word de dahil olmak üzere size yardımcı olacak birçok şablon mevcut. En üstte “hesap beyanı” kelimesi bulunmalı ve “to” altındaki müşterinin adını ve adresini ve “from” altındaki adınızı ve adresinizi içermelidir. Ardından, ay boyunca gerçekleşen her işlemi ayrıntılarıyla anlatırsınız. tüm satın alımlar ve krediler dahil olmak üzere ve en sağdaki sütunda bir çalışma dengesi tutmak. Alt kısımda, nasıl ödeme yapılacağına ilişkin talimatların yanı sıra listelenen toplam tutarın olması gerekir.
Müşteriniz otomatik olarak faturalandırılırsa, bunu beyanda açıkça belirttiğinizden emin olun. Bu sadece bilgi içeren bir ifadedir. Müşterileriniz bir yığın fatura ve beyanatla uğraşıyor olabilir ve henüz ödeme yapılıp yapılmadıklarını belirlemek için kendi kayıtlarını incelemek için zamanları olmayabilir. Otomatik ödemeyi yapanlar için ayrı beyanlar yazdırmamak için altına bir fatura eklemeniz gerekiyorsa, yinelenen ödemeleri önlemek için ödemenin borçlandırılacağını unutmayın.
Banka Beyanı ve Amacı Nedir?
İşletmeler hesap özeti çıkardıklarında, özellikle posta postayla gönderiyorsanız, fazladan maliyete rağmen müşterilere kolaylık sağlamak için bunu yaparlar. Bu tür bir nezaketin maliyet etkinliği, müşterilerinize zamanında faturalarını ödedikleri bir artışa doğrudan geri bağlayamadığınız sürece sorgulanabilir. İşlemlerini sürekli ödemeyi kolaylaştıran bir faturayla birlikte alıyorlarsa, bir önceki ayda ne satın aldıklarını kontrol edene kadar bir kenara bırakmak yerine ödemeyi geri çekebilirler.
Müşteri tarafında, bir hesap özetinin amacı defter tutmayı kolaylaştırmaktır. Müşterilerinizin muhtemelen her ay gelen bir fatura akışına sahip olmaları, yani sizinkilerden biri. Sağladığınız bilgiler kendi kitaplarıyla kolayca karşılaştırılabilir. Yıl ilerledikçe, sizinle birlikte yaptıkları işle ilgili tarihsel verilere bakabilir ve gelecekteki bütçe tahminlerini belirlemek için bilgileri kullanabilirler.
Hesap Örnekleri Beyanı
Hesap özetine en iyi örnek, her ay aldığınız banka ekstresidir. Bunu kişisel bankacılık hesaplarınız, sahip olduğunuz herhangi bir yatırım hesabı, kredi kartınız ve kendi ticari finansal hesaplarınız dahil olmak üzere tüm hesaplarınız için alacaksınız. Genellikle bir bitiş tarihi, bir başlangıç bakiyesi, bir bitiş bakiyesi ve bu süre zarfında gerçekleşen tüm işlemlerin bir günlüğü vardır.
İşletmenizin hesap özetinde olduğu gibi, bir banka ekstresi posta yoluyla posta yoluyla gelebilir veya çevrimiçi olarak görüntülenebilir. Kredi kartınızla ilişkiliyse, hesap özetinin altında ödemeniz gereken tutarı ve son tarihi içeren bir fatura göreceksiniz. Hesap ekstrelerinin aksine, hesap özetiniz ay boyunca işlem yapmasanız bile gelebilir.
Banka Hesap Özetinin Amaçları
Bir banka hesap özetinin amacı şeffaflıktır. Müşteriler yıl boyunca hesaplarına giriş yapan tüm işlemleri görmek isterler. İnternet bankacılığından önce, müşteriler işlemlerini bir çek defterinde takip ettiler ve bu aylık bildirimin postaya geldiği zaman tutarı uzlaştırdılar. Bir işlemi günlüğe kaydetmeyi unuturlarsa, açıklamayı ifadede görürler ve hatayı hemen düzeltebilirler. Benzer şekilde, işletmeler ayrıca finansal işlemlerini kâğıt tabanlı defterlerde takip etti ve tutarları aylık beyanda iki kez kontrol etti.
