Şirketler defterleri kullanarak tüm muhasebe işlemlerini kaydeder. Genel muhasebe, şirketin finansal kayıt için kullandığı her hesaptan bakiyeleri içerir ve finansal işlemleri rapor etmek için merkezi bir konum oluşturur. Bağlı defterler, seçilen hesaplardan ayrıntılı bilgi içerir. Her bir bağlı defterin bakiyesi, genel defterdeki ilgili hesap bakiyesine eşit olmalıdır. Şirketler bağlı defterleri kullandıklarında çeşitli avantajlar vardır.
Yardımcı Defter Türleri
Şirketler muhasebe sistemlerinde birkaç tür bağlı defter içermektedir. Ortak bağlı defterler, alacak hesapları ve borç hesapları olan hesapları içerir. Bir alacak hesabı defteri, her bir müşteri için geçerli olan bireysel hesapları içerir. Her bir kredi satışı, her bir ödemeyle birlikte belirli bir müşteri hesabına kaydedilir. Her müşteri hesabı bir cari bakiye içerir. Tüm müşteriler için cari bakiyeler, toplam alacak alacak bakiyesine eklenir. Ödenecek hesap defteri, her satıcı için ayrı ayrı hesaplar içerir. Alınan her fatura ve yapılan her ödeme, her belirli satıcı hesabı için kaydedilir. Her satıcı hesabı, geçerli bir bakiye içerir. Tüm satıcılar için geçerli olan bakiyeler, ödenecek toplam bakiyeye eklenir.
Detaylı bilgi
Bir bağlı defter kullanmanın bir avantajı, yardımcı defter defterinde tutulan ayrıntılı bilgileri içerir. Muhasebe defterinde listelenen her satıcı, ayrıntılı işlem bilgilerini içerir. Defter, her faturayı, alınan tarihi, dolar miktarını ve satıcıya gönderilen her ödemeyi içerir.
Kontrol
Bir bağlı defter kullanmanın bir diğer avantajı, bir şirketin bağlı defterinde bulunan finansal bilgilerle sahip olduğu kontrol düzeyi etrafında döner. Alacak hesapları defteri, kredi yöneticisinin ve alacak personelinin her bir müşterinin cari bakiyelerini kontrol etmesini sağlar. Bir müşteri bir masraf itirazında bulunduğunda, alacak hesapları personeli bu hesaptaki işlemleri gözden geçirebilir ve anlaşmazlığın geçerli olup olmadığını belirleyebilir.
Sınırlı erişim
Çalışanların seçili hesaplara erişimini sınırlamak, yardımcı defter kullanmanın başka bir avantajını sağlar. Şirketler bilgisayar sistemlerini kullanarak çalışanların sorumlu oldukları belirli hesaplara erişimini kısıtlayabilir. Diğer çalışanlar bağlı ortaklık defterinde bulunan hesapların detaylarını göremez. Bu, şirketin müşteri veya satıcı hesaplarıyla ilgili gizliliği korumasını sağlar.
