Her başarılı işletme veya organizasyonun temelinde iyi işleyen bir muhasebe sistemi var. Muhasebe sistemleri, bir işletmenin günlük, aylık ve yıllık mali işlemlerini kayıt altına almak ve izlemek için bilgisayarlı bir yöntem sunar. Ek olarak, küçük ve büyük işletmeler, doğru yönetim kararları vermelerini sağlayan veri üretmek için muhasebe sistemlerini kullanır. Ancak, bir muhasebe sisteminin bu amaçları yerine getirmek için çalışıp çalışmadığı bir çok faktöre bağlıdır.
İşletme ile Uyumluluk
Muhasebe sistemlerinin işlevleri, işletmenin niteliğinden ve o işletmenin faaliyetlerinden etkilenir. Farklı endüstriler, muhasebe sistemlerinde farklı sistemler ve farklı özellikler gerektirir. Endüstriye uygun bir muhasebe sistemine sahip olmak, sistemin bir işletmenin belirli hedeflerine ulaşmasını sağlar.
Ek olarak, bir işletmenin günlük fonksiyonları da gereken muhasebe sisteminin tipini ve bu sistemin nasıl çalıştığını etkiler. Genel olarak, bir muhasebe sistemi müşteri bilgilerini depolamak, fatura oluşturmak, stokları tutmak ve stokları takip etmek gibi günlük iş gereksinimlerine uygun olduğu ölçüde etkilidir.
Algı
Bir muhasebe sisteminin çalışanlar ve bir kurumun yönetimi tarafından nasıl alındığı, etkinliğini ve alaka düzeyini etkiler. Muhasebe sistemlerindeki değişikliklere çalışanın direnci, sistemin karmaşıklığına, mevcut bir sistemin etkinliğine veya muhasebe kontrollerinin getirilmesine ve denetimine ilişkin endişeye bağlı olabilir. Ancak, bazen çalışanlar, yönetim görüşlerinin aksine muhasebe sistemlerine duyulan ihtiyacı görebilirler. Yönetimden destek alınmaması muhasebe sistemini örgütün karar alma işlevleriyle ilgisiz kılabilir. Bunun nedeni, sistem tarafından toplanan verilerin esas olarak yönetimin kullanımı ve değerlendirilmesi içindir.
Eğitim Seviyesi
Muhasebe sistemleri bir iş ortamına girdiğinde, kullanıcıları eğitmek önemli bir gereksinimdir. Kullanıcılar tarafından verilen eğitimin düzeyi ve niteliği, sistemin iş hedeflerini yerine getirme şeklini etkiler. Yöneticiler ve denetçiler gibi kullanıcılar arasında yeterli eğitim eksikliği, muhasebe sisteminin finansal yönetim için bir çözüm yerine bir sorun olmasına neden olabilir. Öte yandan, bir muhasebe sistemini idare etme konusunda iyi eğitilmiş kullanıcılar, işletmedeki muhasebe ve finansal fonksiyonları kolaylaştırmak için bu sistemi kullanacaktır.
uygulama
Uygulamanın niteliği ve uygulama ortakları, muhasebe sistemlerinin etkinliğini etkiler. Uygulama, kurulumla aynı değildir; muhasebe sistemini bir işletmenin faaliyetlerine entegre etmeyi içerir. Uygulama ortakları arasında ekip üyeleri ve daha önemlisi servis sağlayıcı bulunur. Ekip üyelerinin desteğinden ve servis sağlayıcısının takibinden yoksun, kötü uygulanmış bir sistem başarısız olacaktır. Uygulama ortaklarından girdi ve destek, muhasebe sisteminin işlevlerini doğru şekilde yerine getirmesini sağlar.