Teknoloji bunların hepsini değiştirdi. Artık işletmeler ve bireyler günün her saatinde giriş yapabilir ve işlemlerle ilgili en son bilgileri görebilir. Çalışan bir taksit tutmanıza gerek yok, ancak gerçekten güncel kalmak istiyorlarsa, yeni bir işlem gerçekleştiğinde onları uyarmak için hesaplarını ayarlayabilirler. İşletmeler için muhasebe ve defter tutma yazılımı, işletme giderlerinin tümüne genel bir bakış açısı korumayı kolaylaştırır.
Fatura ve Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Hesap ekstreleri en altta bir fatura içerebileceğinden, fatura veya fatura ile kolayca karıştırılabilir. Örneğin, aylık kablo faturanızın, elektronik olarak ödeme yapmıyorsanız ödemeyi havale etmeniz için alt kısımdaki bir yırtma fişi de dahil olmak üzere çeşitli masraflar hakkında bilgi olduğunu fark edebilirsiniz. Bu bir hesap özeti yerine bir faturadır, çünkü hesap dönemi boyunca hesabınıza gelen her işlemi ayrıntılandırmaz.
Bununla birlikte, faturalarla faturalar arasındaki fark daha da ince olabilir. Terimler genellikle birbirinin yerine kullanılır, ancak fark, alıcının kendilerine gönderme şeklidir.Bir işletme genellikle bir kişinin diğerine borçlu olduğunu gösteren bir belge olan bir fatura talep eder. Bir kişinin kablo faturasını fatura olarak çağırması nadir görülür ve postaya ulaştığında, genellikle fatura olarak etiketlenir, oysa fatura genellikle "fatura" okuyan bir başlıkla gelir.
İkisi arasındaki diğer bir fark, faturanın bir kredi şekli olarak görülebileceğidir. Müşterinin, ürün veya servis talebi yerine getirildikten sonra ödemesi gereken bir süre vardır. Öte yandan, bir fatura çok sıkı bir son tarih nedeniyle kaynaklanmaktadır. Bir restoranda akşam yemeğinden sonra bir fatura alırsanız, bu son tarih derhal. Bununla birlikte, su faturanız teknik olarak bir fatura olarak adlandırılabilir, çünkü ödemeyi yapmak için birkaç haftaya kadar zamanınız olabilir; bu, hizmet şirketinin size tekrar eden bir müşteri olarak kredi vermesi anlamına gelir. İkisi arasındaki farkın bulanık olduğu yer burasıdır.
Aylık Açıklama Döngüsü Ne Kadar Sürelidir?
Hesap açıklamaları, onları yayınlayan işletmenin tercihlerine bağlı olan bir faturalandırma döngüsünü takip eder. Bir fatura dönemi, bir beyan tarihinden diğerine kadar geçen süre olarak tanımlanır. Her fatura döngüsünde net bir başlangıç ve bitiş vardır; yeni döngü öncekiler tamamlandığında başlar. İfadeler müşterilere gönderilirse, döngü sona erdiği gün genellikle ellerinde olmazlar, ancak döngü başlangıç ve bitiş tarihleri genellikle üzerinde yazdırılır.
Muhasebe döngüleri endüstri standartlarını takip etme eğilimindedir; Faturalandırma döngüleriniz 20 ila 45 gün arasında değişebilir, ancak hesap döngüsü beyanınızı 30 günlük aralıkta ayarlamak daha kolay olabilir. Ayrıca hesap beyanlarınızı gönderirken aylık bir faturalandırma döngüsünü izlemeyi seçebilirsiniz; bu, ayın ilk günü veya ayın son günü başlayacağı anlamına gelir.
