Bir proje tedarik planı, belirli bir projenin ihtiyaçlarını desteklemek için ihtiyaç duyulacak olan dış tedarikçilerin satın alımlarının tümünü açıklar ve belgeler. Bir proje, projenin niteliğine bağlı olarak bilgisayarlara, kağıda veya diğer malzemelere ihtiyaç duyabilir. Projenin ihtiyaçlarının ve sarf malzemelerinin nasıl sağlanacağının altını çizmek, yeterli bütçe ve uygun planlama yapılmasını sağlar. İyi bir satın alma planı, satın alımların nasıl başlatılacağı ve yürütüleceği konusunda da özel adımlar atacaktır. Bu, tüm tekliflerin adil bir şekilde verilmesini ve şirketin menfaatine girmesini sağlayacaktır.
Planın gerekliliklerini tanımlayın. Planın tüm hedeflerini dahil edin. Örneğin, en iyi tedarikçilerden malları en düşük maliyetle elde etmek.
Satınalma ekibini listeleyin. Bu liste, ihale kararlarına dahil edilecek tüm tarafları içerecektir. Her kişi veya grup için adlar ve iletişim bilgileri ekleyin.
Satın alma gerekçelerini belgeleyin. Malzemelere ihtiyaç duyulma nedenlerini ve nasıl kullanılacağını ekleyin. Projenin ömrü boyunca tedarik edilecek kalemleri belirleyin. Gerekli öğelerin miktarını ekleyin.
Proje süresince yapılacak tüm satın alımları tanımlayan bir zaman çizgisi oluşturun. Malzemeleri toplu olarak veya yılın belirli zamanlarında satın almak tasarrufla sonuçlanabilir. Bu özellikleri zaman çizgisinin bir parçası olarak dahil edin.
Tedarikçi seçim sürecini tanımlayın. Bu, teklif almak için gereken tüm adımları içerir. Bir tedarikçi seçmeden önce elde edilecek minimum teklif sayısını belirleyin. Tedarikçiyi seçmeden önce üzerinde anlaşılması gereken sözleşme veya ödeme koşullarını listeleyin.
Bir öğeyi satın almak için yapılması gereken görevlerin bir listesini oluşturun. Bir satın alma siparişini işlemek için doldurulması gereken tüm belgeleri tanımlayın. Satınalma siparişlerinin yönetim tarafından yetkilendirilmesi gerekebilir.
İpuçları
-
Satınalma planını düzenli olarak gözden geçirin. Tedarikçi terimlerindeki ve diğer piyasa faktörlerindeki değişiklikler, planı olumlu veya olumsuz yönde etkileyebilir. Planı iş gereksinimlerine en uygun şekilde ayarlayın.