Geç ödemeleri işleme
Ne yazık ki, zaman zaman ödeme yapmak için geç kalan en az bir müşteri olacaktır. Geç bildirimler gönderebilir, hatta telefonu açıp arayabilirsiniz, ancak bu durumda genellikle bir hesap özeti yürürlüğe girebilir. Müşteriniz masrafların tam olarak ne olduğunu görmek isteyebilir. Ayrıca, bu profesyonellerin henüz ödenmemiş öğelerin bir özetini istedikleri başka bir departmana yönlendirildiğinizi de bulabilirsiniz.
Hesaba uzun bir süre boyunca hala ödeme yapılmadıysa, faturanın tahsilatlara devredilmesi gerekecektir. Tahsilat girişiminde bulunacak olan üçüncü taraf hizmetine devredildiğinde tam olarak neyin borçlu olduğunu ayrıntılı olarak açıklamak için bir hesap bildirimi kullanılabilir. Ayrıca, faturanızda veya müşteriyle imzaladığınız ilk sözleşmede belirtildiği gibi, gecikmiş ödemelerin ilgisini de çekmeniz gerekir. Birisini mahkemeye çıkarmanız gerekiyorsa, tüm işlemlerin ayrıntılı bir açıklaması gerekli olacaktır.
Elektronik Hesap Beyanları
Müşteriler, faturalar ve banka hesap özeti dahil her şey için elektronik haberleşmeye giderek daha fazla güveniyorlar. Hesap bildiriminizi belirtilen tarihte her müşteriye e-postayla gönderebilirsiniz ve bununla mutlu olma ihtimalleri çok yüksektir. Ancak, bazı işletmeler çevrimiçi bir portal oluşturmayı daha etkili bulmuşlardır. Tüm düzenli müşterilere bir kullanıcı adı ve şifre belirleme fırsatı verilecektir. Güncellenen hesap bilgilerine erişmek, ürün veya hizmet talep etmek, bir konuda yardım almak ve daha pek çok konuda giriş yapmak istedikleri sıklıkta giriş yapabilirler.
Bir portal yaklaşımının en büyük olumsuz yönü, müşterinin bir profil oluşturmak ve giriş yapmayı hatırlamak için fazladan çaba göstermesidir. Bu şekilde düzenlerseniz, müşterilerin yeni bir öğenin ne zaman haberdar edileceğinden emin olmalarına yardımcı olabilir gönderildi. Bu mümkün değilse, hesap beyanlarına e-posta tabanlı elektronik bir yaklaşım daha iyi çalışabilir.
Hesap Güvenliği İfadeleri
Bankalar kimlik hırsızlığının üyeleri için gerçek bir endişe olduğunun farkındalar ve bilgiyi mümkün olduğu kadar güvende tutmak için önlemler alıyorlar. İşletmeler için, bu aynı nezaket, kendi müşterilerinize gönderdiğiniz hesap beyanları için de geçerli olmalıdır. Bir suçlunun aklını düşünün ve faturanın yanlış ellere geçmesi durumunda, içerilen bilgilerin kimlik hırsızlığı için yeterli olmadığından emin olun.
Bu aynı zamanda yayınladığınız tüm elektronik bildirimler için de geçerlidir. Müşterilere, ifadelerinin artık kullanılabildiğini bildirmek için e-posta gönderirseniz, üçüncü bir tarafın bu e-postayı kullandığını hayal edin. Kimlik sahtekarlığı örneği için yeterli bilgi var mı? Bir müşterinin şifresini tekrar göndermeniz gerekiyorsa, şifreyi e-posta formunda göndermeyin. Bunun yerine, onlara yeni bir şifre oluşturmak için kullanabilecekleri bir bağlantı gönderin ve sıfırlama ihtiyacı duyan herkes için tanımlayıcı bilgi talep etmeyi düşünün. Hesap sahibinin adını, sokak adresini, annenin kızlık soyadını veya başka tür bir doğrulayıcıyı bilmelerini isteyebilirsiniz.
